Vous le savez, la facture électronique sera bientôt obligatoire pour toutes les transactions BtoB. Pourtant de nombreuses TPE et PME ne connaissent pas le contenu de cette réforme. En effet, 74% des TPE et PME interrogées pensent qu’une facture envoyée par e-mail est une facture électronique, et 66% qu’une facture au format PDF suffira (sondage REGATE / Institut CSA).
Or le passage à la facture électronique est imminent ! Si le gouvernement a repoussé cet été sa mise en place, elle surviendra malgré tout dans les prochains mois.
Pour rappel toutes les entreprises sont concernées à partir du moment où elles sont assujetties à la TVA. Cela signifie que même les microentreprises dites “en franchise de TVA” devront se soumettre à cette obligation car elles sont techniquement assujetties à la TVA. Les associations à but non lucratif sont les rares organismes qui ne seront pas concernés par l’obligation de passer à la facture électronique.
EDIT.
Voici le nouveau calendrier d’application de la réforme.
- 1er septembre 2026 : obligation pour toutes les entreprises d’accepter le format électronique en réception & obligation pour les Grandes Entreprises et ETI d’émettre leur factures au format électronique
- 1er septembre 2027 : obligation pour toutes les autres entreprises et organismes assujettis à la TVA (TPE, PME, micro-entreprises) d’émettre leur factures au format électronique
Cette obligation d’émission et de réception de facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA, via le PPF, est appelée e-invoicing et constitue le cœur de la réforme.
Elle suppose que les entreprises :
- échangent leurs factures sous un format normé (structuré ou hybride)
- via le Portail Public de Facturation qui extrait et envoie les données à l’administration fiscales
Cependant, l’e-invoicing n’est pas le seul changement induit par cette réforme. Les entreprises devront se soumettre à 4 autres obligations non moins importantes mais souvent ignorées.
Que contient la réforme de la facture électronique ? A quelles obligations devrons-nous bientôt nous soumettre ? Faisons le point !
Les nouvelles mentions obligatoires
Les nouvelles mentions obligatoires
La première obligation et sans doute la plus simple à satisfaire, concerne le contenu de la facture. De nouvelles mentions seront dorénavant obligatoires.
Voici la liste des mentions à faire figurer sur vos factures électroniques :
(en violet les mentions obligatoires ajoutées à l’occasion de la réforme)
- date
- numéro de facture
- date de la vente ou de la prestation de service
- identité du vendeur ou du prestataire (dénomination sociale, adresse du siège sociale et adresse de facturation si différente, numéro RCS (pour un commerçant), numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans), mention de la forme juridique et montant du capital social, numéro SIREN
- identité du client (dénomination sociale, adresse, adresse de livraison si différente de l’adresse du client, adresse de facturation si différente).
- numéro de bon de commande (si un bon de commande a été édité)
- numéro d’identification à la TVA (si le montant est > à 150€)
- désignation et décompte des services et produits vendus (nature, marque, référence, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, éventuelles remises ou rabais)
- prix catalogue HT et taux TVA
- Total HT et TTC
- informations de paiement (date, conditions d’escompte, taux de pénalités)
- l’existence et la durée de la garantie légale de conformité, de deux ans minimum
- la catégorie de la commande, c’est à dire l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations
- l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
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L’harmonisation des statuts y compris sur les acomptes
L’harmonisation des statuts y compris sur les acomptes
Au-delà du format de la facture, de son mode de transmission et de son contenu, les entreprises devront aussi communiquer en transparence sur son étape de traitement. C’est l’harmonisation et le partage des statuts de la facture.
En effet, 4 statuts de factures seront désormais imposés et devront être renseignés sur le PPF au fur et à mesure du traitement de celle-ci : “déposée”, “rejetée”, “refusée”, et “encaissée”.
