Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
La GED tout le monde en parle !
Renouvelant en profondeur les usages documentaires des organisations, les logiciels de GED se sont imposés en tant qu’axe de déploiement stratégique dans la modernisation numérique des entreprises car ils répondent à deux besoins fondamentaux :
- Simplifier l’expérience utilisateurs
- Renforcer la sécurité documentaire
Les attentes des chefs d’entreprise concernant leur logiciel de gestion documentaire sont nombreuses et précises :
- gagner en efficacité et en performance grâce à l’automatisation des process et l’accélération des échanges;
- digitaliser l’ensemble des process documentaires pour par exemple simplifier la gestion des contrats;
- se mettre en conformité avec la réglementation;
Les avantages de la Gestion Électronique de Documents sont nombreux : en centralisant votre fond documentaire dans un espace unique et accessible à tous vos collaborateurs, le logiciel de GED organise l’indexation et le classement de vos documents selon une arborescence intelligente.
Concrètement une solution de GED :
- Facilite l’accessibilité des documents en entreprise
- Sécurise les documents
- Augmente la productivité des équipes en leur faisant gagner du temps
- Réduit les délais de traitement en fluidifiant la diffusion des documents
- Favorise le travail collaboratif et permet le travail en mobilité
Il s’agit d’un logiciel tremplin facilitant la dématérialisation de certains documents par exemple vos factures clients car il organise le classement de documents dématérialisés.
Oui, mais voilà…
Sur le papier vous êtes convaincus. Digitaliser son entreprise, favoriser l’accessibilité des documents et donc le travail en mobilité, sécuriser les données confidentielles de vos documents sont des enjeux forts qui ont de quoi séduire ! Mais en matière de Gestion Électronique de Documents, comme dans l’IT en général les éditeurs de logiciels et fournisseurs de solutions oublient souvent une chose :
=> Votre besoin !
N’en déplaise à certains : toutes les entreprises n’ont pas besoin d’une GED.
En fonction des entreprises, des pratiques de travail, des besoins et objectifs fixés, les attentes en matière documentaire ne sont pas les mêmes !
Comme chez Print Value nous n’aimons pas vous faire perdre du temps, nous vous avons listé les 4 questions à vous poser pour savoir si oui ou non vous avez besoin d’une solution de GED.
La GED est elle faite pour vous ? Nous allons bientôt le savoir.
Les 4 questions à se poser pour savoir si vous avez besoin d’une GED
Les 4 questions à se poser pour savoir si vous avez besoin d’une GED
Quel est le volume documentaire de mon entreprise?
Pour répondre à cette question de taille interrogez votre responsable informatique : il saura vous indiquer le volume de documents de votre entreprise, et surtout le nombre de documents créés chaque année. Dans le cas d’une inflation importante vous pouvez déjà réfléchir à votre futur besoin de GED.
Concrètement, si votre entreprise produit annuellement 15 000 documents, l’équiper d’un logiciel de GED est pertinent. En deçà le ROI sera plus hasardeux.
Evidemment, les entreprises des secteurs juridique, comptable… sont particulièrement concernées par ces enjeux de volume documentaire. Les entreprises de négoce ayant une équipe conséquente de commerciaux sont aussi réceptives à ces problématiques.
Quelles sont les problématiques documentaires rencontrées par mes salariés?
C’est une question plus complexe car elle nécessite de questionner vos collaborateurs. Interrogez-les sur la manière dont ils accèdent, traitent et diffusent les documents. Rencontrent-ils des difficultés? Perdent-ils du temps à chercher les documents?
En plus du recueil de ces impressions intéressez-vous au taux d’erreur dans la saisie des documents : à combien s’élève-t’il sur les devis envoyés? Dans la facturation ?
Attention ! Il est normal que des collaborateurs rencontrent parfois des difficultés pour localiser tel ou tel document, ou bien qu’ils commettent des erreurs dans la saisie des documents ! Il n’est pas nécessaire de déployer une solution de GED si votre gestion documentaire se déroule sans heurts.
