Savez-vous que dans quelques mois l’ensemble des entreprises devront pouvoir recevoir leurs factures fournisseurs sur le Portail Public de Facturation mis en place par l’État ?
Cette obligation est le pendant de la première étape dans la mise en place des factures électroniques en BtoB : les grandes entreprises devront à cette date envoyer leurs factures uniquement sous format électronique. Pour recevoir les factures des fournisseurs d’énergie, de téléphonie etc. directement concernés, même les TPE devront s’être enregistrées sur le futur Portail Public de Facturation (PPF) mis en place par l’État.
Par la suite, l’obligation de transmettre ses factures au format électronique sera étendue :
- aux GE et aux ETI à partir au 1er septembre 2026
- aux TPE, PME, microentreprises au 1er janvier 2027
Au cœur de cette réforme se trouve la volonté de l’État de centraliser sur un portail unique l’ensemble des factures BtoB. Les factures seront automatiquement “lues” par le PPF et leurs informations seront extraites pour être transmises automatiquement à l’administration fiscale. A terme, finies les déclarations annuelles de TVA ! Pour connaître le détail de la réforme nous vous invitons à lire cet article : Facture électronique obligatoire en 2026 : comment se conformer à la future obligation ?
Si le suivi des indicateurs économiques par secteur est un objectif souvent avancé parmi d’autres, la lutte contre la fraude est évidemment l’objectif principal de cette réforme.
Comment éditer et envoyer des factures électroniques ? A quoi servent les fameuses Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et quels sont leurs atouts ?
Nos réponses se trouvent dans cet article.
Comment éditer et envoyer des factures électroniques ?
Comment éditer et envoyer des factures électroniques ?
Pour éditer une facture électronique valable, celle-ci devra impérativement prendre la forme d’un fichier au format structuré (UBL et CII) ou bien au format hybride (Factur-X). La différence entre ces deux formats est que le format hybride comprend un fichier structuré permettant le versement automatique des données structurées + un PDF permettant une lecture en clair.
En un mot, s’il est impossible d’ouvrir une facture au seul format structuré car les informations ne peuvent être traitées que par un système informatique, une facture au format Factur-X peut être contrôlée par un collaborateur grâce au fichier PDF qu’elle contient.
Afin de générer de tels formats de facture, toutes les entreprises devront recourir aux services d’un Opérateur de Dématérialisation (OD). Celui-ci vous propose une solution compatible avec votre outil comptable qui vous permet de “transformer” votre document en un fichier accepté.
L’OD est donc le premier maillon de la dématérialisation de vos factures. Vous ne pourrez pas être en conformité avec la loi si vous n’avez pas choisi un tel opérateur.
En réception de facture, votre OD joue aussi un rôle dans la dématérialisation des flux entrants.
Une fois la facture éditée et transformée au bon format grâce à l’OD, 2 options s’offrent à vous pour l’envoyer à votre client :
- la saisir et l’envoyer à son destinataire qui sera référencé dans l’Annuaire des entreprises, via le PPF (Portail Public de Facturation)
- la verser automatiquement dans le PPF par l’intermédiaire d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Dans le second cas, le service offert par la PDP complète celui de l’OD, occasionnant évidemment un surcoût. La plupart des Opérateurs de Dématérialisation vous proposeront en fonction de vos besoins et de votre volumétrie, une PDP compatible avec leur outil.
Ajoutons enfin que les entreprises offrant des services PDP devront être immatriculées par la DGFIP sur la base d’un cahier des charges rigoureux du point de vue des exigences techniques et fiscales. L’ouverture du service des immatriculations ayant ouvert en mai / juin 2023, des prestataires devraient bientôt obtenir ce sésame.
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Pourquoi s’équiper d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?
Pourquoi s’équiper d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire ?
Les deux atouts majeurs d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire sont le gain de temps et de productivité et la garantie de conformité.
Voici le détail de tout ce qu’une PDP peut faire pour vous :
- Éviter la saisie manuelle des données de la facture
La saisie manuelle des informations présentes sur les factures sur le PPF s’ajoutera désormais aux tâches des collaborateurs. Cette saisie est obligatoire pour que les informations soient ensuite envoyées à l’administration fiscale. Le rôle d’une PDP est de vous éviter cette saisie qui peut s’avérer extrêmement fastidieuse pour les entreprises ayant un volume de factures important.
Aussi la DGFIP conseille de s’équiper d’une PDP au-delà de 30 factures émises par mois.
