Sujet épineux s’il en est, la gestion documentaire, et plus précisément l’archivage des documents constitue un réel casse-tête pour les chefs d’entreprise.
Par peur de lourdes pénalités en cas de contrôle fiscal, certaines entreprises organisent tant bien que mal l’archivage de leurs documents en interne, ou bien décident de l’externaliser auprès d’une entreprise spécialisée. Mais qu’il soit ou non externalisé, le coût de l’archivage est considéré comme exorbitant.
Cette peur du gendarme n’est pas une lubie, l’archivage documentaire est une obligation légale avec laquelle il ne faut pas plaisanter car nul n’est au dessus des lois.
En mai 2006, aux Etats-Unis la banque d’investissement Morgan Stanley a ainsi été condamnée par la SEC (Securities and Exchange Commission) à verser 15 millions de dollars car elle ne pouvait présenter plusieurs dizaines de milliers d’emails, réclamés au cours d’une enquête; ceux-ci ayant été écrasés. Cette lourde condamnation rappelant celle prononcée à l’encontre de la Bank of America en 2004.
Sans risquer de telles amendes, le risque est bien réel pour chaque PME française.
Archiver correctement ses documents permet donc de sécuriser son activité et son entreprise. En ce sens le coût de l’archivage doit être assimilé à une dépense d’assurance en prévision d’un contrôle.
Est-il souhaitable d’archiver soi-même ses documents?
Combien coûte l’archivage papier auprès d’un professionnel?
L’archivage électronique est-il une solution adaptée pour les PME?
Dans cet article, vous trouverez nos conseils pour sécuriser vos documents d’entreprise en dépensant le prix le plus juste possible.
Archiver soi-même ses documents est une très (très) mauvaise idée
Archiver soi-même ses documents est une très (très) mauvaise idée
Précisons d’emblée :
Archiver n’est pas stocker.
Le stockage de document signifie entreposer des documents dans un lieu dédié, selon un système de classement plus ou moins rigoureux.
Archiver des documents ce n’est pas la même limonade !
Archiver suppose de trier les documents devant être archivés, de compiler certains documents, de ne conserver que les exemplaires nécessaires, de classer les documents selon une organisation argumentée afin de pouvoir consulter facilement une archive, puis de procéder régulièrement à la destruction des archives n’ayant plus de valeur juridique ou comptable.
L’archivage est un vrai défi car il considère le document dans sa double valeur :
- Une valeur légale puisqu’en cas de contrôle fiscal certains documents doivent pouvoir être présentés rapidement. Il faut donc conserver le document de la manière la plus sécurisée possible, en limiter l’accès.
- Une valeur informationnelle quand les salariés ont besoin de consulter ces documents. Le document doit donc être facilement accessible pour en faciliter la consultation.
Par peur de perdre un document important certains salariés remplissent des boîtes en carton de tout un tas de documents, dont la plupart n’ont aucune valeur et pour cette raison feraient mieux de rejoindre la corbeille à papier en vue d’être recyclés…
Savez-vous que 80% des documents archivés en interne sont conservés inutilement (principalement en raison de doublons)? |
Soucieux de pouvoir consulter rapidement ces documents, ces mêmes salariés conservent ces boîtes en carton dans l’armoire de leur bureau ou bien dans un local situé sur leur lieu de travail.
Soyons clair, cette pratique ne présente que des inconvénients :
→ le document n’est pas suffisamment sécurisé, son archivage est compromis (risque de perte, vol, destruction, catastrophe naturelle etc.)
→ le document n’est pas suffisamment accessible, le retrouver demande trop de temps
→ le coût de cette solution d’archivage est astronomique !
En effet, ce pseudo archivage en interne peut être extrêmement coûteux pour certaines entreprises, en particulier celles dont les locaux sont situés dans des quartiers où l’immobilier est élevé.
En fonction des loyers pratiqués, stocker des cartons de documents dans ses locaux du 8e arrondissement peut coûter plusieurs dizaines de milliers d’euros par an !
Selon un audit paru en 2009 sur l’archivage des documents au sein des ministères l’externalisation de l’archivage permettrait de diviser par 3 le coût de stockage (6€/mètre linéaire contre 21€/mètre linéaire in situ). Et l’on ne parle que de la place occupée par les cartons…
Archiver soi-même ses documents est donc une fausse bonne idée dont il est urgent de se défaire.
Faire confiance à une entreprise spécialisée est le seul moyen de :
garantir l’intégrité de ses documents juridiques et comptables
réduire ses coûts par rapport à un archivage sur site.
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Quel est le prix d’un archivage papier par un professionnel?
Quel est le prix d’un archivage papier par un professionnel?
Difficile de trancher cette question car l’archivage papier comprend en réalité plusieurs volets de dépenses.
Voici comment se décompose le coût de l’archivage papier :
Ces coûts de fonctionnement annuels sont à ajouter aux coûts d’investissement de départ liés au déploiement (étude préalable avec analyse et tri des documents, ré-organisation et mise en place etc.). |
Un box de stockage en région parisienne d’environ 10m2 se loue autour de 2000 euros par an.
Les frais pour mise à disposition des documents varient fortement en fonction des besoins de chaque entreprise. Pour un document livré en 48 heures il faut compter environ 10€, 15€ pour un document présenté en urgence (½ journée).
Déterminer le coût de l’archivage de ses documents papier est donc extrêmement difficile car les coûts de stockage annuels, cachent parfois d’important coûts de fonctionnement (consultation, récupération des archives en entreprise, opérations coûteuses de destruction).
