Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
Logiciel de dématérialisation
Rechercher une facture, un devis, un contrat dans une pile de dossiers, dans des classeurs, des cartons d’archives… autant de situations où la recherche des documents papier fait perdre un temps fou à l’entreprise et à ses collaborateurs. Dématérialiser ses documents grâce une solution de dématérialisation, c’est gagner en productivité mais aussi en sécurité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation et pourquoi dématérialiser les documents ? Voici quelques éléments de réponse.
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
Dématérialiser un document c’est le produire au format numérique, à partir d’un système d’information. La dématérialisation est donc un processus qui permet de numériser tous les documents d’une entreprise, puis de ne travailler qu’avec des documents électroniques. Si on parle de dématérialisation des documents, il faut également parler de la dématérialisation des processus. En effet, la dématérialisation est un processus global qui entraine de nombreux changements au sein de la structure au niveau de la gestion des documents.
Alors pourquoi dématérialiser les documents ?
Pour de nombreuses raisons ! Tout d’abord, elle permet de réduire les coûts de fonctionnement de votre entreprise. En effet, le document au format numérique ne nécessite que peu d’énergie pour être produit, traité et stocké, contrairement au document papier. Exit aussi la surconsommation de papier et d’encre !
De plus, la dématérialisation permet de réduire le risque d’erreurs dans l’élaboration des documents. Grâce aux logiciels de dématérialisation, le traitement des documents est automatisée, ce qui permet de soulager les collaborateurs des tâches les plus chronophages et de limiter les erreurs de saisie.
L’automatisation du classement et du stockage des documents permet une plus libre circulation des documents dans l’entreprise et entre les collaborateurs : il est plus facile de retrouver les documents. La diffusion et le partage sont également simplifiés. Enfin, le format numérique permet de mieux protéger les documents qui sont désormais stockés sur des serveurs sécurisés, ce qui leur garantit une sécurité supplémentaire par rapport aux documents papier.
En bref, dématérialiser les documents permet de :
- Réduire les coûts de fonctionnement
- Réduire le risque d’erreurs grâce à l’automatisation des documents
- Augmenter la productivité des collaborateurs
- Renforcer la sécurité des documents de l’entreprise
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GED : les logiciels de dématérialisation
GED : les logiciels de dématérialisation
La dématérialisation engendre quelques problématiques pour les entreprises, notamment en terme de classement, de stockage d’archivage des documents numériques.
Si auparavant les documents papiers étaient rangés et classés dans des boîtes de rangement, il faut désormais trouver un autre mode de « rangement » de ces fichiers numériques. De plus, il faut contrôler l’accès aux documents, définir les droits de modification ainsi que les modes et durées de conservation des fichiers. Autant de problématiques auxquelles il faut répondre lorsque la structure se lance dans un processus de dématérialisation.
Pour aider les entreprises en ce sens, il existe des systèmes de dématérialisation. Ces logiciels, appelés GED, sont disponibles en mode Saas ou sur un serveur local, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies par l’entreprise. Le logiciel de dématérialisation permet donc de sécuriser les documents numériques tout en les classant et les stockant.
Parmi les fonctionnalités que propose généralement un logiciel de dématérialisation on retrouve :
- Sauvegarde des documents
- Stockage de plusieurs versions d’un document
- Indexation des documents
- Suppression définitive d’un document
- Recherche en texte intégral ou full-text
- Modification des documents
- Diffusion des documents
Pour choisir son logiciel de dématérialisation, il faut bien connaître les besoins et les contraintes de l’entreprise. Quelques critères sont à prendre en compte :
- Les différentes fonctionnalités du logiciel et leur pertinence pour l’entreprise
- Le lieu de stockage doit être clairement identifiable si le logiciel est en mode Saas
- La maintenance et le service client doit être de disponible et de qualité
- L’entreprise doit pouvoir paramétrer le logiciel afin qu’il s’adapte parfaitement à ses process internes
Quels documents dématérialiser ?
Quels documents dématérialiser ?
Tous les documents d’une entreprise peuvent être dématérialisés !
A partir du moment où un format de document est régulièrement traité, échangé et archivé, il devient dématérialisable. Factures et bons de commande, notes de frais, contrats, bulletin de salaire, contrats commerciaux… tous peuvent être passés au format numérique !
Par conséquent, tous les services de l’entreprise peuvent être concernés par la dématérialisation des documents :
- Le service commercial;
- Le service comptable et financier;
- Le service des Ressources Humaines;
- Etc.
La facture électronique, déjà obligatoire dans les relations BtoG, le sera bientôt en BtoB. Il est donc judicieux d’initier cette transition et de dématérialiser dès à présent ces documents.
L’obligation de passer à la facture dématérialisée s’appliquera :
- à partir du 1er septembre 2026 pour les GE et les ETI
- à partir du 1er septembre 2027 pour toutes les autres entreprises
Pour en savoir plus, consultez notre article : Facture électronique obligatoire en 2026 : comment se conformer à la future obligation ?
Les contraintes de la dématérialisation des documents
Les contraintes de la dématérialisation des documents
Si la dématérialisation des documents présentent de très nombreux avantages, elle comporte aussi quelques contraintes. En effet, les documents doivent répondre à certains critères et certaines normes afin de pouvoir être authentifiés. Les documents numériques étant plus facilement modifiables et falsifiables que les documents papier, l’entreprise doit apporter des garanties quant à l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité du document. Les contraintes varient également selon le type de document numérique.
Pour assurer la conformité des documents, plusieurs solutions sont possibles comme :
- Le coffre-fort numérique : un coffre-fort numérique est un service qui doit être hautement sécurisé pour archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles. Le coffre-fort donne une valeur légale aux documents. Dans le cas de bulletins de paie électroniques, chaque salarié dispose d’un coffre-fort personnel et sécurisé dans lequel sont déposés ses documents.
- La signature électronique : la signature électronique est un procédé permettant de garantir l’intégrité d’un document électronique et d’en authentifier l’auteur, tout comme la signature manuscrite d’un document papier. Elle est régulièrement utilisée dans la signature de contrats commerciaux ou de travail.
L’accessibilité et la pérennité sont également des composantes indispensables de la dématérialisation des documents dans une entreprise. Tout comme les documents papier, les documents électroniques doivent pouvoir être produits rapidement en cas de contrôle. Les logiciel de dématérialisation permettent donc à l’entreprise de gérer plus facilement leurs documents numériques, grâce à une arborescence personnalisée, rendant facilement accessible tous les fichiers de l’entreprise.