- Automatiser la gestion des statuts de traitement
À l’obligation d’envoyer ses factures au format électronique est associée l’obligation de renseigner son statut de traitement. 4 étapes sont obligatoires “déposée”, “refusée”, “rejetée”, et “encaissée”, mais d’autres peuvent être ajoutées afin d’apporter plus de précisions sur la progression de la facture.
La PDP pourra mettre à jour automatiquement les statuts de la facture, et aider l’entreprise a à créer des statuts supplémentaires parmi la liste de ceux possibles.
- Déléguer les tâches relatives à l’annuaire
Dès le début de l’obligation, toutes les entreprises devront être enregistrées sur l’Annuaire national afin de recevoir leurs premières factures. L’Agence pour l’Information Financière de l’État (AIFE) versera l’ensemble des SIREN des entreprises, puis celles-ci devront compléter leurs fiches en renseignant l’ensemble des informations demandées y compris le fait d’être équipé ou non d’une PDP.
Chaque entreprise devra veiller à ce que ses informations soient à jour afin de permettre à ses fournisseurs l’adressage de leurs factures. C’est un flux de demande de mise à jour.
Au moment d’éditer une facture électronique, l’entreprise consultera l’annuaire afin de récupérer l’ensemble des informations dont elle a besoin. C’est un flux de consultation de l’annuaire.
Si vous mandatez une PDP, celle-ci complètera pour vous votre fiche, s’auto-désignera comme votre PDP, pourra déclarer vos clients en réception et consulter la fiche de celui-ci pour récupérer ses coordonnées.
Bon à savoir. |
- Garantir la conformité des factures par rapport aux exigences légales
Les PDP permettent aussi de systématiser et automatiser un certain nombre de contrôles sur les factures (mentions obligatoires), assurent la traçabilité des actions réalisées, et vérifient l’intégrité des informations contenues sur les factures. Elles doivent aussi permettre la vérification de la signature électronique mais ne sont pas tenues de proposer un service de signature électronique en tant que tel.
- Répondre aux obligations de e-reporting et transmettre celui-ci via le PPF
En plus de l’obligation de passer à la facture électronique en BtoB (appelé e-invoicing), la réforme prévoit aussi la saisie en ligne des informations relatives aux opérations de vente et de prestations de service BtoC ou avec un organisme non assujetti à la TVA (par exemple les associations à but non lucratif), c’est l’e-reporting. Une PDP s’occupera de préparer ces éléments à votre place, et de les transmettre automatiquement à l’administration fiscale via le PPF.
- Conserver son format de facture électronique même s’il n’est pas accepté par le PPF
Les entreprises qui ont déjà dématérialisé leurs factures et ont opté pour des formats comme EDIFACT, EANCOM, Galia etc. non supportés par le PPF pourront conserver leur format de factures si elles passent par une PDP. Dans le cas contraire, elles devront modifier leur outil de facturation.
De nombreuses entreprises des secteurs automobile ou de la distribution, entre autres, sont dans ce cas de figure.
- Émettre des factures électronique à l’international
Cette possibilité n’étant pas comprise dans le scope du PPF, les entreprises ayant des clients ou fournisseurs hors de France devront impérativement se doter d’une PDP.
- Organiser l’archivage de vos factures (optionnel)
D’ores et déjà certaines prestataires ont annoncé que leur future Plateforme de Dématérialisation Partenaire offrirait un service complémentaire d’archivage de vos factures clients et fournisseurs. Celles-ci doivent en effet être conservées pendant 10 ans dans l’entreprise, au moyen d’un espace de stockage sécurisé permettant l’horodatage de la facture, et préservant son intégrité. L’archivage est alors dit “à valeur probante”.
Bien que de nombreux Opérateurs de Dématérialisation comme Print Value offrent déjà ces services d’archivage, certains PDP pourront aussi le proposer en option.
Conclusion
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont un outil complémentaire particulièrement utile pour toutes les entreprises à l’exception sans doute des plus petites.
Quitte à entrer dans le big bang de la dématérialisation, autant automatiser les processus et ce jusqu’au bout de la chaîne de transmission !
La question des solutions hybrides OD + PDP est particulièrement intéressante : nous considérons que les fonctionnalités de l’une et de l’autre se complètent et se répondent mais nécessitent l’expertise de deux spécialistes.
A l’OD la dématérialisation de vos documents, la cartographie de vos flux et l’automatisation et l’optimisation de vos process; à la PDP le versement automatique, les tâches sur l’annuaire, la gestion des statuts et la conformité des informations transmises à l’administration fiscale.
Interrogez votre Opérateur de Dématérialisation pour évaluer l’intérêt pour vous de faire appel à une PDP en complément. L’équipe Print Value traite déjà des demandes en ce sens, n’hésitez pas à nous contacter.
