Cas client Groupe ELIANS
Dématérialiser les factures fournisseurs pour en accélérer la validation
LE CLIENT
Le Groupe ELIANS est une entreprise familiale composée de deux sociétés : Hera Entreprise, fondée il y a plus de 20 ans et installée dans le Val d’Oise, accompagne ses clients BtoB, partout en Île-de-France, dans leurs travaux d’installation d’équipements thermiques et de climatisation. Pour chaque projet, les équipes techniques d’Hera Entreprise proposent des solutions parfaitement adaptées aux besoins des clients, tout en veillant à minimiser l’empreinte carbone de ces équipements.
Depuis 2006, la société MTMS Construction complète l’offre de services de Hera Entreprise en se positionnant comme entreprise du BTP tous corps d’état. Également reconnue pour sa réactivité et la qualité de ses services, MTMS Construction propose aux entreprises l’ensemble des services de maintenance et de travaux multitechnique nécessaires au développement et à l’entretien de leurs bâtiments. L’ensemble des ces deux entreprises, ainsi que la holding les détenant, représente un total d’une soixantaine de collaborateurs.
Dématérialiser la validation des factures fournisseurs
Désireuse de simplifier la gestion de ses factures fournisseurs, de se moderniser et de gagner en productivité, le Groupe Elians a entrepris de chercher une solution SAAS permettant la centralisation et la validation interne de celles-ci. Après avoir interrogé directement un éditeur de logiciel, ce dernier l’a orienté vers Print Value, revendeur de la solution.
| Secteur | Bâtiment, construction, multitechnique |
| Effectif | 60 |
| Volume documentaire | 4 000 factures fournisseurs / an |
| Nombre de sites | 3 |
LE DÉFI
En raison de la nature de ses activités, les collaborateurs du Groupe Elians sont pour une grande partie d’entre eux directement détachés sur des chantiers. Pour ces chargés d’affaires régulièrement en déplacement sur les chantiers, le traitement des factures fournisseurs sous format papier s’avère extrêmement chronophage.
En effet, chaque facture fournisseur doit être validée par deux signataires avant d’être transmise au chef d’entreprise qui la vise et la fait passer en “bon à payer”.
En fonction des chantiers, des montants et des process, les signataires sont le chargé d’affaires, le chef d’équipe, ou encore le directeur d’exploitation.
Dans ce contexte d’éparpillement des ressources, la gestion des factures fournisseurs est un point d’amélioration évident pour gagner en productivité. Le risque est aussi la désorganisation du service comptable et la perte de temps induite pour les valideurs et chefs d’entreprise. Le volume moyen mensuel est de 300 factures.
Le Groupe Elians souhaite aussi opérer cette opération de dématérialisation/ centralisation des factures fournisseurs en moins de 3 mois puisque la solution de GED devra être connectée au logiciel comptable au 1er janvier 2023 au plus tard.
Comment s'est déroulé le projet ?
Après avoir validé la faisabilité technique et la compatibilité de l’outil avec le logiciel comptable SAGE, l’équipe Print Value s’est employée à paramétrer l’outil afin qu’il corresponde parfaitement aux besoins et process du client.
Une première étape consiste à décrire et comprendre les workflow de validation : pour chacun d’entre eux il faut définir les niveaux d’autorisation, identifier les utilisateurs et préciser leur rôles, paramétrer les rappels et relances etc. Dans ce domaine, l’outil se démarque par une flexibilité totale, permettant la reproduction des circuits de validation déjà en place dans l’entreprise. La difficulté chez le client était que le workflow de validation s’adapte à chaque chantier, et que la solution enregistre bien le processus choisi pour l’appliquer ensuite sur les factures suivantes.
À partir d’une armoire standard, l’équipe Print Value personnalise chaque fonctionnalité, coordonne l’import des plans comptables, crée les comptes utilisateurs et leur attribue un niveau d’autorisation, détaille les étapes du circuit de validation et organise l’export des données vers la comptabilité. 2 jours ont été nécessaires pour ce déploiement.
Intégrateur depuis une dizaine d’années, Print Value connaît parfaitement les principaux outils métiers et peut donc connecter la solution à n’importe quel logiciel comptable.
