Dans le cadre d’une gestion électronique des documents, la numérisation se résume à l’intégration d’un document papier préalablement transformé en document électronique dans le système GED, via le scanner.
À noter que la numérisation ne se traduit pas forcément par l’obtention d’une copie exacte du document original, sachant que certaines caractéristiques peuvent être perdues. C’est ainsi que ce procédé est également assimilé à l’extraction de l’essentiel du contenu d’un document.
Toujours est-il que la numérisation d’un document permet de :
Remarquez qu’il est possible de numériser à peu près tous les types de documents tels que les images, les textes et les graphes, soit par l’utilisation d’un scanner ou par l’emploi d’un appareil photo numérique. Sachez aussi que les sons et les vidéos peuvent être enregistrés avec des matériels adéquats de façon à obtenir des fichiers numériques.
Les objets physiques peuvent également faire l’objet d’une numérisation, grâce aux scanner 3D, conçus à cet effet.
Il existe plusieurs formats d’enregistrement des documents et des données numériques qui permettent de les stocker et de les exploiter en toute sécurité.
Les plus courants sont :
L’exploitation des données numérisées exige souvent le recours à d’autres outils permettant de récupérer les informations pour les rendre exploitables.
Ainsi, les documents textes sont souvent traités par un logiciel de reconnaissance de caractère, les fichiers d’images avec des logiciels de reconnaissance d’images, tandis que pour les fichiers sons, c’est la reconnaissance vocale qui est plus appropriée.
Le matériel de numérisation est disponible dans toutes les gammes, allant de l’entrée de gamme, accessible à partir de 50 €, jusqu’au matériel le plus sophistiqué qui vaut des milliers d’euros. si l’avènement des matériels informatiques à usage personnel permet à tout le monde de procéder à la numérisation des documents, pour un usage professionnel, mieux vaut tabler sur des matériels performants.
Pour ce faire, il faut commencer par définir les besoins de l’entreprise en matière de numérisation de documents. Cela permet de définir la gamme du matériel à choisir. À noter toutefois, qu’en sus du matériel de numérisation proprement dite, il faut également disposer des logiciels de traitement des données numérisées.
Pour les besoins occasionnels ou les travaux de numérisation si volumineux qu’il faudra disposer d’un matériel et de logiciels assez coûteux, sachez qu’il est possible de les confier à des professionnels en externe. L’externalisation de la numérisation est très avantageuse dans le cadre de la mise en place d’une GED.