Logiciels de GED

Un logiciel de GED est une application ayant pour objectif de structurer l’ensemble des documents électroniques d’une entreprise ou organisation. En indexant et classant ces fichiers, elle facilite la recherche des documents par les employés  et favorise le travail collaboratif.

Pour chaque document, et à chaque étape du cycle de vie de celui-ci, l’outil de GED garantit son accessibilité, facilite son partage et l’enregistre dans sa base documentaire sécurisée. Grâce à son arborescence dynamique et intelligente (par opposition aux arborescence en silos qui structurent souvent les fonds documentaires des entreprises), le logiciel GED permet de retrouver rapidement des documents.

Le logiciel GED se met au service de vos workflows documentaires.

Côté utilisateur c’est très simple !

Avec un logiciel de GED vous pouvez d’un clic orienter un document vers un répertoire GED.

L’outil GED peut aussi comprendre un lecteur de mail qui propose immédiatement de classer le courrier électronique reçu ainsi que les éventuelles pièces jointes. Le contenu du document peut être rattaché à l’interlocuteur (client, fournisseur…) ou bien à un dossier.

Lors de l’impression d’un document, la solution de ged peut aussi en capturer un pdf  : au moment de l’archivage, le fichier sera ainsi versé dans la base d’archive et un lien GED sera généré automatiquement.

Il est aussi possible de paramétrer les workflow de l’organisation : il s’agit de préciser au logiciel quelles sont les étapes de vie du document, les intervenants autorisés, les actions successives (dont la validation par exemple), ou encore les délais de procédure à respecter.

Trouvez la GED adaptée à vos besoins !

Pendant longtemps la Gestion Électronique Documentaire prenait la seule forme d’un logiciel propriétaire, coûteux, et donc accessible uniquement aux grandes entreprises traitant d’importants volumes de documents. Les banques, les cabinets juridiques, ou encore les administrations étaient souvent les seuls à pouvoir supporter de tels investissements afin de simplifier leurs process.

Évidemment des logiciels GED open source gratuits se sont développés pour répondre aux demandes des organisations qui n’étaient pas prêtes à investir. Le principe d’un logiciel open source est de permettre à chacun de modifier le code source pour pouvoir adapter l’outil à son besoin, son organisation.

Au delà du fait que cette solution demande de grandes compétences informatiques et techniques, de nombreux coûts supplémentaires (liés aux modules additionnels indispensables pour garantir la fiabilité de l’outil) peuvent rapidement se cumuler. Enfin des failles de sécurité ou encore des performances faibles, sont aussi des problématiques fréquemment rencontrées avec ces logiciels libres de GED.

Aujourd’hui les éditeurs de logiciels de GED se sont adaptés à la demande d’entreprises modestes insatisfaites  des logiciels GED open source gratuits. Ils ont développés des solutions adossées au Cloud et accessibles via un abonnement SAAS, à l’inverse d’un logiciel propriétaire installé sur le serveur local de l’entreprise.

Le premier avantage de ces nouveaux logiciels de GED est évidemment le prix !

Ces outils de GED permettent aussi d’éviter les multiples problématiques d’un logiciel on-premises : installation, configuration, acquisition et renouvellement de licence, mises à jour… Les documents sont accessibles partout et préservés des dangers principaux : incendie, inondation, vol, hacking…

Flexibilité et souplesse et confiance sont donc les atouts d’un logiciel GED par abonnement SAAS.

Il est indispensable de connaître précisément le lieu de stockage des documents dans le cas d’un logiciel GED via le Cloud. En effet, selon la localisation des datas center, la législation appliquée change selon les pays. La certification ISO-IED 27001 garantit un niveau de sécurité satisfaisant. Il est aussi capital de budgéter un contrat de maintenance solide : la formation de nouveau embauchés, la réparation d’éventuelles erreurs… peuvent revenir fréquemment !

A chaque entreprise correspond une GED !

L’outil de GED doit s’adapter aux attentes, contraintes et objectifs fixés, afin de répondre parfaitement aux besoins de l’organisation.


Voici les 5 critères de choix d’un logiciel de GED :

  • Les fonctionnalités

Elles dépendent des objectifs souhaités et des contraintes internes : possibilité d’accéder à la GED depuis un terminal situé en dehors de l’entreprise, degré de complexité des paramétrages, nombre de formats de fichiers autorisés, multilinguisme, apparence lors de la saisie des métadonnées etc. Il est indispensable de préciser ses besoins en amont du projet GED.

  • La sécurité des données

Pouvoir verrouiller l’accès à certains documents, tracer précisément les interventions sur un fichier, paramétrer finement les niveaux d’autorisation… sont des critères devant influencer le choix d’un logiciel de ged par rapport à un autre.

  • L’utilisation

Il existe aujourd’hui des logiciels GED ergonomiques pouvant être facilement pris en main par les collaborateurs. La flexibilité de la solution GED est aussi un point important : elle doit pouvoir s’adapter aux évolutions de votre activité, et donc fournir de potentielles fonctionnalités supplémentaires. La capacité de stockage doit aussi pouvoir augmenter.

  • Le prix

L’achat d’un logiciel propriétaire GED ou bien un abonnement SAAS est une dépense qui doit être assimilée à un investissement et s’enregistre dans le compte de résultat (pour les abonnement Cloud !). Méfiez-vous des GED gratuites ou à des prix trop faibles pour être honnêtes : la qualité a un coût !

  • La pérennité

La solidité de votre fournisseur, la pérennité de la solution proposée est un critère déterminant car on ne change pas de GED si facilement ! Certains professionnels, attirés par ce marché en plein essor, ont édité des solutions de GED sans forcément maîtriser ce type d’outil. Il est malheureusement probable que la technicité de cet outil les dépasse finalement, ce qui les contraindrait à cesser leurs activités. Quid de la maintenance des logiciels GED qu’ils avaient installés? Choisir une solution fiable, ayant fait ses preuves, et déployée par un professionnel reconnu permet de minimiser les risques.
Therefore est une solution GED ayant prouvé au fil des ans sa robustesse. Solution prisée des moyennes et grandes entreprises, c’est LA solution au service de votre performance. 

Choisir un logiciel GED compatible avec les logiciels existants

ERP, CRM ou encore logiciels métiers… chaque entreprise possède son propre écosystème informatique.

Le futur logiciel GED doit pouvoir s’intégrer aisément dans cette architecture SI.

En devenant le socle de votre gestion documentaire, la solution de GED doit simplifier l’utilisation de vos logiciels, pas la compliquer ! La plupart des logiciels de GED peuvent fonctionner en interaction avec EBP, SalesForce…. La compatibilité du logiciel GED avec les logiciels déjà en place est donc un élément à ne pas négliger lors du choix de l’outil GED. La solution Zeendoc par exemple, particulièrement adaptée aux PME et TPE, s’adapte parfaitement à votre architecture informatique, grâce à sa souplesse, et offre une prise en main facile et ergonomique.

Notre solution de GED

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