Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
Éditer une facture ne s’improvise pas ! Contenu, forme… la réglementation encadre ce document dont la valeur comptable et fiscale est évidente.
Pourtant aujourd’hui, nombreuses sont les petites entreprises éditant des factures incomplètes, souvent sous format PDF, et envoyées par mail. Ces factures qui semblent dématérialisées n’ont en réalité aucune valeur juridique car elles ne répondent ni aux règles générales d’édition des factures (format, mentions obligatoires), ni aux règles spécifiques qui encadrent la facture électronique.
Alors que la facture électronique BtoB sera bientôt obligatoire, 74% des TPE et PME pensent qu’une facture électronique envoyée par mail suffira, et 66% que le format PDF sera accepté (sondage REGATE / Institut CSA).
L’envoi, le suivi, et l’archivage des factures électroniques seront extrêmement encadrés; voir à cet effet notre article : E-reporting, archivage, toutes les obligations de la facture électronique.
Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur les factures depuis octobre 2019? Quels mentions obligatoires ont été ajoutées à l’occasion de la dernière réforme (2023) ?
Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture ?
Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur une facture ?
Les mentions obligatoires devant figurer sur une facture électronique sont les mêmes que pour une facture papier, à savoir :
- le numéro de la facture et sa date d’émission
- la date de l’opération commerciale (vente ou prestation de service)
- l’identité de l’entreprise qui a fourni le bien ou service (nom, prénom ou siège social, Siren ou Siret, code NAF, numéro RCS…)
- l’identité du client
- le numéro d’identification à la TVA si nécessaire
- le numéro du bon de commande s’il y en a eu un d’établi
- les produits ou services vendus, marques et références, quantités, prix unitaires, prix hors taxe, éventuels taux de TVA, rabais consentis…
- la date ou le délai de paiement
Certaines mentions particulières doivent être ajoutées dans les situations suivantes :
- si le vendeur ou l’acheteur est membre d’une association
« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ».
- si le vendeur bénéficie d’un régime de la franchise en base de TVA
« TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».
- si le sous-traitant n’applique pas la TVA car l’entreprise principale la déclare
« auto-liquidation de la TVA »
- les informations de l’assurance si le vendeur exerce une activité artisanale pour laquelle la souscription à une assurance professionnelle est obligatoire
RCP : identité de l’assureur, coordonnées
Du point de vue de l’organisation de la facturation, chaque facture électronique ou papier doit comporter un numéro unique, basée sur une séquence chronologique et continue.
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Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur les factures depuis octobre 2019?
Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur les factures depuis octobre 2019?
Depuis le 24 avril 2019, une ordonnance modifie l’article 441-9 du Code du Commerce et impose de faire figurer deux obligations supplémentaires sur les factures :
- le numéro de l’éventuel bon de commande établi au préalable
- les adresses de facturation du vendeur ou du client si celles-ci diffèrent de leurs adresses respectives
Cela concerne les entreprises qui externalisent le traitement de leurs factures ou bien les établissements dont le siège social centralise toutes ces opérations.
Attention ! Que la facture soit électronique, ou papier, il est impératif de faire figurer aussi l’adresse du client.
Enfin l’ordonnance prévoit que chaque facture devra être émise dès la livraison du bien ou la prestation de service réalisée.
Ces nouvelles mentions sont devenues obligatoires le 1e octobre 2019
Quelles mentions obligatoires ont été rajoutées en 2023 ?
Quelles mentions obligatoires ont été rajoutées en 2023 ?
Voici les 3 mentions obligatoires ajoutées par la réforme de 2023 :
- L’adresse de livraison si différente de celle du client
- la catégorie de la commande, c’est à dire l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à une facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations
- l’option pour le paiement de la taxe d’après les débits, lorsque le prestataire a opté pour celui-ci.
Conclusion
Conclusion
Chaque entreprise doit veiller à la bonne tenue de ses documents comptables, et en particulier de ses factures. Dématérialiser ses factures est un choix présentant de nombreux avantages, à condition que le document édité soit techniquement fiable et juridiquement irréfutable.
Si vous omettez de faire figurer les nouvelles mentions rendues obligatoires, vous encourez une amende de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Une pénalité qui sera encore plus lourde si vos factures électroniques sont considérées par l’administration fiscale comme juridiquement nulles…
