Vous le savez certainement : la facture électronique sera bientôt obligatoire dans les relations BtoB. Cette obligation mise en place par la Loi de Finance 2020 s’inscrit dans une démarche européenne de systématisation de la facture dématérialisée. De nombreux pays ont en effet rendu obligatoire ce type de facture dans les relations BtoG et BtoB (l’Italie par exemple).
En décembre 2022, la Commission européenne a déposé un projet de directive visant à rendre obligatoire la facture électronique dans toute l’Union Européenne. La pression internationale est donc forte, et la France longtemps à la traîne s’est résolument engagée dans cette démarche.
“ 74% des TPE et PME interrogées pensent qu’une facture électronique est une facture envoyée par mail, et 66% que le format PDF suffit.”
Pourtant si 79% des TPE et PME (sondage REGATE / Institut CSA) ont entendu parler de la réforme, rares sont celles qui maîtrisent réellement le sens de cette réforme et ses implications. En effet, 74% des TPE et PME interrogées pensent qu’une facture électronique est une facture envoyée par mail, et 66% que le format PDF suffit. Sans surprise vu le niveau d’information, seulement 6% des TPE-PME considèrent que la réforme est un sujet prioritaire.
Ce manque d’information, cette impréparation généralisée a pour conséquence un fort besoin d’accompagnement des TPE-PME de la part des prestataires de services liés à la comptabilité (experts-comptables, éditeurs de solutions logicielles) qui sont aux avant-postes de cette réforme.
Qui sera bientôt concerné par l’obligation de la facture électronique? Quelles sont vos options pour répondre à cette obligation ?
Voici quelques pistes pour avancer dans votre projet et négocier ce virage réglementaire.
Quand la facture électronique va-t-elle devenir obligatoire?
Quand la facture électronique va-t-elle devenir obligatoire?
Tout dépend de la taille de votre entreprise car cette obligation va s’étendre progressivement.
EDIT
Voici le calendrier modifié de mise en application.
- 1er septembre 2026 : obligation pour toutes les entreprises d’accepter le format électronique & obligation pour les Grandes Entreprises et Entreprises de Taille Intermédiaires d’émettre leurs factures sous format électronique
- 1er septembre 2027 : obligation pour les TPE, PME et microentreprises d’émettre leurs factures sous format électronique
Attention cependant, rappelons que le classement de votre entreprise dépend de ses effectifs, mais aussi de son chiffre d’affaires. Une entreprise comptant 240 salariés mais faisant un chiffre d’affaires de 60 millions d’euros n’est pas considérée comme une PME mais bien comme une ETI et devra donc éditer ses factures au format électronique dès le 1er janvier 2025. Soyez vigilants !
Rappel des seuils de classification des entreprises
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PME |
Effectif < 250 salariés |
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ETI |
Effectif < 5 000 salariés et CA < 1 500M€ (ou total bilan < 2 000M€) |
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Grandes Entreprises |
Effectif > 5 000 salariés ou CA > 1 500M€ (ou total bilan > 2 000M€) |
Le cas des factures fournisseurs : vigilance au 1e septembre 2026
Le cas des factures fournisseurs : vigilance au 1e septembre 2026
Un élément essentiel du calendrier est l’obligation pour toutes les entreprises d’accepter les factures électroniques dès la première date d’obligation. En effet, cela signifie que parmi vos fournisseurs, toutes les grandes entreprises vont désormais vous envoyer des factures sous ce format. Il faut donc être rapidement capable de recevoir vos factures d’énergie, de téléphone etc. au format électronique qui rappelons le n’est pas un simple PDF envoyé par mail.
Ainsi, quand les grandes entreprises seront en 100% facture électronique l’ensemble des entreprises fonctionneront à partir de cette date sous un mode hybride (réception électronique et mode d’envoi libre), et ce jusqu’à ce qu’elles soient elles aussi soumises à l’obligation d’émission.
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Quelles sont les entreprises concernées par l’obligation de passer à la facture électronique ?
Quelles sont les entreprises concernées par l’obligation de passer à la facture électronique ?
Toutes les entreprises installées en France sont concernées, à l’exception de celles qui ne sont pas assujetties à la TVA. Même les plus petites entreprises comme les micro-entreprises sont concernées car bien qu’en franchise de TVA en deçà d’un certain seuil, elles sont considérées comme assujetties à cette taxe.
Les associations à but lucratif, parce qu’aussi assujetties à la TVA, sont également concernées par cette obligation.
Comment envoyer une facture électronique légalement valide ?
