GED : les avantages

Présentée comme une solution efficace dans la gestion des documents, grâce au recours aux matériels, logiciels et autres outils informatiques, la mise en place d’une solution GED comporte des enjeux aussi bien économiques, organisationnels que réglementaires. Il est donc tout à fait légal de se poser des questions sur l’intérêt de mettre en place ce procédé informatique, compte tenu des investissements à faire. Il faut se demander si les bénéfices attendus après la mise en place d’une GED en valent vraiment un tel investissement. Découvrir les avantages qui en découlent vous aidera à en savoir plus.

Rappelons que la GED qui est un terme pour désigner les logiciels de gestion de documents, consiste également en un procédé utilisant des outils électroniques pour la prise en charge de la gestion des documents. Elle est axée autour de quatre actions qui sont l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion des documents

• La mise en place d’une GED pour respecter les obligations réglementaires.

De par la dématérialisation des documents sur papier qui rend les documents immédiatement accessibles aux utilisateurs, et grâce à une indexation, permettant de les classer, ce procédé informatique s’avère efficace pour l’archivage des documents légaux.

Disposer des outils de GED donne accès à l’archivage numérique qui est admis par la loi française. C’est ainsi que la GED facilite l’archivage de certains documents, tels que les contrats et les documents comptables, sur une durée de conservation minimale déterminée par les réglementations en vigueur.

Pour les entreprises cotées en bourse aux États-Unis, la loi Sarbanes-Oxley est une loi fédérale américaine qui impose des règles de transparence et de fiabilité financière. D’où l’intérêt de disposer d’une solution GED, permettant d’accéder rapidement à ces types de documents et de sécuriser leur conservation, sur une durée bien déterminée, allant de 5 à 10 ans.

• La mise en place d’une GED pour les démarches qualité.

Recourir à une solution GED permet d’assurer la rigueur nécessaire au bon déroulement des traitements de dossiers. Il s’agit d’un outil de gestion qui peut être intégré aux procédures des services administratifs et comptables comme la gestion des dossiers des clients, de la facturation, des fournisseurs etc.

la GED, en tant qu’outil basé sur l’automatisation de certaines tâches de la chaîne éditique des documnts, favorise le respect des différentes exigences des normes ISO, incluant la qualité, la sécurité et vis-à-vis des engagements au respect de l’environnement.

• La mise en place d’une GED pour l’efficience de l’entreprise ; à travers les différentes opérations et actions permettent de :
• faciliter les démarches qualité, sécurité et environnement
• satisfaire les attentes des clients, fournisseurs et des collaborateurs
• favoriser le travail de groupe
• améliorer la communication interne
• avoir une traçabilité complète sur les processus et activités liés au traitement des dossiers
• réduire les temps de traitement et favoriser un gain de productivité
• identifier et réduire les coûts de non-qualité

Il est vrai que la mise en place d’une solution GED implique des investissements liés à l’installation des infrastructures techniques, à l’achat et au paramétrage du logiciel GED ainsi qu’aux différentes mesures d’accompagnement pour les utilisateurs. Seulement, sur le long terme, la GED présente des nombreux enjeux qui se traduisent par l’amélioration de la productivité de l’entreprise qui en dispose. Parmi les quelques bénéfices attendus par l’utilisateur figurent :

• l’amélioration et la fiabilité des données, en passant par la limitation de la perte de données,
• la disponibilité immédiate des documents, grâce à la structuration des métadonnées,
• la réduction des coûts, grâce aux économies des ressources comme le papier, l’encre et les autres consommables informatiques, via la dématérialisation des documents papier,
• l’efficacité du processus du traitement des documents, de par la réduction du délai de traitement et de validation,
• l’accession à une démarche de développement durable, de par la limitation de la consommation de papier,
• le meilleur contrôle de l’accès aux informations confidentielles, grâce au système de codification et à l’attribution de mot de passe aux seules personnes autorisées,
• la facilitation de la diffusion et le partage l’information en interne et la possibilité de travailler en parallèle sur certaines tâches,
• la suppression progressive des documents papiers qui se traduit par la réduction des espaces pour l’archivage.

À noter cependant que la mise en place de GED doit se faire en plusieurs étapes qui demandent des ressources financières, matérielles et humaines.