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5 raisons d’organiser la dématérialisation de ses documents

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Depuis quelques années, la dématérialisation des documents est partout. Dans notre vie quotidienne, dans nos entreprises, nous passons le plus clair de notre temps à lire et consulter des contenus partagés et diffusés sous forme de fichiers numériques. 

La dématérialisation des documents c’est quoi? 

Un document dématérialisé est un document qui n’a plus de matérialité. 

C’est le cas d’une facture auparavant éditée et diffusée sous format papier, aujourd’hui envoyée par email. Le document a subi une étape de dématérialisation. 

Le document peut aussi être dématérialisé plus tard dans son cycle de vie : une facture entrante papier qui serait scannée puis diffusée est aussi un document dématérialisé. 

Tendance forte, participant de la digitalisation des entreprises, la dématérialisation des documents a été encouragée par l’Etat français dès les années 1990. A cette époque, la dématérialisation des formulaires fiscaux et sociaux permet aux entreprises de saisir rapidement les informations demandées par l’administration, limite le risque d’erreur, et accélère le traitement des demandes. Le document dématérialisé est alors enregistré sur un support type disquette. 

Évidemment, les avantages de cette dématérialisation des documents administratifs et fiscaux ont poussé les entreprises à souhaiter dématérialiser d’autres documents internes ou externes. Aujourd’hui il est possible de dématérialiser l’ensemble des documents d’une entreprise, pour peu que certaines obligations légales soient respectées. 

Une entreprise peut donc dématérialiser 

  • ses factures et ses contrats commerciaux en lien avec son système ERP, 
  • les bulletins de paie de ses salariés en parallèle de son SIRH, 
  • ou encore l’ensemble de ses documents comptables (notes de frais…) parfois via son logiciel de comptabilité. 

Les possibilités sont infinies !

Quelle est la différence entre dématérialisation des documents et dématérialisation des process? 

Dématérialiser un document ne présente aucun avantage concret si ce n’est l’économie faite sur les coûts d’impression. En réalité, ce qui importe c’est que ce fichier numérique soit intégré dans un process dématérialisé. 

Expliquons nous :

Si une entreprise dématérialise une facture client elle doit réorganiser son système de facturation en tenant compte du nouveau format de celle-ci. Exit les bannettes qui circulent entre les étages, place à un circuit d’édition puis de validation étudié, faisant intervenir les différentes parties prenantes et responsables à tour de rôle. Le document dématérialisé suit un nouveau process de validation, circule en autonomie, selon un workflow défini à l’avance. 

La dématérialisation des process suppose donc de lister les intervenants sur chaque documents et les tâches de chacun, de réorganiser les flux de traitement de ceux-ci et de déterminer des délais et moyens de contrôle. 

Vous l’aurez compris, la dématérialisation des documents et la dématérialisation des process sont les deux facettes d’une même pièce. L’une ne fonctionne pas sans l’autre ! 

Concrètement, la dématérialisation des documents et process est adossée à une solution de GED (Gestion Électronique de Documents) pour simplifier le partage du document. La solution de dématérialisation permet d’éditer un document sous format électronique, puis de le diffuser via un workflow (flux de travail) établi, tout en centralisant l’ensemble documentaire de l’entreprise dans un espace partagé.  

Devez-vous organiser la dématérialisation de vos documents d’entreprise? Quels sont les avantages de cette digitalisation pour votre activité? 

Les réponses à vos questions se trouvent dans cet article !

Les 5 raisons indiscutables de dématérialiser ses documents

#Raison 1. La dématérialisation des documents pour gagner en productivité

C’est une des raisons principales qui poussent les entreprises à organiser la dématérialisation de certains documents. En centralisant l’ensemble des documents dans un espace partagé, la solution de GED simplifie considérablement la recherche et la consultation des documents, ce qui représente un premier gain de temps. Quand on sait qu’un salarié passe en moyenne 15% de son temps de travail à lire une information et 50% de son temps à la chercher on comprend le gain de productivité immédiat qu’une solution de GED peut offrir. 

Le traitement des documents standardisé via des workflows génère aussi un gain de temps notamment par rapport à une transmission classique par email, ou dans le cas d’une validation. Enfin la dématérialisation des documents suppose évidemment une automatisation dans la saisie ce qui permet de limiter le risque d’erreur.

Prenons l’exemple d’une facture reçue par l’entreprise de Monsieur Durand.
Quel que soit le format d’envoi de la facture (email, courrier, EDI…) la solution de dématérialisation déployée dans l’entreprise va “lire” cette facture fournisseur, la vérifier, la transmettre au responsable en charge de sa validation, ce dernier n’ayant plus qu’à déclencher le paiement. Et ce n’est pas tout !

La facture peut ensuite être versée dans l’ERP de l’entreprise puis archivée pour une durée déterminée. La solution a traité quasiment seule cette facture !

→ Un document édité rapidement, sans erreur, autonome dans son parcours de validation, et pouvant être retrouvé facilement constitue le Graal pour une entreprise car il permet : 

  • une parfaite diffusion de l’information, 
  • de libérer du temps aux salariés pour qu’ils puissent se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée

D’où d’importants gains de productivité !