En revanche, si vos collaborateurs se plaignent d’un mauvais accès aux documents et que leur taux d’erreur de saisie est important, alors votre entreprise est en situation de désorganisation documentaire. Soulignons d’ailleurs que les difficultés rencontrées par les salariés pour accéder aux informations, aux documents, sont souvent corrélées avec des taux d’erreur importants.
Dans ce cas, doter votre entreprise d’une solution de GED doit constituer une première étape vers la dématérialisation de vos documents sensibles (bulletins de paie, factures clients…) en fonction des besoins d’automatisation.
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- Sécurisation de vos documents
- Classement automatique
- Extraction de données
- Workflow et automatisation
Quel est mon budget annuel pour l’archivage des documents?
Vous êtes sans doute au fait des obligations légales concernant la conservation des documents en entreprise.
10 ans pour les comptes annuels, 5 ans pour un contrat fournisseur, 6 ans pour vos avis d’imposition … l’archivage des documents afin de garantir leur disponibilité durant leur durée légale probatoire est un véritable métier qu’il convient de déléguer à une personne sérieuse et compétente.
Dans les PME et ETI, la gestion des archives est parfois déléguée à un tiers extérieur, donc facturée annuellement.
Or le stockage de documents papier est bien plus onéreux que l’archivage de documents sous format numérique. Que ce soit au sein de vos locaux ou bien chez un prestataire, vos documents dits “morts” vous coûtent certainement plus cher que vous ne le pensez. Les entreprises installées sur des territoires dits périphériques, supportent des coûts immobiliers plus faibles que les autres, et ne consacrent pas forcément d’importants budgets à l’archivage de leur documents.
Si votre contrat d’archivage physique vous paraît onéreux, il peut être judicieux d’organiser la mise en place d’un archivage électronique de vos documents, adossé à une GED. Si vous maîtrisez ce budget et qu’il reste minime par rapport à votre chiffre d’affaire, vous n’avez sans doute pas besoin d’une GED.
Quel est le niveau de sécurité entourant les documents transitant dans mon entreprise?
Vous le savez, depuis la RGPD (le règlement européen sur la protection des données) entrée en vigueur en 2018, les entreprises doivent garantir la sécurité des données personnelles qu’elles détiennent.
Ce règlement s’applique à la multitude d’informations qui transitent en permanence dans votre entreprise ! Chaque jour, vos collaborateurs brassent des données personnelles dont :
- Le RIB d’un fournisseur
- Les coordonnées personnelles d’un collaborateur
- Le récapitulatif d’une commande client
- Etc.
Or, les documents mentionnant ces informations personnelles doivent être sécurisés, et accessibles uniquement aux personnes ayant besoin de les consulter. Cela signifie que votre gestion documentaire doit intégrer un système d’autorisations, afin que certains documents puissent être verrouillés.
Si ces questions de protection des données personnelles et de confidentialité vous effraient, nous ne saurions trop vous conseiller de consulter la méthodologie fournie par la CNIL voire de vous rapprocher d’un cabinet de conseil spécialisé. Il n’est jamais trop tard pour adopter les bonnes pratiques !
Déployer un logiciel de GED peut ainsi être un levier de mise en conformité de votre fond documentaire par rapport à la protection des données personnelles.
Conclusion
Conclusion
Vous ne savez pas répondre à une ou deux de ces questions ? Nous pensons que votre besoin de GED est latent, et demande à être maturé. N’hésitez pas à vous renseigner au fur et à mesure sur les dernières évolutions afin de préparer au mieux votre projet de GED.
En revanche si vous ignorez la réponse à l’ensemble des questions, la gestion documentaire de votre entreprise peut sans doute être améliorée, nous nous tenons à votre disposition pour répondre à vos interrogations !
