Gestion Électronique des Documents: le guide

Concrètement la GED organise le rangement des documents de votre entreprise dans un espace de stockage unique ce qui évite les doublons et simplifie le partage de documents.

Elle favorise donc la gestion de flux des documents :
– qui circulent au sein de votre entreprise
– qui entrent ou sortent de l’entreprise.

Ce procédé informatique, qui favorise le travail collaboratif, permet d’accéder à de nombreuses fonctionnalités et actions, liées au traitement et à l’exploitation de documents et d’informations.

La GED, qui recourt à l’automatisation et à la dématérialisation, rend plus fiable la gestion de documents et d’information et permet aux utilisateurs de gagner du temps, d’éviter les erreurs et les oublis tout en profitant d’un gain de productivité.

La GED intervient à chaque étape de la vie du document puisqu’elle facilite sa recherche, son partage, et sa conservation.

Les fonctionnalités de la GED sont :

• L’acquisition de documents existants ou nouvellement produits. Pour les documents physiques cela passe par leur numérisation.
• Le classement des documents, organisé par indexation, en fonction de leurs métadonnées ou de leurs contenus, ce qui facilite leur recherche.
• La diffusion des documents ou d’informations sous forme électronique ou en version papier ce qui accélère le traitement et de validation des documents.
• L’archivage qui consiste au classement des documents, non pertinents pour les opérations courantes, mais qui doivent être conservés pour des raisons légales.
• L’indexation des documents numérisés doit faciliter leur accès.

La faisabilité technique revient à définir le périmètre de la GED donc le choix des pièces à archiver, à numériser, les niveaux d’autorisation etc. Il est également important de définir les liens avec le système informatique existant.

La faisabilité financière consiste à estimer le coût d’une solution GED, il est important d’identifier les principaux facteurs de coût tels que :

• les licences logicielles
• le paramétrage et développement du système de la GED
• la maintenance et assistance
• le matériel de l’infrastructure
• les coûts liés à la numérisation
• la formation

En fonction des fonctionnalités souhaitées et des facteurs de coûts vous pourrez définir un budget prévisionnel pour le déploiement de votre GED.

La mise en place d’un projet de gestion numérique des documents est un travail de longue haleine qui se fait en plusieurs étapes.

Si les grandes entreprises font souvent le choix de logiciels propriétaires, il est tout à fait possible de déployer une GED dans une PME en optant pour une solution SAAS.

On peut en citer quelques uns qui sortent du lot, de par leur efficacité tels que le M-Files DMS ; Microsoft SharePoint ou encore Microsoft Office 365. À noter cependant que le choix du logiciel de la GED doit répondre à l’exigence des utilisateurs de la GED et des fonctionnalités qu’il offre.