Edit : cet article a été mis à jour en novembre 2023.
Qu’est ce que la facture électronique ?
Qu’est ce que la facture électronique ?
La facture électronique est, comme son nom l’indique, une facture dématérialisée. Mais attention, la facture électronique ne désigne pas une simple facture papier que l’on scanne. Le terme de « facture électronique » regroupe en effet l’ensemble du processus de facturation, de l’édition à l’envoi par mail, toutes les étapes doivent être dématérialisées pour pouvoir parler de facture électronique.
La facture électronique est donc une facture dématérialisée, transmise du fournisseur au client, qui doit respecter plusieurs règles pour avoir une valeur légale et garantir son intégrité et son authenticité.
Pour être valide, une facture électronique doit donc :
- Garantir l’identité de l’entité qui a émis la facture;
- Assurer l’intégrité de son contenu afin qu’on ne puisse pas le modifier;
- Être lisible à toutes les étapes de la vie de la facture : depuis son émission jusqu’à sa destruction.
La facture électronique doit également répondre aux mêmes obligations que la facture papier. Elle doit comporter un certain nombre d’éléments précisés par l’article L.441-3 du Code du commerce, comme par exemple :
- Le numéro de facture
- La date
- Le numéro et le taux de TVA
- La quantité de produit ou de service
- Etc.
En bref, pour qu’une facture soit considérée comme électronique, elle doit être émise et reçue sous format électronique, et doit comporter un certain nombre d’éléments pour assurer sa légalité.
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Pourquoi passer à la facture électronique ?
Pourquoi passer à la facture électronique ?
La première raison est sans doute d’anticiper la future obligation de passer à la facture électronique dans les échanges BtoB.
Plus globalement, la facture électronique intervient souvent dans un contexte de dématérialisation des documents au sein d’une entreprise. En effet, pour utiliser les factures électroniques, c’est tout le processus de facturation qui doit être dématérialisé, comme nous l’avons vu plus haut.
Plusieurs avantages apparaissent très clairement à la dématérialisation des documents, et par conséquent au passage à la facture électronique. La facture électronique permet évidemment de limiter très fortement la paperasse au sein de l’entreprise, puisque tout est entièrement numérisé.
Qui dit moins de paperasse dit gain de temps considérable à gérer l’administratif. La numérisation de la facture permet de supprimer toutes les manipulations de papier, et vous fait gagner un temps précieux. Toutes les manipulations se font désormais en quelques clics, que ce soit l’édition de la facture mais aussi l’envoi ou encore l’archivage. Les envois de facture sont ainsi sécurisés.
La facture électronique permet également de faire des économies importantes. Selon des études BVA/Markess, la facture électronique permet de réduire de 50 à 75 % le coût d’émission d’une facture. En effet, plus besoin d’imprimer les factures pour les envoyer ou encore les stocker, ce qui permet de faire des économies considérables sur les consommables comme le papier ou les cartouches d’encre. Qui dit réduction des impressions dit également réduction de l’impact environnemental de la facturation dans l’entreprise.
La dématérialisation des factures permet ainsi de mieux contrôler le processus de facturation, d’assurer un suivi plus rigoureux des documents au sein de l’entreprise. Les dates d’envoi des factures sont facilement identifiables, ce qui permet de relancer plus simplement les factures non payées, ou d’envoyer des notifications de rappel aux clients. Tout est donc simplifié avec la facture électronique.
Comment passer à la facture électronique ?
Comment passer à la facture électronique ?
La Loi de Finance 2024 a fixé le calendrier suivant pour l’application de la facture électronique obligatoire en BtoB.
- 1er septembre 2026 : obligation pour toutes les GE et les ETI d’envoyer leur factures au format électronique; obligation pour toutes les entreprises d’accepter les factures sous ce format
- 1er septembre 2027 : obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d’envoyer leurs factures au format électronique
Concrètement, les factures BtoB transiteront par un portail gouvernemental, le Portail Public de Facturation (PPF) qui alertera l’entreprise client du dépôt d’une facture fournisseur. L’objectif de ce portail est aussi d’extraire les informations fiscales de la facture afin de les transmettre automatiquement à l’administration.
Pour verser ses factures clients sur ce portail, différentes solutions co-existeront : certaines gratuites nécessiteront une saisie manuelle, et d’autres automatisées s’appuieront sur des solutions complémentaires (les fameuses Plateformes de Dématérialisation Partenaire).
Toutes les entreprises devront donc avoir recours aux services d’un Opérateur de Dématérialisation (OD) afin d’éditer leurs factures au format autorisé.
Pour tout comprendre de la future obligation et du mécanisme d’envoi des factures consultez notre article : Facture électronique obligatoire en 2026 : comment se préparer à la future obligation ?
Facture électronique : une obligation déjà en place pour les marchés publics
Depuis 2019, les petites et moyennes entreprises sont dans l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics. Depuis le 1er janvier 2020, ce sont les micro-entreprises qui sont également contraintes de dématérialiser leurs factures avant de les envoyer aux organismes publics, via la plateforme Chorus Pro.
Désormais, toutes les entreprises doivent donc émettre des factures électroniques pour les marchés publics. Une manière d’alléger les procédures et de réduire les coûts de création, d’envoi et d’archivage des factures aux services de l’Etat.
