Éditique de gestion – diffusion de document

Ensemble d’outils, services et moyens informatiques conçus pour l’édition de document, l’éditique de gestion, dans le cadre d’une GED et de la dématérialisation, permet d’optimiser la production et la diffusion en grande masse de documents structurés tels que les factures, contrats, relevés de comptes, etc… La production automatique de ces types de documents se traduit par de nombreux avantages tels que la réduction des coûts liés à la diffusion de document. Pour en savoir plus, découvrez le principe et les enjeux de l’éditique de gestion de documents.

Néologisme pour désigner un ensemble d’outils, de service et de moyens informatiques appliqués à l’édition de documents, selon la définition de Wikipédia, en pratique, l’éditique désigne un système qui englobe le personnel, les processus, les outils informatiques affectés à la conception, la production et la distribution de documents.

Dans le cas d’une solution GED, l’éditique de gestion, qui permet de générer et diffuser automatiquement des documents, complète le logiciel de gestion électronique de document, à l’instar du Workflow.

L’éditique de gestion est particulièrement efficace pour l’édition de certains types de documents tels que les factures, relevés de compte et autres documents qui comportent des parties fixes et des parties personnalisables, en fonction du destinataire.

L’éditique est donc un outil collaboratif transversal qui implique plusieurs services d’une même entreprise, entre autres :

  • les services informatique et technique pour l’implémentation,
  • le service marketing (envoi de publipostage commercial),
  • le service financier (envoi de factures).

Il s’agit également d’un outil qui comporte plusieurs maillons. La chaîne éditique comprend :

  • la récupération des données personnalisées,
  • la composition des documents à partir des données et des modèles prédéfinis,
  • la post-composition, qui inclut la validation et le tri des documents
  • l’impression et la mise sous pli des documents dans le cas d’une diffusion par courrier classique,
  • la distribution des documents électroniques pour le cas de publipostage,
  • la gestion des retours.

Les enjeux

Grâce à la possibilité de générer automatiquement un grand volume de document, l’éditique de gestion de document présente un enjeu économique pour l’entreprise.

  • Gain de productivité

Grâce à la possibilité de produire automatiquement certains types de documents, l’éditique permet d’optimiser leur temps de production, leur diffusion ainsi que les coûts y afférents. il est également possible d’augmenter le volume de documents à produire.

  • Possibilité d’externalisation

Pour les entreprises qui désirent se focaliser sur l’essentiel de leurs activités, ou pour ceux qui désirent maîtriser le coût relatif à l’édition et à la diffusion de courrier, il leur est possible d’externaliser une partie ou tout l’ensemble de la chaîne éditique. Cela permet de gagner du temps.

  • Facilitation de l’archivage

Les réglementations sur les documents légaux et commerciaux exigent qu’ils doivent faire l’objet d’un archivage sur une durée bien déterminée. La production automatique de ces documents facilite l’indexation qui est essentielle au système de conservation de ces types de documents.

  • Accès au « TransPromo »

L’éditique est avantageuse dans le sens où elle permet de fusionner les documents de gestions avec les documents promotionnels et de les diffuser comme un deux en un. C’est la « TransPromo ».

Les caractéristiques

Pour être efficace, la chaîne éditique complète englobe plusieurs outils tels que :

  • le Workflow qui permet d’orchestrer les séries de tâches,
  • l’ordonnanceur pour gérer physiquement les flux de documents,
  • la communication avec les applicatifs « métier » pour obtenir les données,
  • l’environnement de conception pour la production des documents modèles,
  • le moteur de composition,
  • le moteur de post-composition,
  • l’équipement d’impression et de mise sous pli.

L’éditique est un concept qui concerne plusieurs services d’une même entreprise, c’est pourquoi il faut considérer sa mise en place comme un projet transversal. Et puisqu’il s’agit d’un outil collaboratif, il est important de s’assurer de son interopérabilité, en privilégiant des documents aux formats ouverts comme le XML ou AFP.

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