Edit. Article mis à jour en novembre 2023.
Malgré la résistance du papier, la plupart des documents en entreprise sont désormais dématérialisés. Souvent le format papier est encore utilisé quand les documents ont une valeur légale et doivent donc être conservés pendant une certaine durée. Par peur de l’effacement complet d’un fichier numérique, nombreuses sont les entreprises à conserver des documents papiers et à les archiver. Pourtant il est possible de parfaitement sécuriser des documents dématérialisés, et ainsi de profiter des atouts de ce format par rapport au print.
Quelle est la différence entre dématérialisation des documents et dématérialisation des process?
Dématérialiser un document ne présente aucun avantage concret si ce n’est l’économie faite sur les coûts d’impression. En réalité, ce qui importe c’est que ce fichier numérique soit intégré dans un process dématérialisé.
Expliquons nous :
Si une entreprise dématérialise une facture client elle doit réorganiser son système de facturation en tenant compte du nouveau format de celle-ci. Exit les bannettes qui circulent entre les étages, place à un circuit d’édition puis de validation étudié, faisant intervenir les différentes parties prenantes et responsables à tour de rôle. Le document dématérialisé suit un nouveau process de validation, circule en autonomie, selon un workflow défini à l’avance.
La dématérialisation des process suppose donc de lister les intervenants sur chaque documents et les tâches de chacun, de réorganiser les flux de traitement de ceux-ci et de déterminer des délais et moyens de contrôle.
Vous l’aurez compris, la dématérialisation des documents et la dématérialisation des process sont les deux facettes d’une même pièce. L’une ne fonctionne pas sans l’autre !
Concrètement, la dématérialisation des documents et process est adossée à une solution de GED (Gestion Électronique de Documents) qui vise à simplifier le partage du document. A partir d’un document électronique qu’elle classe, la GED organise la diffusion de celui-ci via un workflow établi, coordonne son traitement, et centralise toutes les opérations sur celui-ci.
Pourquoi organiser la dématérialisation de ses documents ? Quels sont les atouts du format électronique ? Les réponses se trouvent dans cet article.
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Les 5 raisons indiscutables de dématérialiser ses documents
Les 5 raisons indiscutables de dématérialiser ses documents
Raison 1. La dématérialisation des documents pour gagner en productivité
C’est une des raisons principales qui pousse les entreprises à organiser la dématérialisation de leurs documents. En centralisant l’ensemble des documents dans un espace partagé, la solution de GED simplifie considérablement la recherche et la consultation des documents, ce qui représente un premier gain de temps. Quand on sait qu’un salarié passe en moyenne 15% de son temps de travail à lire une information et 50% de son temps à la chercher on comprend le gain de productivité immédiat qu’une solution de GED peut offrir.
Le traitement des documents standardisé via des workflows génère aussi un gain de temps notamment par rapport à une transmission classique par email, ou dans le cas d’une validation. Enfin la dématérialisation des documents suppose évidemment une automatisation dans la saisie et le traitement ce qui permet de limiter le risque d’erreur.
→ Un document édité rapidement, sans erreur, autonome dans son parcours de validation, et pouvant être retrouvé facilement constitue le Graal pour une entreprise car il permet :
- une parfaite diffusion de l’information,
- de libérer du temps aux salariés pour qu’ils puissent se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée
D’où d’importants gains de productivité !
Raison 2. La dématérialisation des documents pour réduire les coûts d’impression et de gestion des documents
Savez-vous que les coûts d’impression représentent entre 3 et 6% du CA d’une entreprise? (Source : article Daf-Mag)
Une étude réalisée pour Epson enfonce le clou : 89% des décideurs informatiques constatent que leurs coûts d’impression ont augmenté sur les 12 à 18 derniers mois, malgré des volumes d’impression ayant diminué dans le même intervalle de temps ! (enquête Epson janvier 2022)
Une entreprise qui dématérialise ses documents s’apprête donc à faire de sérieuses économies sur de nombreux postes :
- Les consommables d’impression (ramettes de papier et cartouches d’encre)
- L’exploitation et la maintenance des périphériques d’impression
- La mise sous pli des documents et l’affranchissement
Le cabinet Arthur D Little a entrepris de comparer le coût d’une facture client électronique par rapport à une facture client papier, et le résultat est sans appel : l’édition, le traitement et l’encaissement d’une facture client papier coûte entre 8 et 9€ à l’entreprise, contre 3€ pour une facture électronique.
