Gains de productivité, économies financières, accélération des délais de paiement… la liste pléthorique des atouts de la facture dématérialisée sont des marronniers connus de tous les chefs d’entreprise soucieux de la transformation digitale de leur structure. Si vous n’êtes pas tout à fait au clair sur les atouts de la facture dématérialisée pour votre entreprise, nous vous conseillons la lecture de cet article : 7 bonnes raisons de dématérialiser vos factures. 

Malheureusement, si les éditeurs de logiciels et revendeurs sont prolixes sur la manière dont la facture dématérialisée va améliorer la productivité et la compétitivité de votre entreprise, ils sont souvent plus taiseux sur les obligations légales à connaître pour éditer une facture électronique juridiquement conforme. Or la dématérialisation des factures est une procédure très encadrée qui ne supporte aucune approximation. 

En effet, les factures clients éditées par votre entreprise sont des documents probants de son activité, des commandes passées et en cours, et apportent des garanties sur la bonne tenue de votre trésorerie. Leur valeur juridique est capitale !

Souhaiter dématérialiser ses factures clients c’est bien. En respectant la loi c’est mieux ! 

Quelles sont les obligations légales encadrant la dématérialisation de ses factures ? Quels risques prenez-vous si vous ne vous respectez pas ces obligations légales? 

Nul n’est censé ignorer la loi… Vous voilà prévenu !

Ce que dit la loi sur la dématérialisation des factures

Dématérialiser ses factures clients n’est pas une obligation

Tordons d’abord le cou à un contresens largement diffusé par certains médias (parfois spécialisés!) et commerciaux : la facture électronique n’est pas une obligation.

Cette idée fausse tient son origine de la loi Macron du 6 août 2015. Celle-ci prévoit en effet à l’Article 222 qu’à partir du 1e janvier 2020 aucune entreprise ne pourra plus refuser une facture électronique envoyée par son fournisseur. Les grandes entreprises, ETI et PME ont été progressivement concernées par cette obligation de réception qui s’étendra alors aux micro-entreprises à cette date butoir. 

Par conséquent aucune entreprise en France ne pourra refuser la facture dématérialisée de son fournisseur. En revanche ce que l’Article 222 ne dit pas c’est que toutes les entreprises devront dématérialiser leurs factures clients. Nuance !

L’obligation stricte de dématérialiser ses factures clients ne s’applique en fait qu’aux entreprises fournissant l’Etat et ses collectivités. Dans ce cas, les entreprises doivent déposer leurs factures sous format électronique sur la plateforme Chorus Pro afin d’obtenir un règlement de la part des institutions publiques.

La facture électronique doit comporter des mentions obligatoires

A l’évidence, une facture électronique doit, pour être juridiquement valable, comporter un certain nombre d’informations. Celle-ci sont les mêmes que pour une facture client éditée au format papier. La facture électronique doit donc être datée, numérotée, préciser les identités du vendeur et de l’acheteur, désigner les produits concernés, les prix unitaires et quantité, ou encore le taux de TVA applicable etc.

La facture électronique doit présenter des garanties

Devenu un simple fichier numérique, la facture électronique est extrêmement facile à modifier. Si vous pensez encore que le format PDF est un format sécurisé, détrompez-vous ! Modifier un tel document est un jeu d’enfant…

Par conséquent, la loi sur la dématérialisation des factures prévoit que les factures électroniques doivent respecter les 3 principes suivants : 

• Authenticité 
• Intégrité
• Lisibilité

La signature électronique, l’EDI ou encore la Piste d’Audit Fiable sont les seules solutions reconnues par la législation française comme permettant de générer une facture électronique conforme car respectant les trois principes fondamentaux. Si vous n’êtes pas au point sur ces obligations juridique, nous vous conseillons de lire notre article : Comment éditer une facture électronique en règle pour connaître dans le détail les solutions possibles. 

Un archivage plus contraignant

Que vous éditiez une facture papier ou électronique, le Code de Commerce vous oblige à conserver celle-ci 10 ans si celle-ci a une valeur comptable, 6 ans si la facture n’a qu’un simple intérêt fiscal. 

Alors qu’une facture papier peut être conservée sous ce format ou bien sous format électronique (à condition de respecter les normes encadrant la numérisation de documents juridiques), la facture électronique devra elle être conservée au moins 3 ans sous format électronique. Passé ce délai, et pour les 7 ans restants, l’entreprise peut choisir de conserver le document sous format électronique ou bien sous format papier. 

Le stockage des documents via un SAE (Système d’Archivage Électronique) est lui aussi très encadré : vos factures doivent être conservées que dans un data center offrant un haut niveau de disponibilité, et localisé dans un pays de l’Union Européenne ou bien coopérant avec l’administration française en cas de contrôle. 

Facture non conforme : que risque-t-on en cas de contrôle?

Ces règles juridiques précises encadrant l’édition et l’archivage des factures dématérialisées client sont encore trop souvent ignorées des entreprises et de leurs services comptables. Nombreuses sont celles qui envoient leurs factures sous un simple format PDF non sécurisé, ne satisfaisant alors pas aux garanties d’authenticité et d’intégrité exigées par le législateur. 

Que risquent ces entreprises qui par méconnaissance de la loi ne sécurisent pas suffisamment leurs documents? 

Du point de vue fiscal c’est simple : l’administration peut décider de rejeter chacune de ces factures PDF non sécurisées. La déduction de la TVA pratiquée par l’entreprise peut être entièrement remise en question en l’absence de pièces comptables probantes. Le défaut de facturation peut engendrer une amende correspondant à 50% des sommes facturées. 

Dans le cas de mentions obligatoires manquantes ou inexactes, la moindre erreur ou omission peut faire l’objet d’une amende de 15 euros, par facture (le montant de l’amende ne doit cependant pas excéder ¼ du montant de la facture).

Du point de vue pénal, l’entreprise mais aussi son dirigeant peuvent être poursuivis car le non respect des obligations liées à la facturation constitue un délit. 

Si le dirigeant est tenu responsable, il peut se voir infliger une amende de 75 000 euros, voire 150 000 euros en cas de récidive. L’entreprise risque elle une amende de 375 000 euros, portée à 1 500 000 euros en cas de récidive. Une peine d’exclusion des marchés publics pour 5 ans peut aussi être prononcée. 

Enfin, soulignons que l’entreprise cliente peut aussi être poursuivie… A bon entendeur…

Conclusion

Organiser la dématérialisation de ses factures ne s’improvise pas ! Afin de respecter la loi et de sécuriser la valeur juridique de ses documents, il convient de s’équiper d’une solution de dématérialisation fiable et éprouvée. S’équiper d’un logiciel fourni par un revendeur sérieux c’est s’assurer de la conformité de vos factures électroniques, et donc pérenniser votre activité. Il ne vous viendrait pas à l’idée d’éditer des factures papier au crayon de papier? 

Sachez qu’il n’est jamais trop tard pour rectifier une erreur commise : si vous pensiez qu’un simple envoi par mail d’une facture PDF était suffisant du point de vue législatif, il est temps de vous mettre en conformité avec la loi ! 

Déployable facilement et rapidement, notre solution peut vous permettre de réorganiser la dématérialisation de vos factures en respectant cette fois-ci les obligations légales.
Organisez sérieusement la dématérialisation de vos factures dés maintenant !