Dématérialiser les factures au sein d’une entreprise est un vrai gain de temps et d’argent, et permet de fluidifier les process commerciaux et l’archivage des documents. Les avantages de passer à la facture électronique sont nombreux, même si des contraintes techniques et légales encadrent ce procédé. Qu’est-ce que la facture électronique, pourquoi et comment l’utiliser ? Voici quelques éléments de réponse.

Qu’est ce que la facture électronique ?

La facture électronique est, comme son nom l’indique, une facture dématérialisée. Mais attention, la facture électronique ne désigne pas une simple facture papier que l’on scanne. Le terme de « facture électronique » regroupe en effet l’ensemble du processus de facturation, de l’édition à l’envoi par mail, toutes les étapes doivent être dématérialisées pour pouvoir parler de facture électronique. 

La facture électronique est donc une facture dématérialisée, transmise du fournisseur au client, qui doit respecter plusieurs règles pour avoir une valeur légale et garantir son intégrité et son authenticité. 

Pour être valide, une facture électronique doit donc : 

• Garantir l’identité de l’entité qui a émis la facture;
• Assurer l’intégrité de son contenu afin qu’on ne puisse pas le modifier;
• Être lisible à toutes les étapes de la vie de la facture : depuis son émission jusqu’à sa destruction.

La facture électronique doit également répondre aux mêmes obligations que la facture papier. Elle doit comporter un certain nombre d’éléments précisés par l’article L.441-3 du Code du commerce, comme par exemple :

• Le numéro de facture
• La date
• Le numéro et le taux de TVA
• La quantité de produit ou de service
• Etc. 

En bref, pour qu’une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique, et doit comporter un certain nombre d’éléments pour assurer sa légalité.

Pourquoi passer à la facture électronique ?

La facture électronique intervient dans un contexte global de dématérialisation des documents au sein d’une entreprise. En effet, pour utiliser les factures électroniques, c’est tout le processus de facturation qui doit être dématérialisé, comme nous l’avons vu plus haut. Lorsqu’on se demande pourquoi passer à la facture électronique, c’est en fait une question beaucoup plus globale à laquelle il faut répondre : pourquoi dématérialiser les documents de sa structure ou de son service ? 

Plusieurs avantages apparaissent très clairement à la dématérialisation des documents, et par conséquent au passage à la facture électronique. La facture électronique permet évidemment de limiter très fortement la paperasse au sein de l’entreprise, puisque tout est entièrement numérisé. 

Qui dit moins de paperasse dit gain de temps considérable à gérer l’administratif. La numérisation de la facture permet de supprimer toutes les manipulations de papier, et vous fait gagner un temps précieux. Toutes les manipulations se font désormais en quelques clics, que ce soit l’édition de la facture mais aussi l’envoi ou encore l’archivage. Les envois de facture sont ainsi sécurisés.

La facture électronique permet également de faire des économies importantes. Selon des études BVA/Markess, la facture électronique permet de réduire de 50 à 75 % le coût d’émission d’une facture. En effet, plus besoin d’imprimer les factures pour les envoyer ou encore les stocker, ce qui permet de faire des économies considérables sur les consommables comme le papier ou les cartouches d’encre. Qui dit réduction des impressions dit également réduction de l’impact environnemental de la facturation dans l’entreprise. 

La dématérialisation des factures permet ainsi de mieux contrôler le processus de facturation, d’assurer un suivi plus rigoureux des documents au sein de l’entreprise. Les dates d’envoi des factures sont facilement identifiables, ce qui permet de relancer plus simplement les factures non payées, ou d’envoyer des notifications de rappel aux clients. Tout est donc simplifié avec la facture électronique.

Pour savoir précisément ce que la facture électronique peut apporter à votre entreprise, nous vous conseillons la lecture de cet article : 7 bonnes raisons de dématérialiser ses factures !

Comment passer à la facture électronique ?

Pour mettre en place la facture électronique au sein de votre entreprise, il vous faut répondre à plusieurs contraintes techniques et légales. Pour cela, trois procédés sont envisageables : 

• La piste d’audit fiable : transmission de la facture par n’importe quelle voie électronique mais nécessite un contrôle documenté et permanent, permettant d’établir un lien entre la facture émise et la prestation de service/le produit fourni.
  
• La transmission selon une norme sécurisée (EDI) : la facture électronique est transmise au client grâce à un message électronique sécurisé qui permet l’envoi électronique, convenu au préalable entre les deux parties. Souvent ces fichiers sont échangés via l’EDI (Échange de Données Informatisé) sous format XML.
• La signature électronique : la facture doit être signée par signature électronique, ce qui permet de valider l’intégrité et l’authenticité de la facture électronique. La signature électronique est le procédé le plus simple et le moins coûteux à mettre en place pour valider la facture électronique. 

Éditer une facture électronique ne s’improvise donc pas ! De nombreuses entreprises choisissent pourtant des solutions approximatives, sans garanties juridiques, et s’exposent ainsi à de lourdes sanctions judiciaires (cf notre article  Dématérialisation des factures : l’illégalité vous coûtera cher !). 

Comment s’y prendre concrètement ? Avant de mettre en place la facture électronique au sein de votre entreprise, un audit interne peut être réalisé, afin de faire l’état des lieux de la facturation au sein de la structure, et envisager quel procédé conviendrait le mieux. Ensuite, selon le procédé choisi, il vous faudra peut-être recourir à un prestataire extérieur, pour la mise en place du logiciel. Là encore, le choix du prestataire est essentiel, puisque la dématérialisation des documents dans une entreprise tout comme la mise en place de la facture électronique est un processus sur le long terme. 

Facture électronique : une obligation pour les marchés publics

Depuis 2019, les petites et moyennes entreprises sont dans l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics. Depuis le 1er janvier 2020, ce sont les micro-entreprises qui sont également contraintes de dématérialiser leurs factures avant de les envoyer aux organismes publics, via la plateforme Chorus Pro. 

Désormais, toutes les entreprises doivent donc émettre des factures électroniques pour les marchés publics. Une manière d’alléger les procédures et de réduire les coûts de création, d’envoi et d’archivage des factures aux services de l’Etat. 

Comment signer une facture électronique ?

La signature électronique permet de signer une facture électronique, et d’en garantir l’authenticité. En signant de manière électronique, le signataire donne donc son accord à valeur juridique. La signature électronique engage tout autant son auteur que la signature manuscrite. La signature électronique doit être mise en place via un logiciel certifié pour remplir tous les critères juridiques nécessaires à sa validité. 

La mise en place de la signature électronique dans votre structure est peu coûteuse et plutôt rapide, et vous permettra de dématérialiser vos factures au maximum, pour gagner du temps et de l’argent dans vos process commerciaux.