#Raison 2. La dématérialisation des documents pour réduire les coûts d’impression et de gestion des documents

Savez-vous que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du CA d’une entreprise? (Source Cabinet IDC)

Les salariés d’une PME imprime en moyenne plus de 1000 pages par mois. Une entreprise qui dématérialise ses documents s’apprête donc à faire de sérieuses économies sur de nombreux postes : 

  • Le poste des consommables d’impression : 

– ramettes de papier, 

– cartouches d’encre

  • Le poste lié à l’exploitation et la maintenance des périphériques d’impression
  • Le poste lié à la mise sous pli des documents puis à l’affranchissement

Le cabinet Arthur D Little a entrepris de comparer le coût d’une facture client électronique par rapport à une facture client papier, et le résultat est sans appel : l’édition, le traitement et l’encaissement d’une facture client papier coûte entre 8 et 9€ à l’entreprise, contre 3€ pour une facture électronique. 

En plus des économies faites sur l’impression des documents papier, le document électronique permet aussi de réduire les frais liés à l’archivage. En effet, les logiciels SAE (système d’archivage électronique) offrent aujourd’hui d’excellentes garanties sécuritaires tout en étant moins coûteux qu’un archivage physique dans les locaux de l’entreprise ou à l’extérieur. 

Pour connaître les bonnes pratiques permettant de réduire les coûts d’impression dans votre entreprise, nous vous conseillons de lire notre article : Reprenez le contrôle sur vos coûts d’impression.

Raison 3. La dématérialisation des documents sera bientôt une obligation légale

Longtemps en retard par rapport à ses voisins européens sur l’ensemble des documents d’entreprise (bulletins de paie dématérialisés, factures…), la France a pris conscience de l’opportunité économique et fiscale de dématérialiser les documents et process et s’est engagée dans une politique très incitative.

Ainsi en 2017, la loi Travail a simplifié la mise en place des e-bulletins de paie dans les entreprises. Alors que le salarié devait auparavant autoriser la dématérialisation de sa fiche de paie, il est à présent supposé d’accord à moins de s’y opposer formellement. 

Les marchés publics passés par l’Etat et les collectivités constituent aussi un levier utilisé pour encourager les entreprises à dématérialiser : depuis le 1e janvier 2020, toutes les entreprises ayant un organisme public comme client, doivent dématérialiser les factures qu’elles adressent à celui-ci et les déposer sur le portail d’échange Chorus Pro. 

Enfin l’article 56 du récent Projet de Loi de Finances 2020 prévoit la systématisation des factures électroniques entre entreprises d’ici à 2025.  

Pour en savoir plus sur le contenu de l’article 56 du Projet de Loi de Finances, vous pouvez consulter cet excellent résumé

Ainsi, il est important que les chefs d’entreprise fassent preuve de volontarisme quant à la dématérialisation des documents car il est toujours préférable d’anticiper une obligation législative afin d’assurer sa mise en conformité à la date prévue. 

#Raison 4. La dématérialisation des documents pour adapter son entreprise aux nouvelles formes de travail

Privilégier le format numérique au format papier pour un document de travail permet d’en faire un support collaboratif. En centralisant l’information et en fluidifiant les échanges, la GED est l’une des briques du Groupware, et participe donc à l’amélioration du travail collaboratif en entreprise. 

Groupware : écosystème comprenant les procédures et les logiciels permettant le travail de groupe. 

Le travail en mobilité, lors de déplacements professionnels par exemple, est aussi en forte progression. Or la dématérialisation des documents répond parfaitement à cette nouvelle pratique. Au moyen du device (tablette, ordinateur portable, smartphone) qu’il a en sa possession, et grâce à la couverture réseau du territoire, le salarié peut travailler de n’importe quel point et à n’importe quel moment sur le fichier électronique partagé. 

#Raison 5. La dématérialisation des documents pour moderniser l’image de son entreprise

La dématérialisation des documents permet aussi de moderniser l’image de l’entreprise, à la condition qu’une réelle communication interne et externe se mette en place autour de ce projet afin qu’il soit valorisé auprès des salariés et accepté. Il faudra donc leur expliquer en amont du projet les bénéfices de ce changement et insister sur la meilleure accessibilité de l’information et la mise en place d’outils plus performants. 

Du point de vue des partenaires commerciaux (clients et fournisseurs), tout modification de documents doit leur être signalée. Une entreprise qui souhaite organiser la dématérialisation de ses factures devra donc communiquer en ce sens auprès de ses partenaires, et accompagner le changement au delà des limites physiques de son entreprise. A terme, l’entreprise améliore son image en montrant son envie d’innover et de proposer un meilleur service commercial.

Conclusion

La dématérialisation des documents est une innovation incontournable pour les entreprises françaises en raisons des avantages concurrentiels (gains de productivité, économies financières, image d’entreprise), et organisationnels (nouvelles formes de travail) qu’elle permet.

Aujourd’hui chaque document d’une entreprise peut être dématérialisé, et c’est vers cette entreprise (presque!) sans papier que l’Etat veut conduire l’ensemble des entreprises du territoire. 

Organiser la dématérialisation de ses documents en entreprise suppose donc de déterminer le document papier qui deviendra électronique, de trouver une solution adaptée à ses besoins, et de fixer des objectifs chiffrés à cette transformation. Si vous souhaitez savoir comment conduire un projet de dématérialisation réussi vous pouvez consulter cet article : Les 4 étapes pour réussir son projet dématérialisation.

Quel que soit le document que vous souhaitez dématérialiser, nous sommes à votre écoute pour vous fournir le meilleur conseil et vous guider vers la solution adaptée à votre activité.

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