La signature électronique est un outil stratégique participant à la digitalisation des entreprises.
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En garantissant l’authenticité et l’intégrité du document, la signature électronique agit comme un sceau qui fige le document, et le sécurise d’un point de vue juridique.
L’intégration de la signature électronique au parcours client permet de moderniser l’image de l’entreprise, tout en améliorant le taux de transformation.
Accessible à distance, la signature électronique permet aux collaborateurs éloignés de travailler en synergie sur leurs documents communs, et facilite le télétravail.
En automatisant les process de validation et de signature de vos documents, la signature électronique vous permet de gagner en productivité, et prévient les risques d’erreurs et d’oublis.
Organisez la signature électronique de vos contrats commerciaux pour gagner en réactivité, augmenter votre taux de transformation, et moderniser l'image de votre entreprise.
En quelques clics, recueillez la signature de vos convocations, procès-verbaux d'assemblée et de CSE, documents de clôture d'exercice etc.
Accueillez vos nouveaux collaborateurs en leur proposant de signer électroniquement leur contrat de travail et l'ensemble des documents de leur dossier du personnel
Accélérez votre transformation digitale et libérez vous des contraintes papier !
Faites gagner du temps à vos collaborateurs, simplifiez vos process et gagnez en productivité !
Près d’une TPE-PME sur 4 (sondage REGATE / Institut CSA) est désormais au courant : la facture électronique sera bientôt obligatoire dans les relations BtoB.
Vous le savez certainement : la facture électronique sera bientôt obligatoire dans les relations BtoB. Cette obligation mise en place par la Loi de Finance
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Sujet épineux s’il en est, la gestion documentaire, et plus précisément l’archivage des documents constitue un réel casse-tête pour les chefs d’entreprise. Par peur de
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La signature électronique est un procédé légal de validation d’un document. Contrairement à la signature manuscrite numérisée qui n’a aucune valeur juridique, la signature électronique permet d’apposer un cryptage numérique sur un document.
Ce cryptage ne peut être apposé que par le signataire autorisé, après une étape d’identification. Par conséquent, la signature électronique permet de garantir l’authenticité d’un document. Une fois le document signé, tous les changements opérés sur celui-ci sont désormais visibles et notifiés : l’intégrité du document est assurée.
Depuis la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est reconnu comme probante sur un document légal, au même titre que la signature manuscrite. L’article 1367 du Code Civil stipule que la signature électronique “consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel il s’attache”.
La signature électronique présente de nombreux avantages ! Elle permet d’accélérer les process de validation et de signature des documents en interne, simplifie le travail à distance, limite le risque d’erreurs et d’oublis, améliore le taux de transformation des contrats commerciaux, modernise l’image de l’entreprise face à ses collaborateurs et ses partenaires commerciaux, et sécurise les documents dématérialisés en leur conférant une valeur légale.
La signature électronique ne se limite pas à une simple signature cryptée, elle automatise tout le process de validation et de signature afin de le fluidifier et de l’accélérer.
Grâce à la signature électronique, les collaborateurs peuvent définir pour chaque type de document son circuit de validation en incluant les étapes de validation/ relecture/ signature etc. Le workflow de validation défini fait intervenir à tour de rôle les collaborateurs autorisés afin qu’ils valident le document, jusqu’à la signature finale.
L’automatisation des process permet d’accélérer la validation des documents, selon un ordonnancement prédéfini, et libèrent les collaborateurs des tâches fastidieuses de transfert, envoi, et suivi des dossiers. Les documents sont désormais signés en quelques minutes !
Fini les documents imprimés, scannés, signés, et dont la valeur juridique est discutable !
L’outil de signature électronique se présente sous la forme d’un device (généralement une clef USB) qui constitue le certificat unique et personnel du collaborateur. Celui-ci peut désormais s’identifier et apposer sa signature sur n’importe quel document, au bureau ou à distance. Un atout de taille pour répondre aux problématiques d’accessibilité liées au télétravail et au travail en mobilité (déplacements professionnels), et gagner en flexibilité.
