Numérisation de documents : principes et objectifs

La numérisation de documents qui fait partie du processus de la mise en place d’une solution de GED, gagne en importance en matière d’archivage électronique. Elle permet non seulement de sécuriser un maximum de données, via les sauvegardes de documents mais elle favorise également l’accessibilité dans l’immédiat, grâce à leur indexation. Mais que sait-on de la numérisation de documents ? Le recours à ce procédé informatique permet-il un gain de temps ainsi que l’accroissement de la productivité de l’entreprise ? Voici quelques éléments de réponses qui permettent de découvrir le principe et les avantages de la numérisation de documents

Souvent associée à la dématérialisation de documents, qui consiste au remplacement du support papier par un fichier digital, afin de faciliter sa manipulation, la numérisation désigne le processus informatique, favorisant la transformation d’un élément physique, en une suite de données digitales.

Dans le cadre d’une gestion électronique des documents, la numérisation se résume à l’intégration d’un document papier préalablement transformé en document électronique dans le système GED, via le scanner.

À noter que la numérisation ne se traduit pas forcément par l’obtention d’une copie exacte du document original, sachant que certaines caractéristiques peuvent être perdues. C’est ainsi que ce procédé est également assimilé à l’extraction de l’essentiel du contenu d’un document.

Toujours est-il que la numérisation d’un document permet de :

  • procéder à la reconnaissance du contenu
  • faire une copie
  • de stocker le document
  • de procéder à l’indexation
  • de faire une recherche

Remarquez qu’il est possible de numériser à peu près tous les types de documents tels que les images, les textes et les graphes, soit par l’utilisation d’un scanner ou par l’emploi d’un appareil photo numérique. Sachez aussi que les sons et les vidéos peuvent être enregistrés avec des matériels adéquats de façon à obtenir des fichiers numériques.

Les objets physiques peuvent également faire l’objet d’une numérisation, grâce aux scanner 3D, conçus à cet effet.

Caractéristiques de la numérisation de documents

La numérisation de documents présente des avantages tels que la possibilité de choisir les formats d’enregistrement, selon les besoins de l’utilisateur. À noter toutefois que selon le type de format d’enregistrement choisi, les données numérisées ne sont pas forcément exploitables telles quelles.

Les formats d’enregistrement des documents numériques

Il existe plusieurs formats d’enregistrement des documents et des données numériques qui permettent de les stocker et de les exploiter en toute sécurité.

Les plus courants sont :

  • les formats d’enregistrement sans perte (TIFF, WAV…) ; il s’agit d’une forme de stockage des données numérisées brutes. L’avantage de ce type de format consiste dans la possibilité de différer leur traitement, par contre, il exige un espace de stockage assez important.
  • le stockage des données traitées ; ce type d’enregistrement permet de stocker un document tel que le PDF, qui s’obtient après le traitement par reconnaissance des caractères. L’intérêt de ce type de format d’enregistrement réside dans la possibilité d’une ré-numérisation.
  • les formats d’enregistrement avec une faible perte (JPEG, MP3…) : c’est le format de stockage de données numérisées, compressées les plus utilisées, dans le cas où une faible perte de données est acceptable. Ce type de format permet d’économiser un espace de stockage.
  • Quels que soient les fichiers considérés, il est recommandé d’opter pour des formats ouverts afin d’en assurer la pérennité.

La récupération des informations

L’exploitation des données numérisées exige souvent le recours à d’autres outils permettant de récupérer les informations pour les rendre exploitables.

Ainsi, les documents textes sont souvent traités par un logiciel de reconnaissance de caractère, les fichiers d’images avec des logiciels de reconnaissance d’images, tandis que pour les fichiers sons, c’est la reconnaissance vocale qui est plus appropriée.

Comment procéder à la numérisation de documents ?

Il suffit de disposer du matériel adéquat pour procéder à la numérisation de documents. Pour cela, il existe deux options :

  • disposer de son matériel de numérisation

Le matériel de numérisation est disponible dans toutes les gammes, allant de l’entrée de gamme, accessible à partir de 50 €, jusqu’au matériel le plus sophistiqué qui vaut des milliers d’euros. si l’avènement des matériels informatiques à usage personnel permet à tout le monde de procéder à la numérisation des documents, pour un usage professionnel, mieux vaut tabler sur des matériels performants.

Pour ce faire, il faut commencer par définir les besoins de l’entreprise en matière de numérisation de documents. Cela permet de définir la gamme du matériel à choisir. À noter toutefois, qu’en sus du matériel de numérisation proprement dite, il faut également disposer des logiciels de traitement des données numérisées.

  • recourir à l’externalisation de la numérisation

Pour les besoins occasionnels ou les travaux de numérisation si volumineux qu’il faudra disposer d’un matériel et de logiciels assez coûteux, sachez qu’il est possible de les confier à des professionnels en externe. L’externalisation de la numérisation est très avantageuse dans le cadre de la mise en place d’une GED.

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