Les fonctionnalités de la GED

Un des principaux atouts de la GED réside dans ses nombreuses fonctionnalités qui contribuent à la bonne marche de la gestion électronique des documents. Il s’agit en effet de plusieurs actions et opérations axées sur l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents. Pour mieux comprendre l’intérêt d’une mise en place de la GED, découvrez, dans la suite de l’article, ses principales fonctionnalités.

Rappelons que la sauvegarde consiste en une opération informatique, basée sur la duplication des données, pouvant être des textes, des factures et autres documents importants et leur mise en sécurité de sorte qu’ils soient accessibles au moment voulu. La sauvegarde permet de récupérer des données en cas de dysfonctionnement d’un disque dur.

Pour ce faire, il faut accorder de l’importance à l’acquisition de documents, pouvant être des documents existants, ou de nouvelles productions. L’acquisition des documents concerne deux types de documents : la version numérique pouvant être des fichiers bureautiques, PDF, ou des documents papier. À noter que l’action de sauvegarder un document est indissociable de l’import des documents, à la numérisation et à l’indexation.

Si la gestion des documents électroniques ne pose pas de problème, ce n’est pas le cas des documents sur papiers. C’est pourquoi, la numérisation qui consiste à dématérialiser les supports physiques via le scanner, figure parmi les principales fonctionnalités de la GED. Il faut faire en sorte que la numérisation fournisse des fichiers images exploitables qui permettraient de reconnaître leur contenu et de faciliter leur indexation.

L’indexation consiste à donner accès aux documents à partir d’une indication concernant leur contenu et/ou leur nature (forme, type). Il s’agit d’une action qui sert à regrouper les métadonnées du document, soit par saisies manuelles ou par automatisme.

À noter que l’indexation automatique est généralement exhaustive mais elle est moins précise. Par contre, la saisie manuelle permet d’être plus précise, tout en augmentant le risque d’erreur et d’omission.

Rappelons que les métadonnées qui constituent le premier niveau d’indexation regroupent :

• le titre,
• l’auteur du document,
• les données de validation,
• une ou des signatures électroniques,
• un horodatage,
• la source,
• le type de fichier,
• et bien d’autres données permettant de classifier le document

Ce sont ces éléments descriptifs, considérés lors de l’indexation, que les outils de recherche utilisent pour retrouver les documents.

La recherche en texte intégral ou full-text est un type de recherche, basé sur le contenu du document. Ce type de recherche est donc possible si et seulement si l’indexation est automatique et couvre tout le contenu du document. Dans ce cas, l’outil de recherche, similaire à celui du moteur de recherche sur le Web se base sur l’emploi des mots-clés.

À savoir que la recherche en texte intégral exige la connaissance des termes exacts utilisés dans le document, sinon l’utilisateur risque d’obtenir comme résultat de recherche de nombreux faux positifs. Par contre, il est possible d’améliorer la précision de la recherche en texte intégral, en associant à ce type de recherche d’autres critères à l’instar des métadonnées. Il est alors plus pratique de séparer les « factures fournisseur » des « factures client ».

Un bon outil GED regroupe plusieurs outils, services et moyens informatiques pour l’édition de documents et pour le traitement des courriers : c’est l’éditique de gestion.

Parmi les fonctionnalités de la GED relatives à l’éditique de gestion figure :

• le droit d’accès aux documents confidentiels

Pour éviter que les documents confidentiels de l’entreprise, tels que les documents comptables ou ceux relatifs aux ressources humaines deviennent accessibles à tous les employés, il est essentiel que le système de GED limite le droit d’accès à ces types de documents aux seules personnes autorisées.

• le workflow pour un travail collaboratif

Le Workflow, un terme anglais pour flux de travaux, désigne une suite de tâches et/ou opérations relatives aux traitements des documents et qui regroupent toutes les étapes du cycle de vie d’un document électronique. Cette suite de tâches doit être effectuée par une personne, un groupe de personnes ou un organisme. Grâce au Workflow, qui aide à réduire le temps de traitement d’un document, la solution de GED favorise non seulement le travail collaboratif mais aussi un gain de temps quant à la validation d’un document. Mais pour ce faire, il est important que les documents soient bien indexés.