Basée sur l’automatisation, la signature électronique applique uniformément une règle de validation pour chaque type de document appelée workflow. Alertes, notifications, relances… de nombreux paramètres permettent de suivre précisément le dossier et d’éviter un oubli ou un ralentissement de la procédure.
Du point de vue commercial, la signature électronique est un outil extrêmement puissant.
Après un rendez-vous client fructueux, le commercial peut réaliser rapidement sa proposition et la transmettre par voie électronique à son futur client, tout en lui indiquant la procédure pour signer celle-ci. En évitant les étapes d’impression, mise sous pli, et envoi postal, le commercial gagne du temps, tout en étant plus réactif en cas de modifications à apporter. La mise en place d’alertes et de notifications simplifient le suivi des dossiers et limitent le nombre d’affaires perdues en raison d’une mauvaise organisation ou de simples oublis. Il est évidemment possible de signer électroniquement un contrat commercial en présentiel, dans ce cas le client appréciera la digitalisation du service, et la modernisation de son parcours client.
Proposer un service de signature en ligne à ses futurs collaborateurs ou à ses partenaires commerciaux permet d’améliorer l’image de son entreprise en montrant sa modernité. L’utilisation des dernières technologies, le souci de l’expérience utilisateur, le respect des normes légales en vigueur, forment un écosystème vertueux prouvant la maturité de votre entreprise.
La digitalisation des services utilisateurs est une tendance évidemment structurante et incontournable des entreprises, qui contribue aujourd’hui à la différencier les unes des autres.
La signature électronique ne doit pas être confondue avec la signature numérisée (la signature est alors manuscrite, apposée sur un document papier, qui est ensuite numérisé), la signature numérique (par exemple sur un PDF) ou encore la signature graphique digitale (celle-ci est réalisée avec son doigt ou un stylet, souvent à l’occasion de la réception d’un colis).
Pour les documents devant être signés pour acquérir une valeur légale (contrats, bons de commande, SEPA, devis etc.), apposer une signature électronique certifiée est la seule solution pour ne pas devoir imprimer ceux-ci.
La signature électronique permet de garantir l’authenticité du signataire, tout en attestant de l’intégrité du document. Elle sécurise le document en l’horodatant, et en lui apposant un scellé électronique. Cette sécurisation juridique ne peut être proposée que par un éditeur reconnu Tiers certificateur, ce qui signifie que sa solution est conforme aux exigences légales.
N’importe quel document d’entreprise peut être signé électroniquement !
L’important est de choisir un certificat de signature électronique adapté aux documents que l’on souhaite signer électroniquement. En fonction de degré de sécurité souhaité, il convient d’acheter un certificat RGS comprenant 1, 2 ou 3 étoiles.
Du point de vue du format de document, la signature électronique peut être apposée sur des documents Word, Excel, Google Doc etc., pour des documents internes. Évidemment, les documents contractuels ou ayant un intérêt juridique sont édités sous format PDF avant d’être signés électroniquement.
Il existe différentes manières d’apposer une signature électronique sur un document, toutes reposent sur l’identification stricte du signataire. Code PIN, clef USB personnelle, carte cryptographique, SMS envoyé à un numéro enregistré… de nombreuses méthodes d’authentification existent pour des garanties de sécurité différentes; certaines peuvent aussi se cumuler.
Généralement, l’envoi d’un code par SMS est la méthode d’authentification la plus communément utilisée pour des opérations de signature électronique simple. Quand le document requiert de plus grandes garanties de sécurité, le prêt aux collaborateurs d’une clef USB cryptographique avec code d’entrée permet de satisfaire ces exigences.
Création, impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value notre mission est de simplifier vos processus de flux de travail pour réduire vos coûts de manière significative et gagner en productivité tout en intégrant les notions de sécurité et de mobilité indispensable dans la transformation digitale de votre société.
