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Gestion Électronique des Documents: le guide

La GED pour Gestion Électronique des Documents, terme pour désigner les logiciels de gestions de contenus de documents, consiste en un procédé utilisant des outils électroniques pour la prise en charge de la gestion des documents. Ce procédé englobe de nombreuses opérations et actions, pouvant induire de nombreux avantages à l’instar de l’économie financière et de l’accroissement de la productivité. Mais que sait-on de la GED ? En quoi consiste-t-elle ? Quels sont ses enjeux ? Quels sont les différents logiciels de la GED ? Découvrez des éléments de réponse, pour en savoir plus sur cet outil informatique qui favorise un travail collaboratif.

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un procédé, regroupant toutes les techniques, logiciels ou matériels, facilitant la prise en charge de la gestion des documents.

Concrètement la GED organise le rangement des documents de votre entreprise dans un espace de stockage unique ce qui évite les doublons et simplifie le partage de documents.

Elle favorise donc la gestion de flux des documents :
– qui circulent au sein de votre entreprise
– qui entrent ou sortent de l’entreprise.

Ce procédé informatique, qui favorise le travail collaboratif, permet d’accéder à de nombreuses fonctionnalités et actions, liées au traitement et à l’exploitation de documents et d’informations.

La GED, qui recourt à l’automatisation et à la dématérialisation, rend plus fiable la gestion de documents et d’information et permet aux utilisateurs de gagner du temps, d’éviter les erreurs et les oublis tout en profitant d’un gain de productivité.

GED : les avantages

La gestion électronique des documents offre de nombreux avantages, entre autres :

  • la disponibilité immédiate et en simultanée des informations pour tous les utilisateurs, en mobilité ou non
  • la limitation de la circulation des documents, permettant d’éviter la perte de données
  • l’amélioration de l’indexation et de l’archivage des documents
  • la sécurisation et le stockage des documents
  • la facilitation de la recherche de documents
  • la réduction de l’utilisation de support papier par le biais de la numérisation de documents
  • l’accès aux démarches ISO, incluant la qualité, la sécurité et le respect de l’environnement

Les fonctionnalités de la GED

Alors que les documents en entreprises sont souvent classés selon un système pyramidal en dossiers et sous-dossiers, la GED organise votre environnement documentaire sous la forme d’une arborescence intelligente.

La GED intervient à chaque étape de la vie du document puisqu’elle facilite sa recherche, son partage, et sa conservation.

Les fonctionnalités de la GED sont :

  • L’acquisition de documents existants ou nouvellement produits. Pour les documents physiques cela passe par leur numérisation.
  • Le classement des documents, organisé par indexation, en fonction de leurs métadonnées ou de leurs contenus, ce qui facilite leur recherche.
  • La diffusion des documents ou d’informations sous forme électronique ou en version papier ce qui accélère le traitement et de validation des documents.
  • L’archivage qui consiste au classement des documents, non pertinents pour les opérations courantes, mais qui doivent être conservés pour des raisons légales.
  • L’indexation des documents numérisés doit faciliter leur accès.

La mise en place d’un projet de gestion numérique des documents doit tenir compte de la faisabilité technique et financière du projet, en amont de la mise en place proprement dite.

La faisabilité technique revient à définir le périmètre de la GED donc le choix des pièces à archiver, à numériser, les niveaux d’autorisation etc. Il est également important de définir les liens avec le système informatique existant.

La faisabilité financière consiste à estimer le coût d’une solution GED, il est important d’identifier les principaux facteurs de coût tels que :

  • les licences logicielles
  • le paramétrage et développement du système de la GED
  • la maintenance et assistance
  • le matériel de l’infrastructure
  • les coûts liés à la numérisation
  • la formation

En fonction des fonctionnalités souhaitées et des facteurs de coûts vous pourrez définir un budget prévisionnel pour le déploiement de votre GED.

La mise en place d’un projet de gestion numérique des documents est un travail de longue haleine qui se fait en plusieurs étapes.

Les logiciels de la GED

Il existe de nombreux logiciels de Gestion Électronique des Documents disponibles sur le marché.

Si les grandes entreprises font souvent le choix de logiciels propriétaires, il est tout à fait possible de déployer une GED dans une PME en optant pour une solution SAAS.

On peut en citer quelques uns qui sortent du lot, de par leur efficacité tels que le M-Files DMS ; Microsoft SharePoint ou encore Microsoft Office 365. À noter cependant que le choix du logiciel de la GED doit répondre à l’exigence des utilisateurs de la GED et des fonctionnalités qu’il offre.

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