fbpx

Solutions de GED

La GED pour Gestion Électronique de Documents est le nouvel outil au service de la transformation numérique des entreprises.
L’objectif d’une solution de GED est de simplifier l’ensemble des flux documentaires d’une organisation, elle répond donc à un besoin d’organisation et permet de sérieux gains de temps et de productivité.
Pourquoi ceux qui souhaitent gérer le flux de leurs documents doivent-ils opter pour une solution GED ?
Les réponses à ces questions permettent de mieux connaître ce concept.

Savez-vous qu’un salarié perd environ 7h30 par semaine à chercher des documents? Ou que 25% des entreprises ne sont pas capables de produire rapidement les pièces justificatives demandées en cas d’audit comptable et financier?

La gestion documentaire des entreprises est catastrophique !

Les factures et contrats clients sont perdus, des doublons sont créés, nul ne s’y retrouve…l’entreprise se noie dans ses documents.

Mettre en place une solution de GED simplifie la gestion des documents car elle automatise le traitement de chaque fichier, et ce sur plusieurs étapes de son cycle de vie :

Création et classement —> Modification —> Validation —> Utilisation, partage et gestion des accès —> Conservation —> Destruction

Concrètement une solution de GED organise les documents vivants (dits chauds) en lisant les éléments de chaque fichier de l’entreprise. Cette somme de données (le nom de l’utilisateur qui a créé le document, les modifications ultérieures et validations successives etc.) sont des métadonnées qui servent ensuite à indexer et classer le document.

Le classement des documents se fait selon une architecture dynamique et intelligente : un même document est accessible par plusieurs chemins de recherche. Une facture, par exemple, peut être retrouvée dans le fond documentaire via son numéro d’enregistrement, le nom du client, la nature du matériel vendu etc. Une flexibilité qui facilite le travail collaboratif et fluidifie l’accès aux documents dans l’entreprise.

Savez-vous qu’un collaborateur perd en moyenne 18 minutes par jour à chercher des documents?

La GED est une solution efficace pour limiter la perte de productivité et le coût onéreux de la recherche de documents. Et grâce à la numérisation des documents et à leur disponibilité immédiate, il est moins coûteux de produire un document en version numérique facilement  accessible ensuite,  que de créer un document papier puis de perdre du temps à le rechercher ensuite.

L’intérêt de recourir à la GED réside dans l’accessibilité des documents.

Pour mieux comprendre l’attrait de la GED, voici quelques-uns des bénéfices attendus par l’utilisateur :

  • Centralise tous les documents dans un fond documentaire unique
  • Indexe et classe dynamiquement les fichiers
  • Protège certains fichiers des consultations non autorisées
  • Simplifie la recherche des documents donc limite le temps perdu
  • Facilite les échanges et le travail collaboratif entre salariés
  • Augmente la productivité des équipes


En devenant votre base documentaire unique et partagée, la GED permet la dématérialisation et le partage de certains documents administratifs, donc de certains process.

C’est une étape préalable et complémentaire à la dématérialisation de vos documents et processus !

Concrètement avec une GED il est possible de :

La dématérialisation des factures permet de les éditer plus rapidement, de les transmettre immédiatement aux clients, et donc d’être payé plus rapidement. Réduisez les coûts et les délais de paiement, tout en respectant le cadre juridique normalisant les factures.

Ajouter les factures (électroniques ou numérisées) reçues à une base de données, organiser le versement de celles-ci vers un logiciel comptable et limiter le stockage des factures sous format papier : c’est possible !

La centralisation des notes de frais simplifie la gestion de celle-ci : les justificatifs sont photographiés et transmis en un clic par le salarié au service comptable, qui contrôle puis effectue le remboursement. L’outil peut même se charger de générer les écritures comptables!

Documents numériques ou numérisés, l’archivage se simplifie avec un logiciel de GED. Il suffit d’organiser le versement de vos documents, ce qui permet de retrouver facilement les fichiers tout en sécurisant ceux-ci.  

Qui a besoin d’une GED ?

Mettre en place une solution de GED dans une entreprise est particulièrement indiqué dans certains cas:

  • Les processus internes sont lourds et chronophages
  • La relation client est le socle du business model
  • Un gros volume de documents sont créés chaque année

Quel est le prix d’une solution de GED ?

Le prix d’une GED dépend de la taille de l’entreprise, de ses process internes, du nombre d’utilisateurs et bien sûr du volume de documents exploités chaque année.

Une solution de GED simple et efficace coûte quelques milliers d’euros par an : la qualité et la robustesse ont un prix ! Dans le cas d’un abonnement Cloud (donc d’une solution de GED en open source) cette dépense peut être considérée comme une dépense d’exploitation et s’enregistre donc dans le compte de résultat.

En plus des économies de traitement et des gains de productivité, une solution de GED peut aussi faire économiser les dépenses allouées au stockage des documents (espace ou matériel facturé annuellement).

Comment choisir son fournisseur de solution de GED ?

Le bon fournisseur est d’abord celui qui a compris votre besoin.

Chaque entreprise est unique, donc chaque projet GED est différent. Le marché des solutions de GED est en plein essor et a attiré de nombreux entrepreneurs : attentions aux solutions trop récentes ou à des prix trop bas…

La responsabilité du fournisseur en cas de panne, le niveau de sécurité dont il entoure les documents, ou encore la réversibilité du contrat sont des points très importants lors du choix d’un prestataire de solution de GED. Le fond documentaire d’une entreprise représente sa base de travail, son patrimoine historique, et la justification de ses activités au regard de la loi. Tout cela a une grande valeur et ne doit pas être confié à n’importe qui !

Choisir un fournisseur de confiance garantira le succès de votre projet GED !

Notre solution de GED

Vous avez besoin d’être plus performants au quotidien et de faire gagner un temps précieux à vos collaborateurs ?
Print Value vous accompagne et vous conseille dans le déploiement de la solution de GED la plus adaptée à votre besoin.

LE BLOG

Pour aller plus loin…

Confiez votre gestion de flux documentaires à un spécialiste fiable et réactif !

Bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure pour votre projet avec nos consultants experts de la gestion de flux documentaires tous secteurs d’activité confondus et nos partenaires technologiques choisis avec soin pour couvrir tous vos besoins.

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

    SIÈGE SOCIAL

    119 avenue Louis Roche
    92230 Gennevilliers
    France

    TÉLÉPHONE

    +33 (0)1 41 32 22 60

    EMAIL

    assistance@print-value.fr

    Cart