Logiciel de dématérialisation

Rechercher une facture dans une pile de dossiers, un devis dans un tas de papiers, un contrat perdu à réevaluer, autant de situations où la recherche des documents papier fait perdre un temps fou à l’entreprise et à ses collaborateurs. Dématérialiser ses documents grâce une solution de dématérialisation, c’est gagner en productivité mais aussi en sécurité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation et pourquoi dématérialiser les documents ? Voici quelques éléments de réponse. 

Pourquoi dématérialiser ses documents ?

Dématérialiser un document c’est le produire au format numérique, à partir d’un système d’information. La dématérialisation est donc un processus qui permet de numériser tous les documents d’une entreprise. Le format papier est laissé de côté au profit du format numérique. Si on parle de dématérialisation des documents, il faut également parler de la dématérialisation des processus. En effet, la dématérialisation est un processus global qui entraine de nombreux changements au sein de la structure au niveau de la gestion des documents. 

Alors pourquoi dématérialiser les documents ?

Pour de nombreuses raisons ! En effet, la dématérialisation n’a que des avantages, ou presque. Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts de fonctionnement de votre entreprise. En effet, le document au format numérique ne nécessite que peu d’énergie pour être produit, traité et stocké, contrairement au document papier. De plus, la dématérialisation permet de réduire le risque d’erreurs dans l’élaboration des documents. Grâce aux logiciels de dématérialisation, la production de document est automatisée, ce qui permet de soulager les collaborateurs des tâches les plus chronophages et de limiter les erreurs de saisie.

L’automatisation du classement et du stockage des documents permet une plus libre circulation des documents dans l’entreprise et entre les collaborateurs : il est plus facile de retrouver les documents. La diffusion et le partage sont également simplifiés. Enfin, le format numérique permet de mieux préserver les données en entreprise. Les documents sont stockés sur des serveurs sécurisés, ce qui leur garantit une sécurité supplémentaire par rapport aux documents papier.

En bref, dématérialiser les documents permet de : 

• Réduire les coûts de fonctionnement
• Réduire le risque d’erreurs grâce à l’automatisation des documents
• Augmentez la productivité des collaborateurs
• Renforcez la sécurité des données de l’entreprise

GED : les logiciels de dématérialisation

La dématérialisation engendre quelques problématiques pour les entreprises, notamment en terme de classement, de stockage d’archivage des documents numériques.

Si auparavant les documents papiers étaient rangés et classés dans des boîtes de rangement, il faut désormais trouver un autre mode de « rangement » de ces fichiers numériques. De plus, il faut contrôler l’accès aux documents, définir les droits de modification ainsi que les modes et durées de conservation des fichiers. Autant de problématiques auxquelles il faut répondre lorsque la structure se lance dans un processus de dématérialisation.

Pour aider les entreprises en ce sens, il existe des systèmes de dématérialisation. Ces logiciels, appelés GED, sont disponibles en mode Saas ou sur un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies par l’entreprise. Le logiciel de dématérialisation permet donc de sécuriser les documents numériques tout en les classant et les stockant. 

Parmi les fonctionnalités que propose généralement un logiciel de dématérialisation on retrouve : 

• Sauvegarde des documents
• Stockage de plusieurs versions d’un document
• Indexation des documents
• Suppression définitive d’un document
• Recherche en texte intégral ou full-text
• Modification des documents
• Diffusion des documents

Pour choisir son logiciel de dématérialisation, il faut bien connaître les besoins et les contraintes de l’entreprise, selon l’existant. Quelques critères sont à prendre en compte : 

• Les différentes fonctionnalités du logiciel et leur pertinence pour l’entreprise
• Le lieu de stockage doit être clairement identifiable si le logiciel est en mode Saas
• La maintenance et le service client doit être de qualité
• L’entreprise doit pouvoir personnaliser le logiciel un minimum

Quels documents dématérialiser ?

Tous les documents d’une entreprise peuvent être dématérialisés !

A partir du moment où un format de document est régulièrement traité, échangé et archivé, il devient dématérialisable. Factures et bons de commande, notes de frais, contrats, bulletin de salaire, contrats commerciaux… tous peuvent être passés au format numérique !

Par conséquent, tous les services de l’entreprise peuvent être concernés par la dématérialisation des documents :

• Le service commercial;
  
• Le service comptable et financier;
• Le service des Ressources Humaines;
• Etc.

Les notes de frais font partie des documents les plus simples à dématérialiser. De nombreuses entreprises ont entrepris ce changement, séduites par les avantages des e-notes de frais. Pour connaître cette liste d’atouts, lisez notre article : Gestion des notes de frais il est urgent de dématérialiser !

Les contraintes de la dématérialisation des documents

Si la dématérialisation des documents présentent de très nombreux avantages, elle comporte aussi quelques contraintes. En effet, les documents doivent répondre à certains critères et certaines normes afin de pouvoir être authentifiés. Les documents numériques étant plus facilement modifiables et falsifiables que les documents papier, l’entreprise doit apporter des garanties quant à l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. Les contraintes varient également selon le type de document numérique.

Pour assurer la conformité des documents, plusieurs solutions sont possibles comme : 

• Le coffre-fort numérique : un coffre-fort numérique est un service qui doit être hautement sécurisé pour archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles. Le coffre-fort donne une valeur légale aux documents.
• La signature électronique : la signature électronique est un procédé permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, tout comme la signature manuscrite d’un document papier.

La question de la dématérialisation des factures clients est particulièrement sensibles car les factures sont des pièces comptables ayant une valeur juridique et fiscale. Pour tout savoir de la dématérialisation de ces documents, nous vous invitons à lire l’article : Facture dématérialisée : comment être en règle ?

L’accessibilité et la pérennité sont également des composantes indispensables de la dématérialisation des documents dans une entreprise. Tout comme les documents papier, les documents électroniques doivent pouvoir être produits rapidement en cas de contrôle. Les logiciel de dématérialisation permettent donc à l’entreprise de gérer plus facilement leurs documents numériques, grâce à une arborescence personnalisée, rendant facilement accessible tous les fichiers de l’entreprise.