Enfin, sur la demande du client, nous avons organisé une formation en deux étapes : un onboarding de 2 heures auprès du Directeur administratif et financier afin de le familiariser avec le fonctionnement de l’outil et son paramétrage. Puis un rendez-vous hebdomadaire d’1 heure pendant 3 mois, afin d’affiner sa connaissance des fonctionnalités de l’outil, lever les éventuelles difficultés de prise en main, affiner le réglage des différents paramètres etc. Le Directeur administratif et financier s’est chargé de former ses collaborateurs en interne.
Cet accompagnement sur plusieurs mois s’est révélé particulièrement utile pour résoudre rapidement des difficultés mineures : comment restaurer des factures supprimées ? Comment scinder une facture manuellement si le marquage au stabilo n’a pas fonctionné ? Comment libérer de l’espace de stockage ? etc.
"Ensemble nous avons paramétré l’outil pour qu’il corresponde parfaitement à nos besoins et nos process. C’est cette grande flexibilité de l’outil qui nous a immédiatement séduit."
Quels sont les résultats ? Le client est-il satisfait ?
Aujourd’hui les factures fournisseurs sont distribuées automatiquement aux chargés d’affaires qui les valident et les transfèrent en un clic vers le second échelon de contrôle. In fine, les chefs d’entreprises éditent automatiquement les bons à payer pour le passage en comptabilité.
Ces factures arrivent alors directement au service comptable qui les passe en paiement en réalisant un export depuis la solution vers le logiciel SAGE.
Désormais, aucune erreur de saisie, aucune facture perdue, aucun retard de paiement : la solution assure aussi l’archivage de ces factures ce qui permet des économies sur les postes des impressions et du stockage.
Le Groupe Elians est aussi parfaitement tranquille du point de vue juridique. Il a anticipé la future obligation (au 1er juillet 2024) pour toutes les entreprises d’accepter les factures dématérialisées.
Et demain ?
Extrêmement satisfaite de son outil factures, Elians se questionne à présent sur la dématérialisation de ses notes de frais, de ses factures clients, ou encore sur la gestion de ses feuilles d’heure. La polyvalence de l’outil Zeendoc et sa simplicité d’utilisation permettrait de déployer rapidement ces nouveaux projets de dématérialisation, et donc de limiter la durée de fonctionnement en hybride (process antérieurs / process dématérialisés).
“Nous souhaitions moderniser notre gestion des factures fournisseurs pour permettre à nos collaborateurs régulièrement en déplacement sur les chantiers de consulter celles-ci et de les valider à distance. Le traitement automatisé de la facture et le classement immédiat de celle-ci dans un espace d’archivage certifié faisaient aussi partie de notre cahier des charges.
Afin de sélectionner la meilleure solution possible nous avons interrogé plusieurs relations, et avons in fine été convaincu par la démonstration de la solution Zeendoc. L’ergonomie du logiciel, le rapport qualité / prix et la polyvalence de l’outil en font une excellente solution pour les entreprises de notre taille.
À chaque étape du projet : de la définition des besoins aux derniers réglages, en passant par le déploiement et la formation en interne, l’équipe Print Value a su être réactive et d’excellent conseil. Ensemble nous avons paramétré l’outil pour qu’il corresponde parfaitement à nos besoins et nos process. C’est cette grande flexibilité de l’outil qui nous a immédiatement séduit. Le fonctionnement très intuitif et le suivi sous forme d’un onboarding régulier nous a permis de dématérialiser nos factures fournisseurs en moins de 3 mois. Nous recommandons l’équipe Print Value et Monsieur Guy de Saint Just pour leur accompagnement et n’hésiterons pas à faire appel à eux pour d’autres besoins de dématérialisation.“
_
Mikael Ramirez | Responsable Financier
GROUPE ELIANS
Pourquoi Print Value ?
En cherchant un logiciel robuste et compatible avec son outil comptable, le Groupe Elians a pu bénéficier d’une démonstration gratuite qui l’a convaincu de la pertinence de notre outil par rapport à ses besoins.
En relais de l’éditeur, l’équipe Print Value s’est rendue immédiatement disponible pour déployer la solution dans les délais impartis et paramétrer le plus finement possible l’ensemble de la plateforme et des workflows.
Dès les premiers échanges, le professionnalisme et l’expérience de l’équipe Print Value quant au secteur du BTP / Construction, ont permis de faire réussir ce projet en toute confiance. La flexibilité des équipes et la mise en place d’un accompagnement technique sur plusieurs mois ont facilité la parfaite prise en main de la solution par le Directeur Administratif et Financier et in fine par les équipes.
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