Quelle est la différence entre un OP et une PDP ?

Souvent confondus, l’Opérateur de Dématérialisation et la Plateforme de Dématérialisation Partenaire offrent tous les deux des services en amont et en aval de l’envoi des factures électroniques, pourtant tous deux ont des rôles bien distincts. 

L’OP est un prestataire permettant la conversion de vos factures en factures électroniques conformes. Il s’agit donc d’un éditeur de logiciel (ERP ou de gestion commerciale) qui offre souvent des services de dématérialisation élargis (facture mais aussi autres documents comme les bulletins de paie, les bons de commande, les notes de frais etc.) ainsi que des services annexes. 

Voici les services qui peuvent être fournis par un OD : 

• création des factures sous les formats autorisés
• réception et rapprochement des factures
• gestion et récupération des statuts de traitement (standardisés avec la réforme)
• services de paiement 
• signature électronique
• archivage
• etc.

Au vu de ses fonctionnalités, l’OD est donc incontournable pour éditer et réceptionner des factures électroniques. Il permet également de satisfaire aux obligations de e-reporting. 

Cependant, en aucun cas l’OD ne peut verser automatiquement vos factures vers le PPF :  des opérations manuelles (saisie, vérification) sont alors nécessaires. Votre OD ne peut pas non plus transmettre la facture à la PDP de votre client car seuls deux PDP peuvent échanger des flux de factures. 

L’OD est donc indispensable pour organiser la dématérialisation de ses factures, automatiser les flux internes, mais ne permet pas d’automatiser l’envoi des factures à l’externe (administration fiscale et clients). Pour simplifier au maximum le process il est donc recommandé de connecter son OD à une PDP.

Seule une PDP permet d’extraire les données de la facture pour les communiquer à l’administration fiscale, et pourra transmettre la facture électronique directement au client. Du côté fournisseur, le PDP récupère les informations des factures et les fait apparaître dans votre OD. 

Quelles sont les fonctionnalités proposées par une PDP ?

Les fonctionnalités des PDP sont définies par un cahier des charges strict auquel elles doivent impérativement se conformer pour pouvoir obtenir l’accréditation. 

Voici ces fonctionnalités classées en fonction de leur critère d’exigibilité : 

Services obligatoires : 

• Émission des factures dans au moins un des trois formats autorisés, et acceptation de tous les formats en réception
• Application des obligations réglementaires sur les factures émises (contrôles, extraction et transmission des données via le PPF, traçabilité des actions, intégrité des informations). 
• Interconnexion avec toutes les PDP, et avec le PPF, extraction et transmission des données
• Gestion des statuts de traitement
• Mise à jour des données de l’entreprise sur l’annuaire nationale de la PPF
• Déclaration des clients en réception dans l’annuaire
• Accès sécurisé utilisateurs
• Préparation du e-reporting et transmission de celui-ci via le PPF

Services facultatifs : 

• Gestion ventes, création des factures et suivi des règlements
• Conservation des factures et des informations de statuts
• Traitement interne des factures reçues (intégration comptable, rapprochement, validation, mise en paiement)
• Emission / réception de factures BtoB international, BtoC ou pour les non-assujettis à la TVA
• Création des statuts du cycle de vie
• Mode de conformité “EDI”
• Signature électronique des factures
• Reporting opérationnel
• Archivage
• Etc.

Ainsi, force est de constater que certaines PDP pourraient présenter plusieurs services comparables à ceux des OD (signature électronique, archivage…) : entre les deux acteurs certains services peuvent donc faire doublon. 

Comment choisir sa PDP ?

Si vous éditez plus de 30 factures par mois, ou bien si celles-ci sont créées sous un format non supporté par la PPF (EDIFACT, EANCOM etc.) vous devrez faire appel à une PDP afin de transmettre celles-ci à l’administration fiscale. 

Parmi l’ensemble des futurs acteurs, comment faire son choix ? Quels sont les critères prioritaires pour sélectionner votre prestataire ? 

• La fiabilité technique et la conformité réglementaire

C’est évidemment le critère numéro 1 car la sécurité des données est essentielle ! Les PDP devront être certifiées ISO 27001, proposer un espace cloud sécurisé (conforme au référentiel SecNumCloud édité par l’ANSSI), et respecter le RGPD. N’hésitez pas à questionner votre interlocuteur afin d’obtenir toutes les explications et garanties nécessaires à votre choix.

