CAS CLIENT | KORUS GRANDS PROJETS

Simplifier les process de validation interne grâce à la GED

LE CLIENT

KORUS est une PME créée en 1991 et spécialisée dans la conception et l’aménagement d’espaces professionnels (bureaux, commerces, agences, hôtellerie…). 

L’entreprise KORUS Grands Projets propose à ses clients des solutions sur-mesure en fonction des contraintes de l’activité et des besoins des usagers. De la conception à l’aménagement en passant par l’étude de faisabilité et le pilotage du chantier, KORUS Grands Projets accompagne ses clients tout au long de leur projet et met à leur disposition l’ensemble de ses compétences métiers. En imaginant des espaces innovants et performants, l’entreprise valorise le patrimoine immobilier et la marque de ses clients.

 
De la location de copieur à la dématérialisation de documents

Client historique de Print Value, KORUS Grands Projets a longtemps sollicité notre entreprise sur des besoins ponctuels de location de photocopieurs multifonctions pour des chantiers, donc sur de la courte durée. Malgré ces besoins ponctuels liés à des projets en cours, KORUS Grands Projets et Print Value ont su construire une relation commerciale de qualité, le premier appréciant la souplesse de l’offre, la réactivité et les tarifs négociés pratiqués par l’équipe de commerciaux. 

Confronté à de nouveaux besoins de matériel PRINT, KORUS Grands Projets sollicite Print Value pour discuter de ces nouvelles demandes et négocier un nouvel accord commercial. Au cours de ces échanges, alors que Print Value présente son expertise complémentaire dans la dématérialisation documentaire, il apparaît que l’entreprise KORUS rencontre des difficultés dans la validation de certains de ses documents internes.

Secteur Bâtiment, gros oeuvre
Effectif 250
Volume documentaire 500 - 1000 factures / an
Nombre de sites 15
Chiffre d'affaires 21 600 000 €

LE DÉFI

En raison de son activité de construction/ aménagement, l’entreprise KORUS Grands Projets doit composer avec un éparpillement constant de ses ressources humaines à travers ses différents chantiers en cours. Or l’absence des collaborateurs au siège pose problème quant à la validation des Bons pour ordres de service, documents essentiels mais dont la gestion est archaïque. En effet, les process sont longs, les documents se perdent et aucun suivi n’est mis en place. 

Or l’activité de l’entreprise prend de l’ampleur, la gestion de ces documents est donc essentielle pour ne pas nuire à la productivité des collaborateurs et faciliter le travail collaboratif. La Gestion Électronique de Documents (GED) paraît tout à fait indiquée pour ce type de besoin interne : en centralisant les documents dans un fond unique et distinct du serveur interne de l’entreprise, la GED permet à tous les collaborateurs autorisés de consulter et valider les documents depuis n’importe quel lieu et à n’importe quel moment. Elle est donc parfaitement adaptée au travail en mobilité tel qu’il existe chez KORUS.

Comment s'est déroulé le projet ?

En janvier 2019, KORUS Grands Projets sollicite Print Value afin de préciser ses nouveaux besoins en matière de copieurs et se faire présenter les différentes possibilités commerciales. Dans le cadre de cette rencontre de suivi client, après la négociation d’un nouvel accord commercial, nous présentons à notre interlocutrice nos activités complémentaires ainsi que la solution Zeendoc que nous déployons chez de nombreux clients. 

 

Convaincue que ce nouvel outil peut améliorer leur fonctionnement en interne, permettre aux collaborateurs de gagner en productivité, et générer de substantielles économies, la Responsable travaux rencontrée en janvier, sollicite Print Value début mars pour équiper l’entreprise KORUS Grands Projets de la solution Zeendoc et dématérialiser les Bons pour ordres de services. 

Le commercial Print Value lui propose alors d’essayer  la solution durant 1 mois, afin de confirmer son intérêt pour celle-ci. L’outil Zeendoc est alors déployé sous une version test, et pris en main par les collaborateurs dans l’entreprise. Le client est rapidement convaincu et prend rendez-vous pour une signature de contrat le 15 mai.

Ensemble, nous avons pris conscience de ce besoin de réorganisation documentaire et avons adossé à un process de dématérialisation. Repenser les workflows à partir de ce nouveau format de document a permis de résoudre cette difficulté interne tout en adaptant l’outil aux contraintes métiers.

Quels sont les résultats ? Le client est-il satisfait ?

L’entreprise KORUS Grands Projets apprécie la solution Zeendoc pour sa simplicité d’utilisation, sa souplesse de paramétrage mais aussi son haut niveau de sécurité. 

Alors que la validation des Bons pour ordre de service était suivi par une assistante et un responsable auparavant, l’automatisation des workflows simplifie désormais les échanges de documents et prévient toute défaillance d’attention. Désormais le document est validé dans un délai moyen d’1 journée, contre 3 jours auparavant ! 

La durée du process de validation a donc été divisée par 3 !

Aujourd’hui le client est entièrement satisfait du déploiement de Zeendoc dans son entreprise. Si des paramétrages sont encore à prévoir pour optimiser le fonctionnement de la solution et faire gagner encore plus de temps aux collaborateurs, l’outil a déjà pleinement fait ses preuves. 

Et demain ?

Cette expérience extrêmement positive a donné l’idée au client de dématérialiser d’autres documents et process internes : l’entreprise KORUS envisage à présent de dématérialiser les notes de frais de ses collaborateurs, et de se doter d’un procédé de signature électronique. Cette dernière possibilité permettrait de disposer de valider des documents via une signature ayant une valeur probante : la signature électronique pourrait donc être apposée sur les Ordre de service car elle aurait une valeur juridique du point de vue de la commande fournisseur.

« En présentant ses solutions de gestion documentaire, Print Value nous a permis de comprendre que nos problématiques de validation internes étaient courantes et pouvaient être résolues par un simple déploiement d’outil. Print Value a pris le temps de comprendre notre besoin, nos contraintes métiers, et a validé avec nous la pertinence de leur solution pour notre entreprise. 

La dématérialisation documentaire que nous avons initié a permis de simplifier notre organisation interne et le succès de cette transformation nous pousse aujourd’hui vers la dématérialisation d’autres types de documents, toujours accompagnés de Print Value dont les conseils ont été précieux tout au long de notre projet. 

A l’occasion de ces nouveaux projets nous renouvelons en effet notre confiance dans Print Value. Merci pour votre honnêteté et votre transparence ! »

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Astrid Guesdon de Lussy |Responsable Technique Régional
KORUS GRANDS PROJETS

Pourquoi Print Value ?

Dès le premier rendez-vous commercial, KORUS a apprécié le professionnalisme de l’équipe Print Value. Ayant détecté un besoin en matière de gestion documentaire, le commercial en charge du dossier a su questionner le client afin de lui faire préciser son besoin et ses attentes. C’est après cet échange qu’il a pu vérifier que la solution Zeendoc était effectivement adaptée aux problématiques du client. 
Les contraintes métiers, l’exigence forte de sécurité documentaire… lors des échanges aucun sujet n’a été évité afin de fournir au client le meilleur conseil possible sur les solutions existantes. Rapidement enthousiaste, le suivi de projet s’est déroulé de manière idéale, dans une relation de confiance mutuelle.

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