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Quand "CHORUS PRO"
devient un jeu d’enfant

LE CLIENT

IDEM CUISINE est une PME spécialisée depuis une vingtaine d’année dans la conception, l’installation et la maintenance de cuisines industrielles. 

Traitant principalement avec des collectivités territoriales, sur appel d’offres ou non, IDEM Cuisine accompagne ses clients non seulement lors de la conception des cuisines et dans le choix des équipements, mais leur propose aussi un suivi de leur matériel via des contrats d’entretien. Le tout dans le respect des normes en vigueur et en respectant les exigences clientèles en matière environnementales.

D'une tentative de vente forcée à la prise de conscience d'un vrai besoin !

A l’occasion de la signature d’un contrat de remplacement de copieur, IDEM Cuisines a eu la surprise de constater que le nouveau contrat comportait une solution appelée Zeendoc sans que celle-ci ne lui ait été présentée par son partenaire commercial.
Désabusé par cette tentative de vente forcée, le client a souhaité mieux comprendre les atouts et le fonctionnement de cette solution de dématérialisation des factures. 

Quelques recherches plus tard, convaincu de l’intérêt de la solution Zeendoc pour simplifier le traitement en interne de ses factures clients, IDEM Cuisines a cherché un revendeur agréé capable de le conseiller dans le déploiement de la solution dans son entreprise.
En décembre 2018, notre équipe reçoit une première demande de renseignement de la part d’IDEM Cuisines.

Secteur Industrie, Transport, Logistique
Effectif 50
Volume documentaire 500 - 1000 factures / an
Nombre de sites 1
ERP Cloudy

UN DOUBLE DÉFI

Contrainte réglementaire

En tant que PME, IDEM Cuisines est soumise à l’obligation de déposer dans Chorus Pro ses factures clients à destination des collectivités territoriales, et ce depuis le 1e janvier 2019. Pour IDEM Cuisine, cette échéance est particulièrement importante car la très grande majorité de ses clients sont des collectivités territoriales. 

Or la saisie et le traitement des factures via cet outil sont des tâches fastidieuses car la plateforme n’est nullement automatisée et faiblement intuitive. Le dépôt des factures clients devient un tâche chronophage, qui fait perdre énormément de temps à l’Assistante ADV qui passe désormais des journées entières à indexer ses factures dans Chorus Pro. Les tracas informatiques, et la double saisie des factures (dans l’ERP interne puis dans Chorus Pro) freinent le process de traitement des factures et font prendre un certain retard dans la facturation.

Contrainte organisationnelle

Chez IDEM Cuisines, la comptabilité est externalisée, par conséquent les factures clients sont éditées et traitées au siège par l’Assistante ADV qui les scanne et les transmet ensuite à la comptable. Or cette organisation éclatée pèse fortement sur la productivité des équipes car elle complexifie les process et ralentit le traitement des factures. 

Les salariés sont donc confrontés à une double complexité quant à la facturation client mais aussi à la facturation fournisseur.

  • le temps perdu sur Chorus Pro à saisir manuellement chaque facture client
  • le partage des documents en interne (factures clients et fournisseurs). 

Ce sont ces contraintes qui ont été exposées à l’équipe de Print Value dès le premier rdv téléphonique.

Comment s'est déroulé le projet ?

Au vu de ce double défi, l’équipe commerciale de Print Value a orienté le client vers la solution Zeendoc car celle-ci propose une passerelle permettant de déposer rapidement et simplement une facture client sur Chorus Pro. En outre, la solution favorise le travail collaboratif en proposant un espace centralisé pour le partage, accessible quel que soit la localisation géographique des collaborateurs. 
Comme le client était déjà équipé de la solution de dématérialisation des factures Cloudy, nous lui avons évidemment confirmé que la solution Zeendoc était compatible avec son outil. 

