Gestion Électronique des Documents: le guide

La GED pour Gestion Électronique des Documents, terme pour désigner les logiciels de gestions de contenus de documents, consiste en un procédé utilisant des outils électroniques pour la prise en charge de la gestion des documents. Ce procédé englobe de nombreuses opérations et actions, pouvant induire de nombreux avantages à l’instar de l’économie financière et de l’accroissement de la productivité. Mais que sait-on de la GED ? En quoi consiste-t-elle ? Quels sont ses enjeux ? Quels sont les différents logiciels de la GED ? Découvrez des éléments de réponse, pour en savoir plus sur cet outil informatique qui favorise un travail collaboratif.

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un procédé, regroupant toutes les techniques, logiciels ou matériels, facilitant la prise en charge de la gestion des documents. Elle favorise la gestion de flux des documents qui circulent au sein d’une entreprise et celui des documents qui entrent ou sortent de l’entreprise. Ce procédé informatique, qui favorise le travail collaboratif, permet d’accéder à de nombreuses fonctionnalités et actions, liées au traitement et à l’exploitation de documents et d’informations.

La GED, qui recourt à l’automatisation et à la dématérialisation, rend plus fiable la gestion de documents et d’information et permet aux utilisateurs de gagner du temps, d’éviter les erreurs et les oublis tout en profitant d’un gain de productivité.

GED : les avantages

La gestion électronique des documents offre de nombreux avantages, entre autres :

  • la disponibilité immédiate et en simultanée des informations pour tous les utilisateurs, en mobilité ou non
  • la limitation de la circulation des documents, permettant d’éviter la perte de données
  • l’amélioration de l’indexation et de l’archivage des documents
  • la sécurisation et le stockage des documents
  • la facilitation de la recherche de documents
  • la réduction de l’utilisation de support papier par le biais de la numérisation de documents
  • l’accès aux démarches ISO, incluant la qualité, la sécurité et le respect de l’environnement

Les fonctionnalités de la GED

Parmi les fonctionnalités de la GED figurent :

  • L’acquisition de documents existants ou nouvellement produits. Cela inclut la capture des documents physiques que numériques, via la numérisation.
  • Le classement des documents, basé sur l’indexation, selon leurs métadonnées ou selon leurs contenus, facilite leur recherche.
  • La diffusion des documents ou d’informations sous forme électronique ou en version papier. Cette fonctionnalité inclut également le traitement et la validation des documents.
  • L’archivage qui consiste au classement des documents, n’ayant plus de pertinence pour les opérations courantes, mais qui doivent être conservés. L’indexation des documents numérisés doit faciliter leur accès.

La mise en place d’un projet de gestion numérique des documents doit tenir compte de sa faisabilité technique et financière du projet, en amont de la mise en place proprement dite.

Pour la faisabilité technique, il faut définir le périmètre de la GED qui consiste au choix des pièces à archiver, à numériser, etc. Il est également important de définir les liens avec le système informatique existant.

Puisque la faisabilité financière consiste à estimer le coût d’une solution GED, il est important d’identifier les principaux facteurs de coût tels que :

  • les licences logicielles
  • le paramétrage et développement du système de la GED
  • la maintenance et assistance
  • le matériel de l’infrastructure
  • les coûts liés à la numérisation
  • la formation

Les différents facteurs de coûts et les fonctionnalités souhaités servent à définir le budget prévisionnel que l’organisme ou l’entreprise doit disposer.

La mise en place d’un projet de gestion numérique des documents est un travail de longue haleine qui se fait en plusieurs étapes.

Les logiciels de la GED

Il existe de nombreux logiciels de Gestion Électronique des Documents disponibles sur le marché. On peut en citer quelques uns qui sortent du lot, de par leur efficacité tels que le M-Files DMS ; Microsoft SharePoint ou encore Microsoft Office 365. À noter cependant que le choix du logiciel de la GED doit répondre à l’exigence des utilisateurs de la GED et des fonctionnalités qu’il offre.

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