• La flexibilité quant à l’absorption des flux de factures

Il est indispensable de se doter d’une PDP qui puisse absorber de gros volumes de factures (frais généraux etc.) mais aussi des volumes plus faibles pour les fournisseurs occasionnels. Que les factures soient récurrentes ou ponctuelles, le process d’envoi doit être simple et unique. Multiplier les PDP pour segmenter sa facturation est en réalité un très mauvais calcul car cela augmente inévitablement les coûts de facturation et complexifie à la fois le traitement des factures et les opérations de reporting. 

• Les fonctionnalités additionnelles 

Obtenez une information exhaustive de toutes les fonctionnalités proposées et comparez-les avec les fonctionnalités de votre OD. Certaines possibilités d’optimisation, d’automatisation et de pilotage peuvent être particulièrement intéressantes. Malgré tout, il est probable que certaines PDP proposent des fonctionnalités (rapprochement, digitalisation des bons de commande…) qui feront doublon avec votre OD. Que souhaitez-vous ? 

Pour avoir une vision claire de vos besoins, il est essentiel de cartographier vos flux, lister les cas d’usage que vous rencontrez et vous interroger sur la complexité de votre activité. Affinez votre besoin et gardez en tête que c’est l’ensemble du processus comptable qu’il faut digitaliser pour réellement gagner en productivité. 

• Le prix

C’est évidemment le nerf de la guerre. En raison des contraintes techniques et réglementaires, les coûts d’infrastructures risquent d’être élevés. Si vous travaillez plusieurs formats de facture, renseignez-vous sur les coûts par format. Il est aussi probable que d’une PDP à l’autre le mode de facturation diffère. 

• La compatibilité avec votre OD

Si vous avez déjà confié la dématérialisation de vos factures et autres documents à un prestataire de confiance dont vous êtes satisfait, le premier réflexe est de se tourner vers celui-ci et de l’interroger : 

• Est-il pertinent pour mon entreprise de passer par une PDP ?
• Quels sont les points de vigilance du point de vue de mes process et cas d’usage actuels ? 

La plupart des Opérateurs de Dématérialisation vont se jumeler avec une PDP immatriculée afin de vous proposer un service tout inclus, parfaitement compatible et simple à déployer. 

Chez Print Value, en tant que revendeur de solutions de dématérialisation, nous sommes en veille sur ce sujet, et contacterons nos clients dès qu’une PDP sera “officiellement” connectable à notre outil.

Que penser des solutions double OD + PDP ?

Cela ressemble à une solution parfaite : le mariage de 2 outils pour n’en former plus qu’un et de fait une interface unique pour le traitement des factures. Malheureusement dans la réalité les choses sont plus complexes : 

• Le haut degré de sécurité obligatoire pour les PDP fera mécaniquement monter les coûts. Une plateforme unique c’est aussi la répercussion de ces coûts sur toute la chaîne de traitement. 
  
• L’inadéquation d’une OD-PDP sur la dématérialisation des autres documents de l’entreprise : quid des bulletins de paie et du coffre-fort numérique ? Quelle prise en charge des notes de frais dématérialisées ? Allez-vous arrêter la digitalisation de votre entreprise aux seules factures dématérialisées ?
• La spécificité de chaque acteur : l’OD est le meilleur interlocuteur pour vous accompagner dans l’audit de vos documents, la cartographie de vos flux, la connaissance de vos besoins, le paramétrage de votre solution etc. C’est un expert de la dématérialisation et des projets de transformation !

Conclusion

La mise en place d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire comme intermédiaire entre l’OD et le PPF va permettre de simplifier les tâches de nombreuses entreprises ! Que ce soit pour maintenir un mode de facturation sous un format non pris en charge par l’administration fiscale ou bien par souci de productivité afin d’éviter une saisie manuelle, ces plateformes ont un vrai rôle à jouer pour faciliter la transition des entreprises.

Pour choisir un partenaire de confiance, il est indispensable de questionner ses besoins et les spécificités de son activité et de cartographier ses flux… un travail qui doit être mené avec votre Opérateur de dématérialisation qui vous guidera dans la simplification et l’optimisation de vos process. Profitez de cette réforme pour transformer en profondeur votre facturation ! L’équipe Print Value se tient à votre disposition pour répondre à vos questions et vous accompagner dans ce changement.