4 bonnes raisons de mettre en place une GED dans une PME

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Solution GED pour PME : 4 bonnes raisons de s’équiper !

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2,3 milliards d’euros, c’est le poids du marché français en 2017 des solutions GED, un marché qui représentait 1,1 milliard d’euros en 2008 et dont les taux de croissance attendus dépassent les 5% par an.

Véritable tendance de fond visant une gestion documentaire optimisée et performante en entreprise, la Gestion Electronique de Documents convainc chaque jour de nouvelles entreprises.

Pour faire simple une solution de GED permet d’organiser le flux documentaire interne à une entreprise, en intégrant des fonctionnalités d’indexation, de diffusion, de recherche et de stockage. (Si vous n’êtes pas franchement à l’aise sur ce qu’est précisément une solution de GED, nous ne saurions trop vous conseiller de prendre 3 minutes pour comprendre la GED, en lisant cet article). 

Les avantages d’une GED sont nombreux :

  • Améliorer de la circulation de l’information en interne
  • Augmenter la satisfaction client en lui offrant un meilleur service
  • Réduire les coûts de traitement des documents
  • Faciliter le travail en mobilité
  • Préserver la confidentialité des données
  • Déployer une politique documentaire responsable

Déployer une solution aussi complète est un véritable chantier pour les entreprises qui voient leur règles de fonctionnement bouleversées en profondeur. 

Logiquement c’est le moment où vous vous demandez :

Un outil si complet a-t-il sa place dans l’organisation de ma PME?

La GED : un outil destiné aux grandes entreprises?

Pendant longtemps, le déploiement d’une solution GED était l’apanage d’une poignée de grandes entreprises soucieuses de leur gestion documentaire et prêtes à supporter les coûts d’un logiciel de gestion documentaire propriétaire. Les banques, les administrations, les entreprises du secteur juridique et les assurances étaient les principales intéressées par cette nouvelle solution.

Souvent, les éditeurs de logiciels ne ciblaient que les entreprises ayant une importante masse salariale.

Mais ça c’était avant !

Aujourd’hui, les éditeurs de solutions GED s’intéressent aux besoins des PME ayant compris que celles-ci étaient des entreprises caractérisées par :

  • Des contraintes techniques et organisationnelles particulières
  • Des moyens plus limités

Une nouvelle GED à destination des PME

En pratique, ceux-ci ont mis au point des solutions GED hébergées dans  le Cloud accessible via un abonnement SAAS (par exemple Zeendoc une solution fiable et agile que nous revendons).

Cette solution GED Saas vous permet alors d’éviter les nombreuses problématiques d’installation, de configuration, d’achat de licence et de mises à jour que supposerait la mise en place d’une licence GED “on premises”. Les nouvelles GED sont souvent plus packagées mais aussi évolutives afin de pouvoir s’adapter à la croissance future des activités.

En permettant aux petites et moyennes entreprises d’éviter le fonctionnement en licence tout en profitant d’un mode de gestion documentaire fiable, les éditeurs ont parfaitement compris les besoins des petites entreprises : souplesse et coûts réduits.

En plus de ce bouleversement touchant à la technologie même de la GED, les éditeurs ont aussi conçu des offres répondant aux besoins fondamentaux des entreprises mais pouvant être paramétrées. On pourrait parler ici de “demi -sur-mesure”.

Une solution qui s’est calibrée sur les besoins des petites et moyennes entreprise, c’est bien mais les PME ont-elles réellement besoin d’une GED?

Eh bien oui !

4 bonnes raisons pour une PME de s’équiper d’une GED

Voici les 4 raisons principales qui doivent pousser une PME à s’équiper d’une solution de GED. 

1. La complexité des processus internes de l’entreprise

Plus que le poids de sa masse salariale ou le chiffre d’affaire annuel, ce sont les processus internes qu’il faut observer.

Posez vous ces questions :

  • La diffusion des informations est-elle fluide dans mon entreprise?
  • Quel temps passe mon collaborateur à chercher un document? Pour quel coût en temps perdu?
  • Comment mes documents sont-ils sécurisés en cas de dégâts matériels dans mes locaux (inondation, incendie etc.)?

Bien sûr, dans la plupart des PME, l’organisation du travail et la circulation de l’information est simplifiée en raison d’un nombre limité de collaborateurs.

Mais les collaborateurs sont aussi plus autonomes, donc l’absence de l’un d’entre eux peut bloquer tout un processus si l’information qu’il détient n’est pas accessible à ses collègues.

