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Le bulletin de paie dématérialisé, parfois appelé bulletin de paie électronique (BPE) est la version dématérialisée de la fiche de paie papier distribuée ou envoyée sous plis aux salariés d’une entreprise. Que le bulletin de paie soit dématérialisé ou édité sous format papier, il revêt la même valeur juridique, à condition de respecter certaines règles. Pour dématérialiser ses bulletins de paie il faut s’équiper d’une solution de GED (Gestion Électronique des Documents).
Contrairement aux idées reçues, dématérialiser les bulletins de paie dans son entreprise n’est ni compliqué ni obligatoire. Déjà parce que ce format électronique est autorisé depuis une dizaine d’années par la législation française !
Dès 2009, une loi autorisait les entreprises à éditer des bulletins de paie dématérialisés, à la condition de recueillir l’accord formel de ses salariés. Depuis la Loi Travail de 2017, dite Loi El Khomri, le salarié est considéré comme d’accord a priori pour recevoir ses bulletins de paie sous format dématérialisé. Ainsi, lorsque l’entreprise -et elle y est tenue- l’informe de son projet de dématérialiser les bulletins de paie, il est considéré comme d’accord avec ce changement, sauf s’il s’y oppose formellement. Cette inversion de la règle s’inscrit dans le projet de transformation numérique des entreprises que l’Etat soutient et encourage.
Pour résumer : la Loi Travail ne rend pas obligatoire le bulletin de paie dématérialisé, mais elle facilite cette transformation digitale dans les entreprises.
La première étape est d’informer vos collaborateurs de ce changement et de les guider dans leur démarche de refus si nécessaire. Si votre entreprise compte des délégués du personnel, vous devez les informer formellement de ce changement organisationnel. L’information doit être donnée a minima un mois avant que cette dématérialisation ne soit effective, afin de laisser à chacun de vos salariés le temps d’apprécier ce changement et éventuellement de s’y opposer. Lors des prochains recrutements, l’entreprise doit prévenir le futur collaborateur, dès son entretien d’embauche et l’informer de son droit d’opposition.
Et l’acceptation n’est jamais définitive. Un collaborateur qui accepte ses bulletins de paie sous format dématérialisé peut à tout moment changer d’avis et signifier son refus à son entreprise, l’entreprise disposant alors de 3 mois pour revenir au papier et transmettre sous ce format ses fiches de paie au salarié. Dans chaque entreprise, il est donc indispensable d’envisager un fonctionnement hybride mêlant bulletins de paie dématérialisés et bulletins de paie au format papier.
Du point de vue du contenu, un bulletin de paie dématérialisé est strictement identique à un bulletin de paie papier car tous deux doivent comporter les mêmes mentions obligatoires listées à l’article R3243-1 du Code du travail. Parmi celles-ci on retrouve :
Pour obtenir une valeur légale le bulletin de paie dématérialisé doit aussi répondre à 4 exigences :
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de dématérialisation (dites solutions GED) qui prennent en charge les bulletins de salaire et permettent de dématérialiser ces documents en se connectant aux logiciels de paie ou SIRH. Parmi ces solutions GED il est indispensable de choisir celle répondant à toutes ces exigences.
Du point de vue de l’intégrité des données, la solution de GED doit rendre le bulletin de paie dématérialisé inviolable via un dispositif de scellé numérique via le hachage, le cryptage et /ou l’horodatage. En plus de préserver l’intégrité des données, certaines solutions comportent aussi des fonctionnalités de signature électronique qui sécurisent au maximum le document en garantissant l’authenticité de son signataire.
Le bulletin de paie dématérialisé doit aussi être confidentiel donc transmis de façon individuelle et sécurisée. Un bulletin de paie dématérialisé ne s’envoie jamais en pièce-jointe d’un email ! Concrètement, l’entreprise dépose les bulletins de paie dans un espace de stockage sécurisé compartimenté en autant d’espaces personnels que de salariés. Cet espace est appelé ESC (souvent proposé par les éditeurs de logiciels) ou bien un coffre fort électronique (plus souvent proposé par les banques). Le salarié reçoit alors un email sur sa messagerie professionnelle lui indiquant la disponibilité de son document et lui fournissant un lien URL où il pourra le consulter en ligne ou le télécharger après s’être authentifié.
