L’imprimante multifonction : le guide d’achat

Disposer d’une imprimante capable de remplacer plusieurs périphériques offre plusieurs avantages tels que le coût réduit et le gain de place. Or, l’imprimante multifonction se décline en plusieurs modèles, selon le principe de fonctionnement, les paramètres techniques ou encore les consommables. À cela s’ajoute la possibilité de choisir entre l’achat et la location, quant à leur mode d’acquisition. Alors, pour vous assurer de faire le bon choix, nous avons élaboré ce guide de l’imprimante multifonction qui vous permettra de découvrir l’essentiel en une page.

Une imprimante multifonction doit satisfaire les exigences de son utilisateur, notamment ses besoins en impression, tout en étant compatible avec la structure de son entreprise. Le meilleur moyen de s’en assurer consiste à se poser des questions sur le type de l’appareil, ses paramètres techniques ou encore la technologie qu’elle utilise pour se connecter avec les autres périphériques de l’entreprise.

Chaque réponse aux questions posées aide à cerner les critères à prendre en compte et à définir le modèle qui convient mieux à l’utilisateur.

Si le volume d’impression permet de définir la performance de l’appareil, le choix entre une imprimante couleur ou noir et blanc, la technologie de l’appareil, laser ou jet d’encre dépendra essentiellement du type de document à imprimer et de la qualité d’impression recherchée. Quant à la productivité de l’imprimante multifonction, elle est indissociable du type de connectivité qui peut être le Wifi, le Bluetooth, le NFC, l’USB ou encore l’Ethernet.

Coût et financement d’une imprimante multifonction

Il est essentiel de tenir compte du coût d’une imprimante multifonction afin de déterminer sa rentabilité. Sachez alors que deux possibilités s’offrent aux clients cherchant à disposer d’un appareil performant : l’achat, se traduisant par l’acquisition définitive d’un appareil, et la location qui permet de disposer d’imprimantes dernier cri et des dernières technologies en matière d’impression de documents.

Si l’achat d’imprimante convient aux petites entreprises et à l’usage personnel, la location d’imprimante multifonction, sera plus adaptée aux grandes structures professionnelles qui pourront maîtriser le coût de fonctionnement et de maintenance de leur parc d’imprimante. Dans ce cas, pour disposer de la meilleure offre, il est important de comparer plusieurs devis de location, et d’opter pour le prestataire qui a fait preuve de fiabilité.

Et s’il s’agit de location de longue durée, étendue sur plusieurs années, la mise à disposition des appareils dernier cri doit être mentionnée dans le contrat de location.

La maintenance

La maintenance des imprimantes multifonctions doit figurer parmi les postes de dépenses à ne pas négliger, afin de disposer d’un ou de plusieurs appareils fonctionnels à tout moment, surtout si l’essentiel des activités de l’entreprise repose sur l’impression de documents. Il est donc important de faire appel à un prestataire qui assure la maintenance du parc d’imprimantes, par le biais d’un contrat de maintenance d’imprimante multifonction, signé par les deux parties concernées. C’est également important de s’assurer que les clauses du contrat mettent en exergue les points essentiels telles que la fréquence de remplacement des consommables et la maintenance systématique.

Si la maintenance des imprimantes est comprise dans le contrat de location, il est important de s’assurer que les clauses du contrat mentionnent le remplacement d’un modèle défectueux par un modèle fonctionnel.

Les consommables d’une imprimante

Les consommables d’une imprimante, éléments essentiels au fonctionnement d’une imprimante et qui font l’objet d’un remplacement régulier, impactent sur le coût d’impression d’une page. Ce sont le tambour, le toner pour le cas d’un appareil utilisant la technologie laser, les cartouches d’encre pour les appareils à jet d’encre et les papiers de différents formats. Il est possible qu’une imprimante, apparemment abordable à l’achat, puisse revenir chère, si on tient compte des coûts de remplacement du tambour, du toner ou des cartouches d’encre, au bout d’un certain nombre de pages imprimées. Quant au type et au format de papier utilisé, leur consommation dépend du volume et de la qualité d’impression des pages à produire. Voilà pourquoi, en plus de s’intéresser au coût d’achat d’une imprimante, il faut aussi tenir compte des coûts liés à l’achat des consommables.

Les fabricants

De nombreux fabricants d’imprimantes proposent aux utilisateurs un large choix d’appareils, allant des gammes des plus basiques aux modèles sophistiqués, permettant de bénéficier des dernières technologies de pointe. Ils proposent aussi des consommables compatibles à une série de produits, de façon à optimiser le fonctionnement de leurs appareils. Certains de ces fabricants, de par la qualité de leurs équipements, sortent du lot. C’est le cas de quelques marques aux renommées internationales comme Canon, Lexmark, Epson, Hewlett-Packard, qui offrent des solutions d’impression et des services associés.

Grâce à la diversité des modèles, et des marques d’imprimantes, chaque utilisateur, particulier ou professionnel, peut choisir aisément l’imprimante qui satisfera au mieux ses attentes.

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