La dématérialisation de la fonction RH pour se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée

Longtemps associée à la stricte gestion administrative du personnel, la fonction RH s’est aujourd’hui enrichie de nouvelles activités, et est devenue un réel levier de performance pour les entreprises. En organisant et en déployant une stratégie d’acquisition, de valorisation et d’adaptation des compétences, le service RH se re-positionne au cœur de l’entreprise et met son savoir-faire au service des objectifs de celle-ci. 

Afin de pouvoir se concentrer sur les missions RH à forte valeur ajoutée, il est nécessaire d’alléger la gestion administrative du personnel, et ce grâce à la digitalisation des activités.

D’ailleurs les chefs d’entreprise ne s’y trompent pas : 59% d’entre eux considèrent la digitalisation des processus rh comme une levier de performance de la fonction RH (étude 2016 réalisée par l’APEC ainsi que les cabinets Kurt Salmon et le cercle Humania)

Se concentrer sur la gestion prévisionnelle des compétences afin de s’adapter aux nouvelles formes de travail tout en maintenant la compétitivité de l’entreprise est donc le défi des services RH aujourd’hui. 

Cette priorisation des missions s’intègrent dans une profonde mutation des Ressources Humaines pour lesquelles les objectifs de performance sont désormais plus qualitatifs que quantitatifs, et recoupent des sujets comme la qualité de vie au travail, le management, l’accompagnement des nouvelles formes de travail etc.

(Si vous n’avez pas remarqué que les missions RH sont en pleine évolution, nous vous conseillons la lecture de cet excellent article qui devrait vous éclairer à ce sujet). 

En permettant l’automatisation des tâches, la digitalisation est la solution pour permettre aux personnels RH de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, et donc travailler sous ce nouveau paradigme qualitatif. 

Conscients de cet enjeu, 1 responsable RH sur 2 estimait en 2015 que la fonction RH de son entreprise était mature vis-à-vis du digital : la marge de progression est considérable ! 

En organisant la digitalisation et la dématérialisation de leur activités, les services RH se re-positionnent dans l’entreprise et s’adaptent aux changements économiques, technologiques et culturels. 

Qu’est ce que la dématérialisation RH? Qui concerne-t’elle? 

Quelles sont les fonctionnalités d’une solution de dématérialisation RH?

Pour découvrir ce que permet la dématérialisation RH et ce que comprend un logiciel de dématérialisation RH, suivez nous !

Dématérialisation RH : traiter les documents et les process

La dématérialisation des documents RH est un enjeu fondamental pour ce service saturé de documents. En effet, le SIRH (système d’Information RH) d’une entreprise comptant 750 salariés comprend en moyenne 30 000 fichiers et plus de 100 000 éléments dématérialisés ! 

L’important volume documentaire du service est donc une des raisons principales qui poussent les entreprises à dématérialiser leurs documents RH. Pour connaître les autres raisons nous vous conseillons la lecture de cet article : Dématérialisation RH : pourquoi vous allez vous y mettre !

Le premier volet de la dématérialisation RH concerne en effet les documents et repose sur la substitution des documents papiers vers des fichiers numériques stockés sur un serveur interne ou dans un Cloud. 

La loi autorise la dématérialisation de tous les documents RH : proposition d’embauche, contrats de travail, bulletins de salaire, accord de confidentialité, règlement intérieur, entretiens annuels d’évaluation, courrier de mutation, formulaire d’astreinte, demande d’absence etc. pour peu qu’ils respectent certaines règles. 

Cependant la dématérialisation des RH ne peut être limitée à une simple suppression du format papier : elle comprend aussi une digitalisation du traitement documentaire afin de permettre une simplification effective des processus et donc gagner en productivité. 

L’objectif de l’automatisation est de fluidifier l’organisation interne de l’entreprise en : 

• simplifiant les procédures, 
• limitant le risque d’erreur de saisie, 
• accélérant les délais de traitement des procédures

Concrètement le document RH peut être rempli selon un principe de saisie semi-automatique, puis être adressé au collaborateur en charge de ce type de demande, ou être envoyé pour validation à la personne compétente. 

L’automatisation peut aussi permettre de mieux répondre à une exigence juridique : une entreprise peut ainsi décider de créer un workflow d’accueil du nouveau salarié, workflow qui comprendra l’envoi des documents obligatoires au salarié (relatifs à la sécurité, au régime de prévoyance complémentaire etc.) ainsi que des accusés de lecture.

Un projet global qui concerne tant le service RH que les collaborateurs

Mais contrairement à la dématérialisation des factures qui ne concerne finalement que les collaborateurs traitant ce genre de documents ainsi que les clients, la dématérialisation des RH impacte l’ensemble des salariés. Tous doivent se familiariser avec ces nouveaux formats de documents, et avec les nouvelles procédures qui leur sont attachées.

Une entreprise peut par exemple décider de dématérialiser les formulaires de demandes d’absence et la manière dont cette demande doit être faite. 

Pour ce type de document, le changement induit par la dématérialisation concerne l’ensemble du personnel qui devra se familiariser avec les nouveaux process. Prise en main des outils technologiques, compréhension des procédures, chaque salarié doit être prévenu et accompagné dans cette transition. 