Lors d’un premier rendez-vous physique, le client a présenté à l’équipe technique Print Value la nature de ses documents et a précisé ses besoins en termes de volumes, formations etc. Une courte démonstration de la solution a permis d’en présenter les points forts. 
Afin d’aider le client dans sa décision, nous lui avons ensuite offert 1 mois de test de la solution, en conditions réelles, suivi de deux formations pour guider les collaborateurs dans la prise en main de l’outil Zeendoc. L’équipe Print Value s’est aussi rendue disponible pour organiser un accompagnement hebdomadaire. 
Lors du déploiement de la solution, au cours du mois de mai, nous avons organisé la centralisation documentaire censée faciliter l’accessibilité des factures clients, puis nous avons paramétré les accès des différents utilisateurs : Directeur Général, Comptable & Assistante ADV.

La connecteur Chorus Pro fournisseur a ensuite été ajouté à la solution afin d’automatiser l’envoi des factures électroniques vers les collectivités clientes d’IDEM Cuisines. 

Soucieux de simplifier aussi sa gestion de factures fournisseurs IDEM Cuisines a enfin demandé à Print Value d’organiser la collecte centralisée de ses factures fournisseurs (arrivant par courrier, email…) dans Zeendoc.

Ensemble, nous avons pris le temps de repenser les workflows et de définir une nouvelle organisation, plus adaptée, tout en communiquant en interne, ce qui a permis de mettre rapidement en place la solution Zeendoc.

Quels sont les résultats ? Le client est-il satisfait ?

En s’équipant de la solution Zeendoc, IDEM Cuisines a simplifié sa gestion interne tout en répondant aux nouvelles contraintes réglementaires de dépôt de factures. 

En simplifiant les process et les tâches, les collaborateurs ont gagné en productivité. Alors que l’Assistante ADV passait près de 10 minutes à saisir et éditer chaque facture dans Chorus Pro, elle les dépose à présent directement en moins d’une minute. Un gain de temps énorme !
L’indexation automatique vers Chorus Pro a fortement simplifié le travail de la collaboratrice en charge, en même temps qu’elle augmentait sa productivité.

En interne, le partage des factures via Zeendoc a grandement simplifié les habitudes de travail de chacun : chaque utilisateur a désormais accès aux documents qui le concernent, et tous peuvent travailler sur ces fichiers numériques. Ensemble ils collaborent sur ces documents quel que soit leur éloignement géographique. 

Aujourd’hui, 2 mois après la mise en place de la solution, quelques légers paramétrages restent à faire afin d’affiner et d’améliorer encore la prise en main et l’utilité de la solution. D’ailleurs IDEM Cuisines souhaitent à présent étendre l’utilisation du logiciel Zeendoc en indexant de nouveaux formats de documents dans ce fond documentaire : bulletins de paie, suivi des congés, contrats et relevés bancaires, notes de frais…
Nous le conseillons et l’accompagnerons dans chacun de ses projets de simplification de sa gestion documentaire ! D’autant qu’une fois la solution Zeendoc déployée, l’ajout de nouveaux documents dans l’armoire électronique de dématérialisation est extrêmement rapide et simple !

« En prenant le temps de comprendre nos contraintes et notre organisation interne, Print Value nous a fourni de précieux conseils et finalement orienté notre choix vers la solution Zeendoc.
En simplifiant les process et les tâches tout en répondant aux contraintes règlementaires, nous avons gagné un temps précieux et augmenté la productivité de nos collaborateurs »
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Jérome Leplatre | Président
IDEM CUISINES

Pourquoi Print Value ?

Dès le premier contact, notre client IDEM Cuisines a apprécié l’honnêteté de la relation commerciale nouée avec l’équipe Print Value. Après avoir questionné l’entreprise sur ses besoins et contraintes, le commercial en charge du dossier a su présenter la solution Zeendoc avec patience et pédagogie à l’ensemble des interlocuteurs. 

Tout au long du projet, notre client a été demandeur d’informations précises, délivrées par Print Value en toute transparence : information, prix, études de volumes et potentielles économies. Le client a apprécié la qualité des informations fournies et le professionnalisme de notre équipe. 

Enfin, la compétence technique, les conseils d’utilisation, et la double expertise dématérialisation & matériels print ont permis au client IDEM Cuisines de s’engager en toute confiance avec Print Value.

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