La facture électronique doit comporter des mentions obligatoires

A l’évidence, une facture électronique doit, pour être juridiquement valable, comporter un certain nombre d’informations. Celle-ci sont les mêmes que pour une facture client éditée au format papier. La facture électronique doit donc être datée, numérotée, préciser les identités du vendeur et de l’acheteur, désigner les produits concernés, les prix unitaires et quantité, ou encore le taux de TVA applicable etc.

La facture électronique devra être déposée sur le Portail Public de Facturation

Alors qu’auparavant il existait 3 solutions pour éditer une facture électronique conforme (EDI, signature électronique ou piste d’audit fiable), bientôt les factures électroniques devront toutes être déposées sur le Portail Public de Facturation (PPF) qui organisera l’envoi vers l’entreprise client. 

Ce portail acceptera 3 formats de factures : 

• facture au format structuré UBL (Universal Business Langage)
• facture au format structuré CII (Cross Industry Invoice)
• facture au format hybride : Facture-X

Ce dernier format présente un énorme avantage par rapport aux deux autres car il comporte un fichier PDF qui permet à un humain de « lire » la facture, en plus du fichier de données structurées. Il sera donc certainement le format de facture le plus répandu dans les années à venir. 

Un archivage contraignant

Que vous éditiez une facture papier ou que vous ayez déjà adopté le format électronique, le Code de Commerce vous oblige à conserver celle-ci 10 ans si celle-ci a une valeur comptable, 6 ans si la facture n’a qu’un simple intérêt fiscal. 

Le stockage des documents via un SAE (Système d’Archivage Électronique) est lui aussi très encadré : vos factures doivent être conservées que dans un data center offrant un haut niveau de disponibilité, et localisé dans un pays de l’Union Européenne ou bien coopérant avec l’administration française en cas de contrôle. 

Facture non conforme : que risque-t-on en cas de contrôle?

Ces règles juridiques précises encadrant l’édition et l’archivage des factures dématérialisées client sont encore trop souvent ignorées des entreprises et de leurs services comptables. Nombreuses sont celles qui envoient leurs factures sous un simple format PDF non sécurisé, ne satisfaisant alors pas aux garanties actuelles et futures. 

Que risquent ces entreprises qui par méconnaissance de la loi ne sécurisent pas suffisamment leurs documents? 

Du point de vue fiscal c’est simple : l’administration peut décider de rejeter chacune de ces factures PDF non sécurisées. La déduction de la TVA pratiquée par l’entreprise peut être entièrement remise en question en l’absence de pièces comptables probantes. Le défaut de facturation peut engendrer une amende correspondant à 50% des sommes facturées. 

Dans le cas de mentions obligatoires manquantes ou inexactes, la moindre erreur ou omission peut faire l’objet d’une amende de 15 euros, par facture (le montant de l’amende ne doit cependant pas excéder ¼ du montant de la facture).

Du point de vue pénal, l’entreprise mais aussi son dirigeant peuvent être poursuivis car le non respect des obligations liées à la facturation constitue un délit. 

Si le dirigeant est tenu responsable, il peut se voir infliger une amende de 75 000 euros, voire 150 000 euros en cas de récidive. L’entreprise risque elle une amende de 375 000 euros, portée à 1 500 000 euros en cas de récidive. Une peine d’exclusion des marchés publics pour 5 ans peut aussi être prononcée. 

Enfin, soulignons que l’entreprise cliente peut aussi être poursuivie… A bon entendeur…

Conclusion

Organiser la dématérialisation de ses factures ne s’improvise pas ! Afin de respecter la loi et de sécuriser la valeur juridique de ses documents, il convient de s’équiper d’une solution de dématérialisation fiable et éprouvée, compatible avec le futur Portail Public de Facturation.  Soyez donc attentif à l’interconnexion que vous propose les fournisseurs avec ce dernier. 

Déployable facilement et rapidement, notre solution peut vous permettre de réorganiser la dématérialisation de vos factures en respectant les obligations légales actuelles et à venir. 
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