Dématérialisation des documents
Quel est le prix de l’archivage papier?
Sujet épineux s’il en est, la gestion documentaire, et plus précisément l’archivage des documents constitue un réel casse-tête pour les chefs d’entreprise. Par peur de
GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
Simplifiez vos process documentaires. Gagnez en efficacité.
Réduisez vos coûts. Renforcez la sécurité de vos données.
La dématérialisation de documents via la GED (Gestion Électronique de Documents) est un des piliers de la transformation numérique des entreprises.
En optant pour une véritable stratégie de gestion documentaire, les entreprises gagnent en productivité et réduisent les coûts liés aux documents papiers.
La GED vous permet de créez, gérez, partagez, stockez tous vos documents (contrats, notes de frais, bulletins de paie, documents RH etc… ) dans un espace organisé et sécurisé pour les faire circuler, les rechercher, les traiter et les archiver.
Simplifiez la gestion de vos documents, facilitez le travail collaboratif
Divisez par 10 l’espace et le budget consacrés à vos archives
Réduisez de 90 h par an et par utilisateur le temps consacré à la recherche de documents
Sécurisez vos données avec un archivage externe à toute épreuve
Interface intuitive, fonctionnalités avancées, une solution de dématérialisation complète et prête à l’emploi
Zeendoc s’installe rapidement à partir de n’importe quel logiciel, même les plus anciens
- 40 à 60% de réduction de coûts de traitement et d’archivage
- Diminution du temps passé pour les utilisateurs (préparation, envoi)
- Suivi en temps-réel des factures et de leur circuit de traitement
- Accès immédiat
- Amélioration du contrôle, suivi des envois et délais de paiement
- Simplification des clôtures comptables
- Simplification du pilotage du processus financier
- Suppression des risques d’erreurs
- Réduction de l’empreinte carbone
- Sécurité et pérennité des documents envoyés et archivés
Ce qu'en pensent nos clients
Grâce à la mise en place rapide de la dématérialisation de nos factures nous avons fait bénéficié d'un gain de productivité remarquable à notre service comptabilité !
« En prenant le temps de comprendre nos contraintes et notre organisation interne, Print Value nous a fourni de précieux conseils et finalement orienté notre choix vers la solution Zeendoc. En simplifiant les process et les tâches tout en répondant aux contraintes règlementaires, nous avons gagné un temps précieux et augmenté la productivité de nos collaborateurs »
Jérome Leplatre | Président
IDEM CUISINES
Passez à la GED !
Accélérez votre transformation digitale et libérez vous des contraintes papier !
Faites gagner du temps à vos collaborateurs, simplifiez vos process et gagnez en productivité !
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Qu'est ce que la GED ?
La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution permettant de simplifier le système documentaire des entreprises. La GED est une armoire électronique qui centralise tous les documents d’une organisation quel que soit leur format (JPEG, PDF etc.) et leur mode d’édition (électronique, papier puis numérisé…).
La GED lit les informations présentes sur les documents, et à partir de ces métadonnées, classe celui-ci dans différents dossiers. Les utilisateurs peuvent accéder à cette armoire documentaire depuis n’importe quel poste de travail et retrouvent plus facilement leurs documents. L’automatisation de certains process comme la validation de document permet aussi aux collaborateurs de gagner du temps.
Définition de la GED
Pivot de la transformation numérique des entreprises, la GED (Gestion Électronique de Document), est devenue une solution incontournable pour booster votre productivité. Print Value revient en détail sur ce nouvel atout au service de votre business.
La GED désigne l’ensemble de techniques visant à améliorer la gestion des flux documentaires d’une entreprise.
C’est à dire qu’elle permet à une entreprise d’automatiser le traitement d’un document à chaque étape de son parcours (création, classement, stockage, partage & gestion de la confidentialité, recherche ultérieure, et enfin archivage et son éventuelle destruction).
Impressions coûteuses, périssables, archivage gourmand en place… En améliorant la circulation de l’information et en proposant une solution d’archivage, la dématérialisation des documents ou la demat’ pour les initiés, s’est imposée comme une solution à ces problématiques bien connues des entreprises. Les documents électroniques remplacent peu à peu les documents papier !
Le travail en réseau via un système informatique permet ainsi à chaque collaborateur de consulter et modifier les documents déposés sur un espace partagé.
Cependant, la dématérialisation, n’entraîne pas forcément une simplification de la gestion documentaire puisqu’elle repose souvent sur de nombreux espaces de stockage distincts. (cloud, emails, desktop, serveur local… de quoi s’y perdre !)
A quels besoins répond une solution de GED?
En dématérialisant les documents et process, la GED permet de simplifier et accélérer les traitement administratif des documents et les procédures dans une entreprise.
Observons le processus administratif de vente sans solution de GED :
1. Le commercial classe ses devis sur son ordinateur en local
2. Les emails échangés avec le client sont stockés sur un serveur de messagerie externe
3. Le bon de commande est déposé sur un serveur partagé
4. La facture est imprimée, scannée et enregistrée manuellement dans un logiciel de comptabilité
Bilan : la démultiplication des espaces de stockage, les doublons qui complexifient la recherche de documents et occasionnent de nombreuses erreurs, entraînent une perte de temps significative pour chaque collaborateur.
Quels sont les avantages de la GED?
