Dans le cas d’une solution GED, l’éditique de gestion, qui permet de générer et diffuser automatiquement des documents, complète le logiciel de gestion électronique de document, à l’instar du Workflow.
L’éditique de gestion est particulièrement efficace pour l’édition de certains types de documents tels que les factures, relevés de compte et autres documents qui comportent des parties fixes et des parties personnalisables, en fonction du destinataire.
L’éditique est donc un outil collaboratif transversal qui implique plusieurs services d’une même entreprise, entre autres :
Il s’agit également d’un outil qui comporte plusieurs maillons. La chaîne éditique comprend :
Grâce à la possibilité de produire automatiquement certains types de documents, l’éditique permet d’optimiser leur temps de production, leur diffusion ainsi que les coûts y afférents. il est également possible d’augmenter le volume de documents à produire.
Pour les entreprises qui désirent se focaliser sur l’essentiel de leurs activités, ou pour ceux qui désirent maîtriser le coût relatif à l’édition et à la diffusion de courrier, il leur est possible d’externaliser une partie ou tout l’ensemble de la chaîne éditique. Cela permet de gagner du temps.
Les réglementations sur les documents légaux et commerciaux exigent qu’ils doivent faire l’objet d’un archivage sur une durée bien déterminée. La production automatique de ces documents facilite l’indexation qui est essentielle au système de conservation de ces types de documents.
L’éditique est avantageuse dans le sens où elle permet de fusionner les documents de gestions avec les documents promotionnels et de les diffuser comme un deux en un. C’est la « TransPromo ».
L’éditique est un concept qui concerne plusieurs services d’une même entreprise, c’est pourquoi il faut considérer sa mise en place comme un projet transversal. Et puisqu’il s’agit d’un outil collaboratif, il est important de s’assurer de son interopérabilité, en privilégiant des documents aux formats ouverts comme le XML ou AFP.