Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
La dématérialisation des documents comptables est un processus qui permet de numériser tous les documents relatifs au service comptabilité, mais également tout le processus d’édition, de stockage ou encore d’archivage. Quels sont les enjeux de la dématérialisation comptable en entreprise ? Comment dématérialiser ses documents comptables ? Voici quelques éléments de réponse.
Qu’est ce que la dématérialisation comptable?
Qu’est ce que la dématérialisation comptable?
En règle générale, la dématérialisation consiste à supprimer le support «matériel » en le remplaçant par un support numérique. Dématérialiser un document c’est donc le produire au format numérique, à partir d’un système d’information.
La dématérialisation comptable peut donc être définie comme la numérisation de tous les documents relatifs à la comptabilité dans une entreprise. C’est un processus global au sein de la société, qui ne consiste pas simplement à « scanner » les documents comptables, mais bien à numériser et donc dématérialiser tout le processus de vie des documents comptables.
Comment dématérialiser ses documents comptables?
Comme nous l’avons vu précédemment, dématérialiser ses documents comptables ne signifie pas « scanner » simplement les documents. Pour mener à bien la dématérialisation de vos documents comptables, il existe des solutions de dématérialisation, des logiciels qui vous accompagnent dans ce processus, que ce soit pour le classement des documents, mais également pour l’édition ou encore l’archivage.
Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou sur un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles pré-définies. Le logiciel de dématérialisation permet donc de sécuriser les documents comptables tout en les classant et les stockant numériquement.
Parmi les fonctionnalités principales que propose généralement un logiciel de dématérialisation on retrouve :
- Sauvegarde des documents
- Stockage de plusieurs versions d’un document
- Indexation des documents
- Suppression définitive d’un document
- Recherche en texte intégral ou full-text
- Modification des documents
- La récupération automatique des données (LAD, OCR)
Dans le cadre de la dématérialisation comptable, deux technologies peuvent également être utilisées en parallèle pour récupérer automatiquement les données comptables :
- la LAD (lecture automatique des documents) : cette technologie permet la lecture, puis la récupération automatique des données lors de la numérisation ;
- l’OCR (reconnaissance optique de caractère) appelé également vidéocodage : lorsque vous scannez un document, un fichier texte est créé à partir du scan.
Passer à la facture électronique
La facture électronique sera bientôt obligatoire dans tous les échanges BtoB ! Le dernier calendrier d’application paru à l’occasion de la Loi de Finances 2024 prévoit une obligation :
- au 1er septembre 2026 pour toutes les GE et les ETI
- au 1er septembre 2027 pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA.
Cela signifie que même les entreprises en franchise de TVA (typiquement les auto-entrepreneurs) seront concernés par l’obligation car ils demeurent malgré tout sous le régime de la TVA.
Il faut aussi souligner que toutes les entreprises devront accepter le format électronique en réception, dès le 1er septembre 2026. En effet, les GE (par exemple les fournisseurs de gaz, de téléphonie etc.) enverront leurs factures sous ce format.
L’ensemble de ces factures dématérialisées transiteront par le Portail Public de Facturation qui extraiera automatiquement les données fiscales pour les transmettre à l’administration concernée. Toutes les informations sont sur : Facture électronique obligatoire en 2026 : comment se conformer à la future obligation ?
Contactez-nous pour organiser en douceur cette transition vers la facture électronique.