Le nouveau format européen Factur-X est disponible !
Prévu pour s’adapter à chaque entreprise en fonction de son degré de digitalisation, ce format de facture devrait devenir la norme entre les entreprises. La facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises en 2025, équipez-vous sans tarder !
30 jours d’essai gratuit, sans carte de crédit requise !
En adoptant un format hybride vous permettez à votre client d’automatiser le traitement de votre facture et donc de la traiter plus rapidement, tout en évitant les erreurs de saisie.
Éditer une facture au format Factur-x coûte en moyenne 40% du prix d’édition d’une facture papier. Faites des économies chaque jour !
Soulagez vos collaborateurs des tâches chronophages qu’ils font chaque jour. Mobilisez-les sur des tâches à haute valeur ajoutée.
En adoptant le format européen de facture vous pouvez désormais échanger avec toutes les entreprises de l’UE. Prêt pour l’export ?
Zeendoc s’installe rapidement à partir de n’importe quel logiciel, même les plus anciens
« En prenant le temps de comprendre nos contraintes et notre organisation interne, Print Value nous a fourni de précieux conseils et finalement orienté notre choix vers la solution Zeendoc. En simplifiant les process et les tâches tout en répondant aux contraintes règlementaires, nous avons gagné un temps précieux et augmenté la productivité de nos collaborateurs »
Jérome Leplatre | Président
IDEM CUISINES
Anticipez l’obligation de passer à la facture électronique.
Choisissez votre profil Factur-X en fonction du degré de digitalisation de votre entreprise.
Depuis le décret n°2021-254 du 9 mars 2021, l’ensemble des services de l’État a l’obligation d’inclure dans la commande publique une part d’achats issus de
Vous le savez, la facture électronique sera bientôt obligatoire pour toutes les transactions BtoB. Pourtant de nombreuses TPE et PME ne connaissent pas le contenu
Savez-vous que dans quelques mois l’ensemble des entreprises devront pouvoir recevoir leurs factures fournisseurs sur le Portail Public de Facturation mis en place par l’État
Près d’une TPE-PME sur 4 (sondage REGATE / Institut CSA) est désormais au courant : la facture électronique sera bientôt obligatoire dans les relations BtoB.
Depuis 2014, la dématérialisation des factures est autorisée en France selon 3 procédés :
Cette même année, l’ordonnance du 26 juin, a prévu l’obligation progressive de la facturation électronique dans les relations BtoG, à travers la mise en place du portail Chorus Pro.
Quelques années plus tard, la loi de Finance 2020, et plus précisément l’article 153 de celle-ci, rend obligatoire l’émission d’une facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA et la transmission à l’administration fiscale des données figurant sur ces factures. Si à terme, cette obligation concernera à terme les 2,5 milliards de factures BtoB échangées chaque année, la mise en place de celle-ci est prévue de manière progressive :
Le calendrier d’application de cette obligation est le suivant :
Cette obligation française n’est pas isolée : partout en Europe les gouvernements imposent la facturation électronique BtoG et BtoB afin de lutter en interne contre la fraude mais aussi parce que l’Union Européenne réclame aux Etats membres d’adapter leur législation pour permettre d’harmoniser les procédures d’envois et de contrôle de ces documents, et faciliter les échanges commerciaux transfrontaliers (Directive 2010/45/EU). A cette époque, l’EDI et la facture dématérialisée signée électroniquement sont les formats évoqués par le texte qui reconnaît ensuite l’existence de d’autres technologies.
Et en effet, des dizaines de formats de facture dématérialisées ont été mis au point dans les différents pays, sans qu’un modèle se dégage par rapport aux autres. Enfin, le 31 décembre 2017, une initiative commune de la France (via le FNFE-MPE : Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques) et de l’Allemagne (FERD) aboutit à la création d’un format commun et universel de facture dématérialisée : le format Factur-X. Le format Factur-X est un donc un référentiel européen de facture électronique permettant d’automatiser le traitement de celle-ci et faciliter les échanges économiques intra-européens.
Factur-X est donc un nouveau format de facture électronique répondant à la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Cette norme prévoit une standardisation sémantique des données structurées contenues dans une facture électronique afin que celles-ci puissent être lues indifféremment dans toute l’Union européenne.
Pourtant la Factur-X est dite hybride car elle contient une facture lisible par l’homme au format PDF/A3 et un fichier XML encapsulé contenant les données structurées, qui lui est lisible par la machine.