Comment envoyer une facture électronique légalement valide ?
Au cœur de cette réforme se trouve la volonté de l’État de lutter contre la fraude fiscale et de mieux connaître l’activité des entreprises (afin par exemple de mieux cibler les aides dévolues à certains secteurs et d’être plus réactif). Par conséquent un portail gouvernemental le PPF (Portail Public de Facturation) sera désormais au centre de tous les échanges BtoB.
“Aucune facture électronique ne peut être envoyée par e-mail.”
NOTA. Pour les entreprises BtoG l’obligation de passer par le portail public de facturation Chorus Pro existe depuis 2017. Ce dernier portail sera bientôt remplacé par le PPF qui couvrira donc l’ensemble des facturations BtoB et BtoG.
Pour déposer une facture sur le PPF, celle-ci devra être soit au format structuré (UBL et CII), soit au format hybride (Factur-X). La différence entre le format structuré et le format hybride est que ce dernier combine un fichier de données structurées permettant l’automatisation (fichier XML) et un fichier permettant une lecture en clair (PDF) alors que le format structuré ne peut être lu que par des SI.
Pour pouvoir déposer leurs factures gratuitement sur le PPF, les entreprises doivent donc dématérialiser celle-ci sous l’un de ces 3 formats. Cette digitalisation se fait en recourant aux services d’un opérateur de dématérialisation (OD) comme Print Value.
Une fois la facture dématérialisée au format structuré ou hybride, le fournisseur saisit les données de la facture dans le PPF (saisie manuelle ou bien validation des données extraites automatiquement d’une facture déposée sous le format autorisé), puis l’envoie au client en consultant l’annuaire des entreprises.
Le client reçoit alors sa facture sur son portail, la consulte et la traite. L’ensemble des factures sont donc saisies, déposées, transmises et reçues via ce portail, selon le schéma suivant.
Schéma 1. Envoi de factures entre 2 entreprises via PPF
Ce mode d’émission selon un schéma en V est simple et gratuit, cependant il ne conviendra qu’aux entreprises qui traitent un petit volume de factures. En effet, il implique une opération supplémentaire de saisie des factures, qui s’ajoute aux process internes de l’entreprise (édition comptable etc.).
Afin de simplifier l’envoi des factures via le PPF, la loi autorise des acteurs privés appelés PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) à automatiser certaines tâches.
Celles-ci sont particulièrement utiles pour les entreprises utilisant d’ores et déjà d’autres formats (EDIFACT, EANCOM etc.), car ces formats ne sont pas supportés par le PPF. Passer par une PDP permet donc de verser des factures au format adapté sans modifier son outil de facturation.
Ces plateformes, immatriculées auprès de l’administration fiscale, offrent des services plus avancées que le PPF, parmi lesquels :
- réception de la facture fournisseur ou client
- contrôles de conformité et rejet des factures non-conformes
- conversion des factures au format structuré (permettant la transmission automatique des données) ou au format hybride (le fameux format factur-x comportant un fichier structuré et un PDF lisible)
- extraction et envoi des données vers l’administration fiscale (identité des entreprises, montant HT, montant de TVA etc.)
- suivi du statut de la facture
- etc.
Concrètement chaque entreprise enregistrée dans l’annuaire du PPF déclarera si elle souhaite déposer / recevoir ses factures directement sur le portail ou bien via un PDP.
NOTA. Une entreprise non équipée d’un PDP peut tout à fait déposer une facture dans le portail public à destination d’une facture équipée d’un PDP et vice versa.
Schéma 2. Envoi d’une facture par une entreprise non équipée d’un PDP vers une entreprise équipée d’un PDP
Schéma 3. Envoi d’une facture entre deux entreprises équipées de PDP (schéma dit en Y)
Conclusion
Si la mise en place de la facture électronique suit un calendrier progressif, il n’en demeure pas moins que l’ensemble des entreprises ont tout intérêt à anticiper cette transformation afin de négocier ce tournant digital.
L’obligation pour toutes les entreprises d’être référencées sur le Portail Public de Facturation (PPF) afin de recevoir les premières factures déposées est encore trop peu expliquée, et nombreuses sont les organisations qui seront prises de court. La première étape de la transition est d’obtenir une information claire et concise pour se préparer à recevoir ses factures fournisseurs.
En tant que fournisseur de services de dématérialisation, l’équipe Print Value se tient à votre disposition pour vous guider parmi les différentes options et négocier ce virage sereinement. Contactez-nous !
