DÉMATÉRIALISEZ VOS DOCUMENTS

La dématérialisation des documents s’intègre dans la tendance forte de la transformation numérique des entreprises.

En digitalisant votre support de travail qu’est le document, vous simplifiez son usage, facilitez sa diffusion et consolidez sa valeur probatoire.

Réduisez les coûts de fonctionnement

Le document électronique ne nécessite qu’une faible quantité d’énergie pour être produit, traité, et stocké, contrairement au format papier gourmand en consommables et en espace de stockage.

Limitez les risques d’erreur avec la saisie automatique

L’automatisation évite les erreurs humaines et soulage les collaborateurs des tâches chronophages leur permettant de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Facilitez le travail en entreprise et augmentez la productivité

Accessible, l’information circule mieux dans l’entreprise, et est disponible sans contrainte d’heure ou de lieu. La diffusion et le partage du document sont simplifiés. 

Préservez la sécurité de vos données

Contrairement au format papier périssable et localisé dans un espace pouvant faire l’objet d’incidents, le document électronique est mieux préservé car stocké sur des serveurs sécurisés.

Dématérialisez vos documents !

Accélérez votre transformation digitale et libérez vous des contraintes papier !
Faites gagner du temps à vos collaborateurs, simplifiez vos process et gagnez en productivité !

Une solution de gestion
de document unique
pour les PME / TPE

Pour aller plus loin

La dématérialisation : définition

Par opposition au format papier, un document dématérialisé (parfois dit “électronique”) est un document directement créé sous un format numérique, via un système d’information. Le document ainsi créé n’est donc pas matériel, bien qu’il puisse être imprimé en cas de besoin.

Évidemment, la dématérialisation des documents n’a aucun sens si le traitement de ceux-ci n’est pas complètement digitalisé. Rien ne sert d’avoir un document dématérialisé si à chaque étape de son traitement il est régulièrement imprimé ! Pour renouveler entièrement le cycle de vie du document et donc le rendre pleinement électronique, il faut repenser les processus de l’entreprise et les dématérialiser. La dématérialisation des documents doit donc être accompagnée d’une réflexion sur la dématérialisation des processus. 

Il s’agit donc de mettre en place des workflows adossés au document électronique afin d’optimiser l’usage de celui-ci. 

Simplifier l’organisation interne, organiser des circuits de validation, et digitaliser certains processus métiers sont les corollaires indispensables de la dématérialisation des documents en entreprise ! Et tout cela est bien plus simple qu’il n’y parait !

Quels documents sont concernés pour la dématérialisation ?

Tous les documents d’une entreprise ! A partir du moment où un format de document est régulièrement traité, échangé et archivé, il devient dématérialisable. Factures et bons de commande, notes de frais, contrats d’embauche, bulletin de salaire, contrats commerciaux… Il n’y a aucune limite ! 

Par conséquent, tous les services de l’entreprise peuvent être concernés par la dématérialisation des documents :

  • Le service commercial
  • Le service comptable et financier
  • Le service des Ressources Humaines
    Etc.

Aujourd’hui le marché de la dématérialisation des documents est extrêmement dynamique tant du point de vue de l’offre que de la demande. D’une part les entreprises sont de plus en plus conscientes de la nécessité de dématérialiser leurs documents, et sont donc en demande de solutions clefs en main. De l’autre les éditeurs de logiciels enrichissent régulièrement leur catalogue produits en proposant de dématérialiser de nouveaux types de documents. Il y a donc fort à parier que de nouveaux documents pourront être dématérialisés à l’avenir : une petite révolution numérique est en marche !

Quels documents faut-il dématérialiser?

En la matière seul le volume de production documentaire compte. En effet, pour estimer l’opportunité de dématérialiser un type de document, il faut considérer son volume de production annuel. Une entreprise qui n’édite que 10 factures à l’année aura évidemment moins d’intérêt à dématérialiser ses factures clients qu’une entreprise qui en édite plusieurs centaines !

Le fonctionnement de l’entreprise, ses objectifs et ses priorités, doivent guider le choix du document à dématérialiser. Mieux vaut commencer la transformation numérique de son entreprise en se concentrant sur un type de document à la fois. Certains documents sont d’ailleurs très simples à dématérialiser, il suffit de commencer par ceux-ci. Une fois le document choisi il ne reste qu’à se lancer !

Quelles sont les contraintes de la dématérialisation des documents ?

Facilement modifiable, le document électronique doit apporter des gages de sérieux pour acquérir la même valeur probatoire que le format papier. En fonction des types de documents dématérialisés, la loi exige que des garanties soient apportées quant à l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. Différents mécanismes peuvent permettre de répondre à ces exigences, dont la signature électronique, un procédé certifié qui présente la même valeur qu’une signature manuscrite.

Un fournisseur sérieux saura vous conseiller sur le procédé de certification le plus adapté à votre entreprise. En fonction de vos effectifs, de votre volume documentaire et de votre budget, la solution vous permettra d’être en conformité avec la loi.

L’accessibilité et la pérennité sont aussi des enjeux forts dans la dématérialisation des documents. Au même titre que des documents au format papier, les documents électroniques doivent pouvoir être produits rapidement en cas de contrôle. La mise en place d’un coffre fort numérique accessible tout en étant sécurisé est donc un prérequis indispensable pour protéger le fond documentaire dématérialisé de son entreprise. Ce type de service est évidemment prévu et inclu dans l’offre de service du prestataire : vous n’avez qu’un interlocuteur !

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