Pour une entreprise ne disposant pas d’un EDI, ce nouveau format Factur-X permet désormais d’extraire automatiquement des données comptables, même si celle-ci n’est pas dotée d’une technologie LAD/ RAD (lecture automatique de document / reconnaissance automatique de documents). Le format Facteur-X est facilement reconnaissable par le logo qu’il comporte.
D’un point de vue technique, le format du PDF est appelé PDF/A3 car il répond à la norme ISO 19005 relative à l’archivage longue durée du document et garantit que le document reste lisible dans le temps. Le 3 signifie l’ajout possible de pièces jointes comme par exemple le fichier XML.
Le format Factur-X est adapté à toutes les entreprises y compris les plus petites et les moins digitalisées car il a été conçu pour couvrir largement tous les besoins. En effet, le format Factur-X se décompose en 5 profils correspondant chacun à un degré de complexité des données structurées. Entre les différents profils le fichier PDF est identique, seule varie la richesse du fichier XML encapsulé.
A chaque entreprise de trouver le profil qui lui correspond le mieux !
Ce profil enregistre le nombre minimum de données exigées par la plateforme Chorus Pro soit 18 en tout (N° et date de facture, type, devise; nom, N° SIREN/ SIRET du vendeur et de l’acheteur, N° de TVA Intra du fournisseur (si existe), code pays, N° de commande, Référence acheteur, Total HT, TVA, TTC, Net à payer)
Le profil Basic WL (pour Without line) comprend le profil Minimum + certaines données souvent nécessaires à l’automatisation du process de facturation chez le client ( date et adresse de livraison, le nom commercial du fournisseur et ses adresses postale et électronique, le mode de paiement et l’identifiant bancaire etc.) dont les données d’entête et de pied de page.
Ce 3e profil comprend le profil Basic WL + les données basiques concernant les lignes de facturation (N° de ligne, désignation produit, quantité, unité, total HT de ligne, prix net unitaire etc.).
Aussi appelé profil Comfort ce profil est prévu pour être conforme à la Norme Sémantique Européenne (NSE), il comprend le Profil Basic + des données supplémentaires qu’elles soient facultatives ou conditionnelles (ex : description des articles)
Ce dernier profil comprend le profil EN 16931 + des données additionnelles utiles pour les besoins spécifiques de certains métiers.
Par conséquent, une TPE encore faiblement digitalisée peut choisir de s’équiper du profil Factur-X Minimum et donc automatiser le traitement des 18 données essentielles de ses factures. Ce format lui suffit aussi si elle compte des structures publiques parmi ses clients, puisqu’il est supporté par Chorus Pro.
Une PME privilégiera plus souvent l’équipement Basic WL ou Basic car c’est un profil répandu qui suffit pour cette taille d’entreprise. Enfin un grand groupe comptant de nombreux clients européens et soumis à des contraintes métiers spécifiques se dotera du profil EN 16931 ou du profil Extended.
En plus de couvrir tous les besoins en matière de facturation, cette structuration en profils permet aussi l’interopérabilité entre des acteurs économiques différents.
Une TPE ou une PME équipée d’un profil Minimum peut tout à fait envoyer une facture au format Factur-X à une entreprise qui n’est elle pas équipée et donc n’utilisera pas les données structurées mais saisira à la main les informations dans son logiciel comptable. Le fournisseur ne se préoccupe plus de savoir si son client peut ou non traiter une facture électronique.
Avec Factur-X envoyer une facture au service public (via Chorus Pro) devient extrêmement simple et ne nécessite plus pour le fournisseur de compléter et valider manuellement l’extraction de données faite par Chorus Pro pour chaque facture déposée.
Une grande entreprise équipée d’un Profil 4 ou 5 peut tout à fait émettre des factures vers des entreprises moins avancées en termes d’automatisation : celles-ci n’extrairont de la Factur- X que les données dont elles ont besoin.
Comme n’importe quel format de facture dématérialisée, la Factur-X compte de nombreux atouts, en plus de ceux qui lui sont spécifiques :
Afin de permettre au plus grand nombre d’entreprise d’adopter ce nouveau format, le passage vers Factur-X est extrêmement simple. Actuellement la version 1.0.5 est disponible et sert de référence aux éditeurs de logiciels pour interfacer ce modèle à leurs solutions. La plupart de ceux-ci proposent désormais d’équiper leurs clients de ce nouveau format, conscients que celui-ci est voué à se répandre jusqu’à devenir LE format de facturation électronique de référence.
Recourir à un expert permet d’obtenir un conseil précis et avisé sur le profil adapté à son entreprise en fonction de la taille de celle-ci, de son volume de facturation, de la taille de ses clients, et de sa maturité digitale.
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