La note chiffre très rapidement à plusieurs milliers d’euros par an. Le prix de la tranquillité?
Quel est le prix d’un archivage électronique?
Quel est le prix d’un archivage électronique?
Face à ces coûts importants, de nombreuses entreprises se tournent vers l’archivage électronique car celui-ci est considéré comme plus abordable.
En termes d’archivage, la question n’est pas :
Archiver soi-même ou externaliser ? –
Mais plutôt :
Archivage papier ou archivage électronique?
Voilà le réel dilemme !
Reconnu comme juridiquement valide par la Loi du 13 mars 2000, l’archivage électronique ou SAE séduit de plus en plus d’entreprises chaque année.
Son prix est la principale raison de son succès. Il faut dire que déposer un document dans un système d’archivage électronique ne coûte que quelques centimes d’euros et que ce coût n’est pas récurrent d’une année à l’autre.
Notre conseil : soyez attentif à l’unité de facturation ! Si la plupart des entreprises facturent au document versé, certaines entreprises fixent leurs tarif sur la base volume de stockage nécessaire (entre 0,40€ et 1,50€ le méga-octet). Renseignez-vous auprès des professionnels du secteur, et n’hésitez pas à comparer les prix en demandant des équivalences ! |
Avec un tarif de versement à 10ct par document, archiver 20 000 documents coûte donc 2 000€ lors du dépôt, puis la conservation est gratuite à vie, et concerne tout l’historique du document.
Avec l’archivage électronique il n’y a aucun frais caché, aucun surcoût pour la présentation des documents… tout est transparent, le budget est entièrement maîtrisé.
La disponibilité immédiate et gratuite du document est évidemment un atout en faveur de l’archivage électronique.
En plus d’être moins onéreux que l’archivage papier, l’archivage électronique permet de limiter les coûts d’impression de l’entreprise, et s’intègre parfaitement dans la logique de transformation digitale décidée par celle-ci.
Les documents dématérialisés qui représentent une part de plus en plus importante des documents d’entreprises sont conservés puis envoyés sous ce format vers le fonds d’archives appelé SAE (Système d’Archivage Électronique).
Si vous êtes intéressé par la dématérialisation des documents, mais que vous ignorez ce que cette digitalisation peut apporter à votre entreprise, nous vous conseillons la lecture de cet article : 5 bonnes raisons d’organiser la dématérialisation de ses documents.
Quant aux documents papier, ils peuvent être numérisés pour être archivés sous format électronique, à condition que l’opération de scan respecte la norme NF-Z42-026. L’indexation et la numérisation d’un document coûte entre 0,2€ et 0,5€.
Pour simplifier au maximum le versement des documents électronique vers le SAE, nombre de professionnels proposent d’équiper l’entreprise d’une GED (Gestion Électronique de Documents) qui permet de dématérialiser l’ensemble des documents d’entreprise.
Pour comprendre précisément comment une solution de GED pourrait booster la productivité de votre PME nous vous suggérons la lecture de cet article : 4 bonnes raisons d’équiper sa PME d’une GED.
Le logiciel de GED centralise ces documents électroniques “chauds” (ceux sur lesquels travaillent les collaborateurs) dans une armoire électronique, accessible aux collaborateurs autorisés, depuis n’importe quel poste de travail.
Avec l’archivage électronique, le seul inconvénient est donc qu’il vous faudra numériser vos anciennes archives papier ou bien opter pour un archivage hybride afin de conserver ces documents jusqu’à ce que leur date de conservation soit expirée.
Un dernier conseil pour la route?
Un dernier conseil pour la route?
Au moment d’externaliser votre archivage, prenez le temps de vous interroger sur la nature de vos documents archivés et sur ce que vous souhaitez désormais archiver.
Pour réduire au maximum les coûts, vérifiez que vous êtes parfaitement au courant des règles d’archivage légales. Conservez les documents importants, exigibles par l’administration fiscale, les documents qui ont de la valeur pour votre activité, et c’est tout !
Rappelez vous : 4 documents sur 5 archivés en interne sont conservés inutilement !
Externaliser l’archivage de ses documents doit être l’occasion de faire du tri, définir de nouvelles règles de conservation et simplifier les process d’archivage; ce n’est qu’à ces conditions que vous constaterez une baisse des coûts significative.
Le professionnel que vous aurez choisi devra pouvoir vous guider dans la gestion de vos documents afin d’optimiser votre nouvel archivage.
Conclusion
Conclusion
Il est temps de prendre en main votre archivage documentaire !
Conserver certains documents de votre entreprise est indispensable en cas de contrôle, et nécessaire pour vos salariés qui peuvent avoir besoin de consulter tel ou tel support.
Consciente du coût invisible que représente le stockage de leurs documents sur site, de plus en plus de patrons de PME sous-traitent leur archivage à des entreprises spécialisées. Ils optent alors pour l’archivage papier en imaginant, à tort, que l’archivage électronique est réservé aux grandes entreprises fortement digitalisées.
En réalité l’archivage électronique ou SAE est tout à fait abordable, et même bien moins onéreux que l’archivage papier. Sa flexibilité en fait une solution tout à fait adaptée au PME, a fortiori s’il est couplé avec un logiciel de GED.
L’essentiel est de trouver un prestataire de confiance pratiquant des prix justes.
Ainsi notre équipe est à votre disposition pour discuter de votre environnement documentaire, et trouver la solution la plus adaptée à vos problématiques d’archivage.