2. L’importance de la relation client dans le business model

On peut aussi se poser la question de la relation client : ces derniers attendent de leurs fournisseurs une réactivité toujours plus forte, ainsi qu’un suivi de qualité.

Or ces exigences ne pourront être satisfaites si les flux documentaires sont mal organisés voire inefficaces.

Estimer l’importance de la relation client dans son business est donc aussi un moyen d’entrevoir (ou non!) la nécessité de s’équiper d’une solution GED.

3. Le volume de documents dans l’entreprise

Chaque année, l’activité d’une entreprise génère en moyenne 60% de fichiers numériques et 50% de documents papiers supplémentaires. Les courriers électroniques et maintenant la signature électronique sont évidemment des innovations qui participent à cette explosion des volumes documentaires en entreprise.

Et certaines professions sont particulièrement exposés à l’inflation documentaire dont les avocats, comptables etc.

Nombreux sont les dirigeants de PME à avouer ne plus parvenir à juguler la croissance exponentielle des documents traités en entreprise. Or il ne suffit pas d’augmenter la taille de stockage interne, le mieux est de déployer une GED afin d’organiser et maîtriser ces flux.

Oui mais quel volume?

Les dirigeants demandent souvent des chiffres afin d’estimer la rentabilité d’un projet GED. Les intégrateurs sont partagés sur les seuils mais l’on peut dire que globalement un volume de 15 000 documents annuels suffisent à créer un besoin de GED.

-> Dans une PME de 249 salariés cela représente 60 documents par collaborateur et par an. Dans un cabinet d’avocats employant 12 personnes le chiffre grimpe à 1250 documents (papier ou fichiers numériques, entrants et sortants) : dans ce secteur d’activité ces chiffres peuvent tout à fait être atteints !

4. La nature des documents traités en interne

Certaines PME peuvent avoir des besoins plus spécifiques en matière de gestion documentaire, en lien avec la nature de leurs activités : les cabinets d’architecte par exemple travaillent sur des formats de documents spécifiques, annexés à des logiciels de conception spécialisés. Pour ces cabinets, une solution de gestion électronique de documents permet de classifier leurs ressources tout en les sécurisant.

Les PME traitant des données sensibles (médicales par exemple) doivent elles aussi être particulièrement vigilantes sur la sécurisation de leurs fichiers. On ne saurait trop leur conseiller de se tourner vers la GED.

Après lecture des 4 raisons qui doivent pousser une PME à s’équiper d’une solution de GED on comprend que de nombreuses entreprises ont intérêt à s’équiper afin de simplifier et sécuriser leurs process et garantir la satisfaction client.

Et le prix dans tout ça?

C’est le nerf de la guerre, impossible de ne pas traiter cette question.

Evidemment la réponse variera en fonction de la taille de votre PME, de vos process interne, de la nature de votre activité ou encore de la manière dont votre fond documentaire est déjà organisé…

Pour donner un ordre d’idée disons que le prix d’une gestion documentaire de qualité mais simple tournera autour de quelques milliers  d’euros par an. Mais tout dépend de votre projet !

Au delà du calcul de la rentabilité de cet investissement qui est souvent complexe (lié aux gains de temps, à l’amélioration de la satisfaction client…) retenez qu’une solution GED en abonnement Cloud :

  • Est considéré comme une dépense d’exploitation, donc est enregistrée dans votre compte de résultat.
  • Vous fera économiser l’espace ou le matériel de stockage que votre fournisseur vous facture annuellement

Conclusion

Grands groupes ou PME, la plus grande difficulté d’un projet GED est sa prise en main par vos équipes.

Si l’installation de la solution est simple et rapide, vos collaborateurs mettront eux plus de temps pour changer leurs habitudes de travail. Impliquer les collaborateurs le plus en amont possible offre de bons résultats ! La direction doit aussi afficher un soutien fort au projet, ce qui garantira le succès de celui-ci.

Faites appel à un expert pour vous guider dans votre projet GED et l’adapter aux mieux aux réalités de votre PME. Afin de choisir votre partenaire GED en toute tranquillité, nous vous conseillons de suivre à la lettre nos conseils pour choisir votre fournisseur de GED.  

Pour terminer : une citation de Bill Gates (qui a d’abord été patron d’une PME !)

Les gagnants sont ceux qui restructurent la manière dont l’information circule dans leur entreprise.”

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