Éditer une facture ne s’improvise pas ! Contenu, forme… la réglementation encadre ce document dont la valeur comptable et fiscale est évidente. 

Pourtant aujourd’hui, nombreuses sont les petites entreprises éditant des factures incomplètes, souvent sous format PDF, et envoyées par mail. Ces factures qui semblent dématérialisées n’ont en réalité aucune valeur juridique car elles ne répondent ni aux règles générales d’édition des factures (format, mentions obligatoires), ni aux règles spécifiques qui encadrent la facture au format électronique. 

De plus, rares sont les entreprises à faire figurer sur leurs factures électroniques les nouvelles informations rendues obligatoires en octobre dernier. 

Du point de vue de l’archivage, les règles juridiques varient aussi en fonction du format du document, et une fois encore de nombreuses entreprises ignorent ces règles. 

Connaissez-vous parfaitement les normes qui encadrent les factures qu’elles soient électroniques ou papier? 

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires devant figurer sur les factures depuis octobre 2019? 

Quelles normes supplémentaires encadrent le format électronique par rapport au format papier? 

Découvrez dans notre article tout ce que vous devez savoir avant d’éditer votre prochaine facture client. Sécurisez l’activité de votre entreprise en vous prémunissant d’un contrôle fiscal qui pourrait être désastreux pour celle-ci.

Quelles normes communes encadrent la facture électronique et la facture papier?

Rappelons qu’une facture est un document obligatoire concernant toutes les activités de production et de distribution de biens et de services. Preuve d’une opération commerciale, elle présente une double valeur comptable et fiscale. 

Sur le plan de la forme, que la facture soit papier ou électronique elle doit être rédigée en langue française et être éditée en deux exemplaires; l’original doit être conservé par le client. 

Les mentions obligatoires à faire figurer sur une facture électronique sont les mêmes que pour une facture papier, à savoir : 

• la date d’émission de la facture
• la date de l’opération commerciale (vente ou prestation de service)
• l’identité de l’entreprise qui a fourni le bien ou service (nom, prénom ou siège social, Siren ou Siret, code NAF, numéro RCS…)
• l’identité du client
• le numéro d’identification à la TVA si nécessaire
• le numéro du bon de commande s’il y en a eu un d’établi
• les produits ou services vendus, marques et références, quantités, prix unitaires, prix hors taxe, éventuels taux de TVA, rabais consentis…
• la date ou le délai de paiement

Certaines mentions particulières doivent être ajoutées dans les situations suivantes : 

• si le vendeur ou l’acheteur est membre d’une association

« Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté ». 

• si le vendeur bénéficie d’un régime de la franchise en base de TVA

« TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts ».

• si le sous-traitant n’applique pas la TVA car l’entreprise principale la déclare

« auto-liquidation de la TVA »

• les informations de l’assurance si le vendeur exerce une activité artisanale pour laquelle la souscription à une assurance professionnelle est obligatoire

RCP : identité de l’assureur, coordonnées

Du point de vue de l’organisation de la facturation, chaque facture électronique ou papier doit comporter un numéro unique, basée sur une séquence chronologique et continue. 

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires devant figurer sur les factures depuis octobre 2019?

Depuis le 24 avril 2019, une ordonnance modifie l’article 441-9 du Code du Commerce et impose de faire figurer deux obligations supplémentaires sur les factures : 

• le numéro de l’éventuel bon de commande établi au préalable
• les adresses de facturation du vendeur ou du client si celles-ci diffèrent de leurs adresses respectives

Cela concerne les entreprises qui externalisent le traitement de leurs factures ou bien les établissements dont le siège social centralise toutes ces opérations. 

Attention ! Que la facture soit électronique, ou papier, il est impératif de faire figurer aussi l’adresse du client. 

Enfin l’ordonnance prévoit que chaque facture devra être émise dès la livraison du bien ou la prestation de service réalisée. 

Ces nouvelles mentions sont devenues obligatoires le 1e octobre 2019

Quelles normes supplémentaires encadrent le format électronique par rapport au format papier?

Aujourd’hui de nombreuses entreprises connaissent les avantages de la facture électronique et souhaitent dématérialiser ces documents. 

Si vous ignorez les raisons qui poussent les entreprises à dématérialiser leurs factures nous vous conseillons de lire cet article listant les 7 avantages de la facture électronique. 

Certains chefs d’entreprise imaginent que la dématérialisation d’une facture consiste à l’éditer via un outil comptable, à l’enregistrer en PDF, puis à l’envoyer par email.

Soyons clair, une telle facture n’est pas une facture électronique et n’a aucune valeur juridique. 

Pour être valable, une facture électronique doit en effet présenter des garanties : 

• d’intégrité : le document n’a pas été modifié après signature
• d’authenticité :seule la personne autorisée a pu signer/ valider le document
• de lisibilité : le document est consultable facilement, et durant quelques années

Or n’importe quel collaborateur ou client peut modifier et signer un document PDF ! Contrairement aux idées reçues le format PDF est loin d’être inviolable.

Si vous en doutez, nous vous invitons à regarder cette vidéo qui montre qu’un PDF peut être modifié facilement, en quelques minutes. 

Concrètement l’Etat français prévoit 3 manière d’éditer et de sécuriser une facture électronique: 

• l’Échange de Données Informatisées (EDI)
• la signature électronique
• la Piste d’Audit Fiable (PAF)

Combien de temps doit-on conserver une facture électronique?

La durée de conservation des factures électroniques est de 10 ans, comme pour les factures papier. Ces dernières peuvent être conservées sous format papier ou bien format électronique (sous réserve d’être numérisée en respectant la certification NF Z 42-026 qui réglemente ce procédé).

Les factures électroniques doivent elles être conservée au moins 3 ans sous format électronique, pour les 7 années suivantes l’entreprise peut choisir de la conserver sous ce même format ou bien sous format papier. 

Pour tout archivage de document au format électronique, rappelons qu’il existe des solutions dites de SAE (système d’archivage électronique) qui possèdent les garanties requises par le législateur.

Conclusion

Chaque entreprise doit veiller à la bonne tenue de ses documents comptables, et en particulier de ses factures. Dématérialiser ses factures est un choix présentant de nombreux avantages, à condition que le document édité soit techniquement fiable et juridiquement irréfutable.

Si vous omettez de faire figurer les nouvelles mentions rendues obligatoires en octobre, vous encourez une amende de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Une pénalité qui sera encore plus lourde si vos factures électroniques sont considérées par l’administration fiscale comme juridiquement nulles…