La dématérialisation des documents comptables est un processus qui permet de numériser tous les documents relatifs au service comptabilité, mais également tout le processus d’édition, de stockage ou encore d’archivage. Quels sont les enjeux de la dématérialisation comptable en entreprise ? Comment dématérialiser ses documents comptables ? Voici quelques éléments de réponse.
Qu’est ce que la dématérialisation comptable?
Qu’est ce que la dématérialisation comptable?
En règle générale, la dématérialisation consiste à supprimer le support «matériel » en le remplaçant par un support numérique. Dématérialiser un document c’est donc le produire au format numérique, à partir d’un système d’information. La dématérialisation est, en somme, un processus qui permet de numériser tous les documents d’une entreprise.
La dématérialisation comptable peut donc être définie comme la numérisation de tous les documents relatifs à la comptabilité dans une entreprise. C’est un processus global au sein de la société, qui ne consiste pas simplement à « scanner » les documents comptables, mais bien à numériser et donc dématérialiser tout le processus de vie des documents comptables.
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Comment dématérialiser ses documents comptables?
Comme nous l’avons vu précédemment, dématérialiser ses documents comptables ne signifie pas « scanner » simplement les documents. Pour mener à bien la dématérialisation de vos documents comptables, il existe des solutions de dématérialisation, des logiciels qui vous accompagnent dans ce processus, que ce soit pour le classement des documents, mais également pour l’édition ou encore l’archivage.
Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou sur un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies. Le logiciel de dématérialisation permet donc de sécuriser les documents comptables tout en les classant et les stockant numériquement.
Parmi les fonctionnalités principales que propose généralement un logiciel de dématérialisation on retrouve :
- Sauvegarde des documents
- Stockage de plusieurs versions d’un document
- Indexation des documents
- Suppression définitive d’un document
- Recherche en texte intégral ou full-text
- Modification des documents
- La récupération automatique des données (LAD, OCR)
Dans le cadre de la dématérialisation comptable, deux technologies peuvent également être utilisées en parallèle pour récupérer automatiquement les données comptables :
- la LAD (lecture automatique des documents) : cette technologie permet la lecture, puis la récupération automatique des données lors de la numérisation ;
- l’OCR (reconnaissance optique de caractère) appelé également vidéocodage : lorsque vous scannez un document, un fichier texte est créé à partir du scan.
Passer à la facture électronique
La facture électronique est une composante bien précise de la dématérialisation des documents comptables. En effet, la facturation électronique est déjà encadrée par l’Etat, qui oblige toutes les entreprises à utiliser des factures électroniques pour les marchés publics. Appliquée progressivement, cette obligation concerne désormais toutes les entreprises, depuis le 1er janvier 2020.
