Qu’est-ce que la GED ?

La GED ou Gestion Électronique de documents désigne à la fois le procédé utilisant des outils de gestion électronique et les logiciels qui permettent de prendre en charge les différentes opérations et actions, liées à la gestion des documents.

Cet outil informatique qui permet aux membres d’un groupe de travail de collaborer, favorise l’efficacité et le gain de productivité si elle est mise en place et configurée correctement.

Mais que sait-on de la GED ? En quoi consiste-t-elle ?

Pourquoi ceux qui souhaitent gérer le flux de leurs documents doivent-ils opter pour une solution GED ?

Les réponses à ces questions permettent de mieux connaître ce concept.

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un terme utilisé pour désigner le procédé informatique qui met en œuvre des moyens électroniques pour faciliter la gestion des documents. La GED englobe de nombreuses opérations et actions alliant le traitement à l’exploitation des informations.

La GED, en tant que procédé, favorise la gestion des flux des documents, aussi bien ceux qui circulent au sein d’une entreprise que ceux qui entrent ou en sortent.

La GED, est également un terme couramment utilisé pour désigner les logiciels de gestion de documents, utilisés, dans le cadre d’une mise en place de gestion électronique de documents proprement dits.

Ce sont ces logiciels qui permettent d’accéder à de nombreuses fonctions tels que :

  • L’acquisition qui comprend l’intégration des documents existants via leur numérisation grâce à des scanners, l’intégration de documents électroniques existants, la production de nouveaux documents électroniques.
  • Le classement des documents, basé sur l’indexation, qui consiste à décrire le document selon ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) ou selon leurs contenus (mots-clés), afin d’en faciliter l’exploitation.
  • La diffusion des documents ou d’informations, sous forme électronique, peut se faire par le biais de l’internet ou l’intranet. Cette fonctionnalité inclut également le traitement et la validation au préalable des documents qui se font après analyse du contenu.
  • L’archivage qui consiste à classer des documents n’ayant plus de pertinence pour les opérations courantes mais qui doivent être conservés. L’indexation des documents archivés doit faciliter leur accès.

Ces fonctionnalités de capture de documents, indexation, partage et archivage permettent d’organiser et de rationaliser l’environnement documentaire d’une entreprise.

La GED recourt à l’automatisation de certaines tâches du processus métier, et de ce fait, elle rend plus fiable la gestion des documents et d’informations tout en permettant à chaque utilisateur, dans le cadre d’un travail collaboratif, de gagner du temps, d’éviter les erreurs et les oublis, tout en profitant d’un gain de productivité.

Savez-vous qu’un collaborateur perd en moyenne 18 minutes par jour à chercher des documents?

La GED est une solution efficace pour éviter la perte de productivité et le coût onéreux de la recherche de documents. Et grâce à la numérisation des documents et à leur disponibilité immédiate, il est moins couteux de produire un document en version numérique que de perdre du temps à fouiller dans les archives. L’intérêt de recourir à la GED réside dans la traçabilité des documents.

Pour mieux comprendre l’attrait de la GED, voici quelques-uns des bénéfices attendus par l’utilisateur :

  • la disponibilité immédiate des documents
  • la réduction des coûts, grâce aux économies des ressources comme le papier, l’encre et autres consommables informatiques
  • l’efficacité du processus du traitement des documents
  • la facilitation de la diffusion, le partage d’information en interne et la possibilité de travailler en parallèle sur certaines tâches
  • l’accession à la confidentialité des données grâce à un meilleur contrôle de l’accès aux informations
  • l’amélioration et la fiabilité des données, en passant par la limitation de la perte de données
  • l’accession à une démarche de développement durable, de par la limitation de la consommation de papier
  • le gain de place, grâce à la transformation numérique qui conduit à la suppression des dossiers papier

La GED et les démarches ISO

Outre les profits que l’utilisateur peut tirer de la mise en place d’une GED, cet outil informatique favorise également la maîtrise du traitement et de l’exploitation des documents, attendue par la norme ISO 9001.

Grâce à l’archivage automatique, selon les modalités de conservation des documents, la GED permet de sélectionner automatiquement les documents ou dossiers à archiver. De même, la dématérialisation qui consiste à capturer les textes et images sur les supports papier, en version électronique, grâce à la numérisation, la GED permet de réduire considérablement la consommation de ressources telles que les papiers, l’encre, le toner et autres consommables informatiques.

Certains logiciels GED sont conçus pour préserver la confidentialité des documents de sorte qu’ils ne sont accessibles qu’à certains utilisateurs, au moyen d’un droit d’accès.

Ainsi, la GED est un outil informatique, s’inscrivant au service des démarches ISO, incluant la qualité, la sécurité et le respect de l’environnement.

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