GESTION DOCUMENTAIRE

LA DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS

Organisez la dématérialisation de vos documents au sein de votre entreprise. Simplifiez le travail de vos collaborateurs en les faisant travailler sur des documents au format électronique, gagnez en productivité et réduisez vos coûts de fonctionnement.

Réduisez ces coûts d’impression qui représentent entre 1 et 3% de votre chiffre d’affaires. 
Simplifiez le travail collaboratif en fluidifiant les échanges de documents. 
Boostez la productivité de vos salariés en automatisant le traitement de certains documents et en les rendant accessibles partout.
Améliorez votre relation client en augmentant la traçabilité et la transparence documentaire.
La dématérialisation des documents s’intègre dans la tendance forte de la transformation numérique des entreprises. En digitalisant le support de travail qu’est le document, les entreprises simplifient son usage, facilitent sa diffusion et consolident sa valeur probatoire.

En se digitalisant, le document simplifie les activités de l’entreprise, optimise son fonctionnement, et finalement se met au service de votre productivité.

Les principaux avantages de la dématérialisation des documents
  • Réduit les coûts d’impression, d’affranchissement, d’archivage
  • Limite les erreurs en automatisant une partie de la saisie des documents
  • Permet de gagner en productivité en améliorant l’accessibilité des documents et en facilitant leur diffusion
  • Augmente la sécurisation des documents et données, par rapport au format papier qui est volatile, fragile et périssable
  • Améliore sensiblement l’image de l’entreprise qui devient digitale, moderne et innovante
  • Réduit l’impact environnemental en limitant le recours au papier et l’usage des consommables d’impression

 

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Tout savoir sur la dématérialisation des documents

Qu’est ce que la dématérialisation des documents?

Par opposition au format papier, un document dématérialisé (parfois dit “électronique”) est un document directement créé sous un format numérique, via un système d’information. Le document ainsi créé n’est donc pas matériel, bien qu’il puisse être imprimé en cas de besoin.

Evidemment, la dématérialisation des documents n’a aucun sens si le traitement de ceux-ci n’est pas complètement digitalisé. Rien ne sert d’avoir un document dématérialisé si à chaque étape de son traitement il est régulièrement imprimé ! Pour renouveler entièrement le cycle de vie du document et donc le rendre pleinement dématérialisé, il faut repenser les processus de l’entreprise et les dématérialiser. La dématérialisation des documents doit donc être accompagnée d’une réflexion sur la dématérialisation des processus. 

Il s’agit donc de mettre en place des workflows adossés au document électronique afin d’optimiser l’usage de celui-ci. 

Simplifier l’organisation interne, organiser des circuits de validation, et digitaliser certains processus métiers sont les corollaires indispensables de la dématérialisation des documents en entreprise ! Et tout cela est bien plus simple qu’il n’y parait !

Dématérialisation des documents : quels documents sont concernés?

Tous les documents d’une entreprise ! A partir du moment où un format de document est régulièrement traité, échangé et archivé, il devient dématérialisable. Factures et bons de commande, notes de frais, contrats d’embauche, bulletin de salaire, contrats commerciaux… Il n’y a aucune limite ! 

Par conséquent, tous les services de l’entreprise peuvent être concernés par la dématérialisation des documents :

  • Le service commercial
  • Le service comptable et financier
  • Le service des Ressources Humaines
    Etc.

Aujourd’hui le marché de la dématérialisation des documents est extrêmement dynamique tant du point de vue de l’offre que de la demande. D’une part les entreprises sont de plus en plus conscientes de la nécessité de dématérialiser leurs documents, et sont donc en demande de solutions clefs en main. De l’autre les éditeurs de logiciels enrichissent régulièrement leur catalogue produits en proposant de dématérialiser de nouveaux types de documents. Il y a donc fort à parier que de nouveaux documents pourront être dématérialisés à l’avenir : une petite révolution numérique est en marche !

Pourquoi dématérialiser les documents?

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux !

En devenant digital, le document est pleinement exploitable par l’intelligence artificielle, tout en se libérant des contraintes de la matérialité.

Réduit les coûts de fonctionnement

Le document électronique est d’abord moins cher car il ne nécessite qu’une faible quantité d’énergie pour être produit, traité, et stocké, alors que le format papier est gourmand en consommables (papier, encre, timbres), ainsi qu’en espace de stockage.

Limite les risques d’erreur

La saisie des informations du documents peut être automatisée, ce qui évite les erreurs humaines et soulage les collaborateurs de ces tâches chronophages : ils peuvent à présent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui est bénéfique pour l’activité de l’entreprise.

Facilite le travail en entreprise

Virtuel, le document électronique est aussi plus accessible ! Fini le temps passé à rechercher un document papier rangé dans une armoire. Les systèmes informatiques actuels permettent des recherches multicritères offrant de multiples chemins d’accès aux documents. Accessible, l’information circule mieux dans l’entreprise. L’information est disponible sans contrainte d’heure ou de lieu. 

Permet des gains de productivité

La diffusion du document est simplifiée : rien n’est plus simple que de partager un document sous format électronique. Gagner du temps en diffusant plus rapidement les documents permet de réduire les temps de traitement, les délais de validation, et donc de progresser en efficacité, en productivité.

Préserve la sécurité des données

La virtualité d’un document électronique est aussi un gage en terme de sécurité. Concrètement au format papier périssable et localisé dans un espace pouvant faire l’objet d’incidents, le document au format électronique est stocké sur des serveurs hautement sécurisés, disponibles et protégés d’attaques extérieures.