Cette gestion des statuts est essentielle car dès la première date d’obligation (pour les grandes entreprises donc), l’ensemble des entreprises non équipées d’une PDP devront utiliser le portail public pour récupérer leurs factures émises par des grandes entreprises (Orange, EDF etc.) et renseigner ainsi leur statut de traitement.
Ces 4 étapes peuvent être complétées par d’autres permettant de préciser le cycle de vie de la facture (“mise à disposition” / “prise en charge”/ “approuvée” / “suspendue” / “mise en paiement” etc.).
Précisons aussi que les factures d’acomptes seront aussi obligatoirement au format électronique, et qu’elles seront concernées par la gestion des statuts.
L’archivage
L’archivage
C’est un corollaire de la facture électronique qui a créé des débats houleux : une fois la facture électronique envoyée, celle-ci devra être conservée pendant une durée de 10 ans (la durée est la même qu’avant la réforme).
L’archivage électronique devient obligatoire : celui-ci prend la forme d’un dépôt scellé apposé sur la facture, qui est ensuite conservée dans un coffre-fort numérique.
Comme Chorus Pro (ancienne plateforme pour le dépôt de facture BtoG) prenait en charge l’archivage des factures transmises au secteur public, il a d’abord été question que le PPF endosse aussi ce rôle. C’était sans compter sur les professionnels du secteur de l’archivage qui ont alerté sur la technicité de cet accompagnement et sur l’impact que cette prise en charge par l’État aurait eu sur leur métier et leurs activités.
Les entreprises devront donc organiser elles-mêmes l’archivage électronique de leurs factures en confiant cette mission à leur Opérateur de Dématérialisation ou à leur Plateforme de Dématérialisation Partenaire si elles en ont une. Aujourd’hui de nombreux acteurs de la dématérialisation comme Print Value proposent déjà des solutions globales de dématérialisation/ archivage et peuvent donc vous donner toutes les garanties et clefs de compréhension nécessaires à votre choix.
L’obligation du e-reporting
L’obligation du e-reporting
En parallèle de l’e-invoicing les entreprises devront se soumettre à l’obligation de e-reporting. Celui-ci concerne ;
- les factures liées à des ventes ou prestations de service BtoC
- les factures à l’international
Aucun trou dans la raquette : tous les cas de figure sont couverts par l’obligation de transmission vers l’administration fiscale.
Le calendrier d’application de l’e-reporting est identique à celui de l’e-invoicing.
Concrètement, le fonctionnement de l’e-reporting est le même que pour l’e-invoicing : l’entreprise saisit manuellement dans le PPF les informations relatives à ses factures ou bien délègue à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) le versement automatique des informations.
Si votre entreprise est soumise au régime fiscal classique, le rapport hebdomadaire est dû dans un délai de 4 jours; ce délai s’allonge à 7 jours si vous bénéficiez d’un régime fiscal particulier.
L’ensemble des Plateformes de Dématérialisation proposeront des services de e-reporting car cette fonctionnalité technique est indispensable pour être accrédité PDP.
Conclusion
La réforme sur la future facture électronique ne se limite pas à l’obligation de transformer ses factures et de les envoyer via un portail public. Le traitement de celles-ci, l’archivage… tout cela servira à faciliter les contrôles de l’administration fiscale. Les factures BtoC sont aussi concernées via l’e-reporting !
Et les sanctions s’annoncent sévères.
En cas de non respect de l’e-invoicing la pénalité est de 15 euros par facture non conforme ou non réalisée, dans la limite de 15 000 € par an. Pour l’e-reporting la pénalité est de 250€ par transmission, dans la même limite de 15 000 € par an.
Le virage est important pour les TPE et PME qui ne seraient pas encore digitalisées. Pourtant nous croyons que la facture électronique obligatoire est une opportunité pour transformer ses process, gagner en productivité et réduire ses coûts.
Pour avancer vers un projet réaliste et parfaitement adapté à votre entreprise, contactez l’équipe Print Value.