En plus des économies faites sur l’impression des documents papier, le document électronique permet aussi de réduire les frais liés à l’archivage. En effet, les logiciels SAE (système d’archivage électronique) offrent aujourd’hui d’excellentes garanties sécuritaires tout en étant moins coûteux qu’un archivage physique dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur.
Pour connaître les bonnes pratiques permettant de réduire les coûts d’impression dans votre entreprise, nous vous conseillons de lire notre article : Reprenez le contrôle sur vos coûts d’impression.
Raison 3. La dématérialisation des documents sera bientôt une obligation légale
Longtemps en retard par rapport à ses voisins européens sur l’ensemble des documents d’entreprise (bulletins de paie dématérialisés, factures…), la France a pris conscience de l’opportunité économique et fiscale de dématérialiser les documents et process et s’est engagée dans une politique volontariste.
Ainsi en 2017, la loi Travail a simplifié la mise en place des e-bulletins de paie dans les entreprises. Alors que le salarié devait auparavant autoriser la dématérialisation de sa fiche de paie, il est à présent supposé d’accord à moins de s’y opposer formellement.
Les marchés publics passés par l’Etat et les collectivités constituent aussi un levier utilisé pour encourager les entreprises à dématérialiser : depuis le 1e janvier 2020, toutes les entreprises ayant un organisme public comme client, doivent dématérialiser les factures qu’elles adressent à celui-ci et les déposer sur le portail d’échange Chorus Pro.
Enfin la facture électronique sera bientôt obligatoire en BtoB : la Loi de Finance 2024 fixe le calendrier suivant :
- 1er septembre 2026 : toutes les entreprises devront accepter les factures au format électronique; les GE et les ETI devront envoyer leurs factures sous ce format.
- 1er septembre 2027 : toutes les entreprises assujetties à la TVA devront envoyer leurs factures sous ce format.
Pour en savoir plus sur cette future obligation nous vous conseillons de lire cet article : Facture électronique obligatoire en 2026 : comment se conformer à la future obligation ?
Raison 4. La dématérialisation des documents pour adapter son entreprise aux nouvelles formes de travail
Privilégier le format numérique au format papier pour un document de travail permet d’en faire un support collaboratif. En centralisant l’information et en fluidifiant les échanges, la GED est l’une des briques du Groupware, et participe donc à l’amélioration du travail collaboratif en entreprise.
Groupware : écosystème comprenant les procédures et les logiciels permettant le travail de groupe.
Le travail en mobilité et le télétravail est aussi complètement entré dans les organisations internes. Or la dématérialisation complète des documents permet au salarié de travailler de n’importe quel point et à n’importe quel moment sur le fichier électronique partagé.
Raison 5. La dématérialisation des documents pour moderniser l’image de son entreprise
La dématérialisation des documents permet aussi de moderniser l’image de l’entreprise, à la condition qu’une réelle communication interne et externe se mette en place autour de ce projet afin qu’il soit valorisé auprès des salariés et accepté. Il faudra donc leur expliquer en amont du projet les bénéfices de ce changement et insister sur la meilleure accessibilité de l’information et la mise en place d’outils plus performants. Si quelques salariés qui pourraient être résistants, la bascule définitive approche.
Conclusion
Conclusion
La dématérialisation des documents est donc incontournable pour les entreprises françaises en raisons des avantages concurrentiels (gains de productivité, économies financières, image d’entreprise), et organisationnels (nouvelles formes de travail) qu’elle permet.
Si la facture devra bientôt être obligatoirement dématérialisée (et ce notamment pour automatiser l’extraction par l’État des informations fiscales, et lutter contre la fraude), il y a fort à parier que le bulletin de paie sous format papier est lui aussi en sursis.
Commencer par dématérialiser ses factures est un première étape intéressante si elle permet de devancer l’obligation; mais certaines entreprises souhaiteront d’abord dématérialiser d’autres documents, notamment celles qui enregistrent d’importants volumes documentaires (professions juridiques, notaires etc.)
Quel que soit le document que vous souhaitez dématérialiser, Print Value est à votre écoute pour vous conseiller et vous guider vers une solution adaptée à votre activité.