Face à cette perte de temps, de productivité et d’argent, le déploiement d’une Gestion Electronique de Documents permet à l’entreprise et aux collaborateurs de :
- Centraliser les informations de l’entreprise dans une base documentaire unique,
- Analyser, classer, protéger et sécuriser les documents
- Faciliter la recherche et la consultation des documents
- Gagner du temps et de l’argent (et ne plus perdre en moyenne 18 minutes par jour à chercher des documents)
- Faciliter l’échange de différents types de documents
- Optimiser et simplifier les processus métier
- Favoriser le travail collaboratif entre les salariés
- Travailler en mobilité
Concrètement, avec un logiciel GED vous pouvez par exemple :
- Dématérialiser vos factures clients
- Automatiser la saisie de vos factures fournisseurs
- Permettre à vos collaborateurs d’envoyer automatiquement leurs notes de frais, même en déplacement
- Améliorer le traitement de vos scans et exploiter facilement les informations qu’ils contiennent
Comment fonctionne un logiciel de GED ?
En rangeant les documents accumulés dans une armoire électronique unique, la GED prévient évidemment la multiplication de doublons mais simplifie aussi la recherche d’informations.
En effet, en lieu et place d’un rangement pyramidal des documents par dossiers et sous dossiers, le logiciel GED offre un système de rangement dit en arborescence intelligente.
En pratique cela signifie qu’au moment de l’indexation du document, la GED lui attache un certain nombre de caractéristiques, celles-ci devenant autant de chemins d’accès au document. Chaque collaborateur accède ainsi plus rapidement à l’information, selon sa propre logique de travail via un moteur de recherche intégré. Implémenter une GED dans son entreprise est donc l’occasion de repenser la gestion documentaire de son organisation, et de la mettre au service de la productivité des salariés.
Si vous êtes décidé à doter votre entreprise d’un logiciel de GED mais que vous ne parvenez pas à vous repérer dans la jungle des offres, nous vous conseillons la lecture de cet article listant nos conseils pour choisir sa solution de GED. Sachez aussi que nous proposons la solution de GED Zeendoc reconnue pour sa souplesse et son ergonomie. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande !
GED comptable
La GED comporte de nombreuses fonctionnalités particulièrement utiles pour un service comptable. Elle permet de :
- classer automatiquement les factures électroniques et papier
- créer des workflows automatisés de validation, mise en paiement, relance
- envoyer une facture en un clic sur le portail Chorus Pro (portail de facturation obligatoire pour les entreprises fournissant l’Etat et ses collectivités)
- verser un certain nombre de pièces comptables dans son logiciel métier grâce à une API
- réaliser facilement des exports et tableaux analytiques globaux, utiles pour le suivi comptable grâce à des recherches pré-enregistrées
GED facture
La GED permet de centraliser les factures de l’entreprise et de simplifier leur traitement.
Les factures fournisseurs reçues en pièces-jointes d’email sont automatiquement versées dans l’armoire électronique GED qui en lit les métadonnées (fournisseur, date, contenu…), nomme le document et le classe. Ce document devient alors accessible par autant de chermins de recherche que de métadonnées extraites (exemple : en tapant le nom du fournisseur, la date etc.).
Si la facture fournisseur arrive sous format papier, il suffit de la scanner pour la verser dans la GED qui la lira, l’enregistrera et la classera.
La facture entre ensuite dans un workflow de traitement configuré en amont. Les collaborateurs devant intervenir sur cette facture sont notifiés automatiquement, au fur et à mesure, jusqu’à ce que celle-ci soit réglée, et archivée.
Pour l’édition de factures clients, la GED permet d’envoyer celles-ci en quelques clics grâce à un workflow de validation/ envoi, de les classer, et même d’organiser un workflow de relance en cas de retard de paiement.
Pourquoi mettre en place la GED ?
Installer une GED dans son entreprise permet de centraliser tous ses documents sous forme dématérialisée dans un seul espace de stockage sécurisé et externalisé. Accessibles via une simple connexion internet, les documents peuvent être consultés à distance par les collaborateurs qui peuvent ainsi facilement télétravailler ou travailler en mobilité. Le système d’indexation intelligent permet aux collaborateurs de ne plus perdre de temps à chercher les documents, et les workflows configurables automatisent le traitement des documents et donc limitent les risques d’erreurs et d’oubli.
Comment mettre en place la GED ?
Installer une GED dans son entreprise ne s’improvise pas ! En centralisant tous les documents, la GED devient le pîvot des activités de l’entreprise. Au moment de choisir une solution de GED, la sécurité, l’accessibilité, la compatibilité de la solution avec les logiciels métiers sont les questions qu’il est essentiel de se poser.
Choisir un fournisseur qui accompagne tout au long du projet (de la présentation aux équipes, aux ajustements, en passant par le déploiement, la formation à la prise en main, et l’accompagnement individuel si besoin…), est essentiel pour mettre en place une GED simplement et rapidement dans une entreprise.
Comment travailler avec une GED ?
Travailler avec une GED est extrêment simple car cette solution automatise au maximum les tâches. Du point de vue de l’utilisateur, un simple clic sur un bouton permet de verser un document dans la GED. Les documents papier sont eux automatiquement classés depuis le scanner.
Pour chercher un document, la barre de recherche permet de saisir une information (nom, date, mot clef, type de document cherché), et donc d’accéder à un document même en ayant une information parcellaire sur celui-ci.
Le traitement du document (validation interne, paiement d’une facture…), et son envoi se font de manière automatisée : le document suit un workflow pré-configuré, qui génère des alertes et tâches aux collaborateurs devant intervenir successivement sur le document. Le paramétrage de relance/ notification permet de suivre précisément chaque document.
Une fois traité le document est figé puis automatiquement versé vers le système d’archivage électronique.
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