Quels documents faut-il dématérialiser?

En la matière seul le volume de production documentaire compte. En effet, pour estimer l’opportunité de dématérialiser un type de document, il faut considérer son volume de production annuel. Une entreprise qui n’édite que 10 factures à l’année aura évidemment moins d’intérêt à dématérialiser ses factures clients qu’une entreprise qui en édite plusieurs centaines !

Le fonctionnement de l’entreprise, ses objectifs et ses priorités, doivent guider le choix du document à dématérialiser. Mieux vaut commencer la transformation numérique de son entreprise en se concentrant sur un type de document à la fois. Certains documents sont d’ailleurs très simples à dématérialiser, il suffit de commencer par ceux-ci. Une fois le projet défini il ne reste qu’à se lancer !

C’est souvent le premier projet imaginé et déployé dans les entreprises ! Parce que l’entreprise a une mainmise totale sur l’édition et le traitement de ce document, parce qu’il est diffusé auprès des clients et participe donc à l’image de l’entreprise, la dématérialisation des factures clients figure en tête de liste des ambitions des entreprises. 

Rien de très compliqué. Il conviendra cependant de mettre en place les outils permettant à la facture client dématérialisée d’obtenir une valeur fiscale probatoire, et de bien organiser le versement de ce type de document vers les logiciels métiers de l’entreprise, afin que ce nouveau format dématérialisé s’intègre complètement aux habitudes de travail des collaborateurs. Enfin, ce changement devra être annoncé aux clients afin que la transition se fasse simplement. Aujourd’hui les fournisseurs accompagnent leur client du début à la fin de la démarche : la transition se fait simplement et de manière très fluide !

Il s’agit de traiter sous format électronique des factures fournisseurs quel que soit le format de facture envoyé par le fournisseur.

C’est donc l’ensemble du circuit de traitement de la facture qu’il faut dématérialiser, alors que celle-ci peut se présenter sous format papier. De la réception au paiement en passant par la capture, le classement, et la validation, la facture fournisseur devient dématérialisée et rejoint un workflow entièrement digitalisé.

Si ce projet ne fait pas l’objet d’une réelle promotion en externe puisqu’il s’attache à dématérialiser un document en interne, la dématérialisation des factures fournisseurs permet cependant de simplifier votre organisation interne, d’accélérer les temps de traitement et donc de réduire les délais de paiement. Pour la plus grande satisfaction de vos fournisseurs !

Finie la corvée des notes de frais avec la dématérialisation ! En s’attaquant à simplifier une procédure lourde et chronophage, les éditeurs de logiciels ont réussi un coup de maître.

En lieu et place des procédures papier, des justificatifs professionnels gribouillés, photocopiés, agrafés, choisissez la note de frais dématérialisée en 2 clics! Le collaborateur prend en photo son justificatif, son ticket de dépense via son smartphone et instruit sa demande en quelques clics. Du côté du service comptable l’ensemble des pièces justificatives parvient au même moment, et dans les délais impartis ce qui facilite le traitement des demandes et permet un remboursement rapide. L’automatisation du document ainsi que de son traitement offre aussi des possibilités très précises de reporting. Simplicité de déploiement et satisfaction utilisateurs sont les atouts de la dématérialisation des notes de frais. 

Il existe un domaine dans lequel la dématérialisation des documents n’est ni facultative ni le fruit d’un choix interne : les marchés publics ! L’Etat impose à ses entreprises fournisseurs de dématérialiser leur factures clients et de les déposer sur un portail prévu à cet effet : Chorus Pro. Au 1e janvier 2020, toutes les entreprises (y compris les micro-entreprises) seront concernées par cette obligation.

Malheureusement, l’utilisation de la plateforme peut être malaisée pour certaines entreprises, et nécessite un temps de saisie important. Chaque facture doit être entrée manuellement !

Pour répondre au besoin des entreprises d’une prise en main facilitée de l’appareil, il existe des solutions permettant de connecter sa solution de factures clients dématérialisée à Chorus Pro. En organisant le versement des factures électroniques vers la plateforme, certains logiciels simplifient la prise en main de cet outil obligatoire : un bon moyen de se mettre en conformité sans perdre en productivité !

Les contraintes de la dématérialisation des documents

Facilement modifiable, le document électronique doit apporter des gages de sérieux pour acquérir la même valeur probatoire que le format papier. En fonction des types de documents dématérialisés, la loi exige que des garanties soient apportées quant à l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. Différents mécanismes peuvent permettre de répondre à ces exigences, dont la signature électronique, un procédé certifié qui présente la même valeur qu’une signature manuscrite.

Un fournisseur sérieux saura vous conseiller sur le procédé de certification le plus adapté à votre entreprise. En fonction de vos effectifs, de votre volume documentaire et de votre budget, la solution vous permettra d’être en conformité avec la loi.

L’accessibilité et la pérennité est aussi un enjeu fort dans la dématérialisation des documents : au même titre que des documents au format papier ceux-ci doivent pouvoir être produits rapidement en cas de contrôle. La mise en place d’un coffre fort numérique accessible tout en étant sécurisé est donc un prérequis indispensable pour protéger le fond documentaire dématérialisé de son entreprise. Ce type de service est évidemment prévu et inclu dans l’offre de service du prestataire : vous n’avez qu’un interlocuteur !

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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