Attention, dans le cas des bulletins de paie dématérialisés, il est aussi primordial que les salariés soient correctement informés de cet objectif stratégique, voire éventuellement guidés dans leur droit d’opposition (lire notre article Dématérialisation des bulletins de paie : les 4 règles à respecter).

Quelles sont les fonctionnalités d’une solution de dématérialisation RH?

L’automatisation

La première fonctionnalité d’une solution de dématérialisation RH est d’organiser l’automatisation des processus. Elle est donc paramétrée pour accueillir un certain nombre de documents (bulletin de paie édités dans le logiciel paie, contrats de travail etc.) et les faire transiter dans un couloir de validation (workflow) défini. 

En accélérant le traitement des tâches, la validation des documents et leur diffusion, l’automatisation permet au service RH de gagner en productivité et donc de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

La GED pour centraliser les documents 

Fonctionnalité essentielle de toute solution de dématérialisation RH, la bibliothèque documentaire aussi appelée solution GED (Gestion Électronique de Documents) permet le stockage et l’archivage de l’ensemble des documents du service. 

Construite selon une arborescence intelligente, la technologie de la GED permet aux collaborateurs RH de retrouver facilement et rapidement n’importe quel document par la simple saisie d’une ou de plusieurs métadonnées. 

La centralisation et la qualification de tous les documents RH dans cette GED unique est une étape incontournable car ce fond documentaire devient le socle de la dématérialisation RH. 

Le coffre-fort électronique salarié

Un enjeu important de la dématérialisation RH consiste en l’accessibilité des salariés à leur documents personnels. 

En effet, quelle que soit l’entreprise, le service RH est constamment sollicité par les salariés pour obtenir des copies de documents. Copie d’un contrat de travail pour une demande de place en crèche, 3 derniers bulletins de salaire dans le cadre d’une négociation de prêt, attestations diverses… nombreux sont les documents édités par l’entreprise et réclamés par des organismes tiers. 

Le coffre-fort électronique est donc une fonctionnalité essentielle d’une solution de dématérialisation RH. 

Cet espace de stockage en ligne sécurisé et strictement personnel permet au service RH de déposer l’ensemble du dossier de chaque salarié. Contrats de travail, fiches de paie, courriers, attestation de solde CPF… tous les documents RH (que leur traitement soit ou non digitalisé) sont ainsi mis à la disposition du salarié.

Le simple déploiement d’un coffre-fort électronique permet de réduire drastiquement les demandes faites au service RH ainsi que les coûts liés à l’affranchissement lors de l’envoi de certains documents. Un système de notification peut être mis en place pour que le collaborateur reçoive un email à chaque dépôt de document sur son espace personnel. Certaines solutions de dématérialisation permettent même à un tiers autorisé (banque, assurance…) de pouvoir accéder temporairement à certains documents du coffre-fort. 

Du point de vue du salarié, les avantages sont indéniables car les documents juridiques liés à son travail sont : 

• accessibles
• sécurisés (parfois pendant 50 ans et même si le salarié quitte l’entreprise)

La signature électronique

A ce stade, certains éditeurs de logiciels de dématérialisation peu scrupuleux terminent leur argumentaire et tendent le stylo pour signer le contrat. 

En réalité, la dématérialisation RH doit, pour être totale, comporter un service de signature électronique. 

Expliquons nous…

En l’absence de signature électronique, la validation de certains documents ne peut se faire que sous format papier. Dans ce cas, le service RH doit imprimer le document validé via le workflow, puis le faire signer par les différentes parties avant de le conserver sous format papier. 

Imprimer, faire signer… ces dernières étapes sont en totale contradiction avec la volontée d’automatisation et accélération des process. La signature électronique, parfois négligée, est donc le point final de la dématérialisation RH : elle sécurise juridiquement le document tout en ne ralentissant pas son parcours, et en permettant de le conserver sous format numérique exclusivement. 

Qu’est ce qu’une signature électronique?

C’est un procédé par lequel une personne appose son accord à un document via non pas un gribouillage manuscrit mais via une suite de nombres, sécurisée par la cryptologie. Elle n’est pas forcément visible sur le document. Son utilisation est désormais répandue : lorsqu’une banque demande à son client de confirmer un achat sur internet via un code SMS à saisir, elle lui fait valider son paiement via un certificat numérique unique et temporaire qui s’apparente à une signature électronique.

Conclusion

Une solution de dématérialisation RH s’appuie donc sur la dématérialisation des documents en même temps que sur la digitalisation des process, et permet aux équipes RH d’automatiser les tâches simples de gestion du personnel, de gagner en productivité, et donc de se fixer ses objectifs de performance qualitatifs. 

Adossée à des innovations technologiques avancées comme la GED, la signature électronique ou le coffre-fort salarié, la dématérialisation RH contribue aussi à améliorer l’image de l’entreprise auprès de ses salariés et donc à développer la relation collaborateur. Un enjeu d’autant plus important qu’on considère aujourd’hui qu’un actif entrant sur le marché du travail connaîtra 4,5 employeurs durant sa carrière, contre 1,5 pour la génération précédente. A bon entendeur…