La loi exige aussi que les bulletins de paie dématérialisés restent disponibles et accessibles 50 ans pour le salarié, ou bien jusqu’au 75 ans de celui-ci. Si l’entreprise dépose ces documents dans un coffre fort électronique opéré par un tiers de confiance extérieur alors elle doit prévoir une solution de continuité de disposition si le prestataire n’est plus en mesure d’assurer ce service. Si une entreprise prévoit de cesser son activité, elle devra avertir ses salariés de cette cessation 3 mois auparavant, afin qu’ils récupèrent l’ensemble de leurs bulletins de salaire dématérialisés dans le coffre fort électronique. Si le salarié quitte l’entreprise, celle-ci doit conserver ses bulletins de paie dématérialisé pendant encore 5 ans, tout en autorisant celui-ci à les consulter, télécharger ou imprimer depuis un espace sécurisé.
Enfin les solutions de GED offrent des garanties quant à l’accessibilité des documents et donc des bulletins de paie. Ces derniers sont accessibles à chaque instant sous un format électronique “courant” (non crypté, lisible facilement par n’importe quel terminal). Si l’accès au coffre fort électronique n’est pas toujours possible en dehors de l’entreprise, celle-ci peut organiser le versement des bulletins de paie dématérialisés sur le CPA (Compte personnel d’activité) de chacun de ses collaborateurs. Attention cependant, cette plateforme nationale permet la consultation des bulletins de paie dématérialisés mais ne constitue pas un espace de stockage.
Les bulletin de paie dématérialisé permet à l’entreprise de réduire ses coûts, gagner en productivité, sécuriser ses documents et améliorer son image.
Pour une entreprise, dématérialiser ses bulletins de paie permet de faire des économies sur les dépenses d’impression, de consommables et d’affranchissement. En moyenne, le coût d’un bulletin de paie dématérialisé est d’environ 0,50€ contre plus de 1€ pour le timbre sur l’enveloppe de la fiche de paie papier ! Le stockage numérique des documents électroniques est aussi bien moins coûteux que le stockage physique des documents papier, a fortiori dans certaines agglomérations où les prix au m2 sont très élevés.
Les solutions de GED permettant la dématérialisation des bulletins de paie sont aussi très accessibles et leur implémentation dans les entreprises relativement simple donc peu coûteuses.
Un rapport du gouvernement estime que la dématérialisation des bulletins de paie permet de réaliser entre 33% et 67% d’économies !
En évitant aux équipes RH l’impression, la mise sous pli, le classement, l’affranchissement ou la distribution des documents, la dématérialisation des bulletins de paie permet aussi aux équipes de diffuser ces documents en quelques clics et donc de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et donc de gagner en productivité.
Le traitement dématérialisé des documents via l’automatisation permet l’optimisation des process, réduit le risque d’erreur et facilite la diffusion des documents : de quoi faire gagner du temps au service RH
La plupart des solutions de GED comportant des fonctionnalités de dématérialisation des bulletins de paie présentent des garanties juridiques solides qui sécurisent ces documents
Proposer le bulletin de paie dématérialisé à ses salariés permet aussi de donner une image positive, innovante et attractive de son entreprise, tout en réduisant concrètement son empreinte environnementale.
Pour les collaborateurs, le bulletin de paie dématérialisé comporte plusieurs avantages : son stockage est plus sécurisé que sous format papier, et il est aussi plus accessible ce qui est particulièrement utile pour certaines démarches courantes (location immobilière, prêt, déclaration de revenus etc.). L’accessibilité de ce document sur le CPA permet aussi aux salariés de se renseigner rapidement et précisément sur leurs droits (formation, retraite, chômage…).
Création, impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value notre mission est de simplifier vos processus de flux de travail pour réduire vos coûts de manière significative et gagner en productivité tout en intégrant les notions de sécurité et de mobilité indispensable dans la transformation digitale de votre société.
