Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
Article L3243-2 du Code du travail : “Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes concernées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie.”
Personne ne l’ignore, l’édition d’un bulletin de paie est obligatoire pour tous les salariés et répond à des règles strictes édictées par décret du Conseil d’Etat. Un bulletin de paie doit par exemple mentionner :
- Les informations de l’employeur (nom, adresse, SIRET etc.)
- Les informations du salarié
- La référence de l’organisme Urssaf chargé de collecter les cotisations sociales
- Le nombre d’heures travaillées
- Le montant net reçu par le salarié
- Les éventuelles primes et avantages en nature
- Etc.
Ces mentions obligatoires encadrant les bulletins de paie sont bien connues des employeurs. En revanche ils sont moins nombreux à avoir en tête la suite de l’article L3243-1 du Code du travail qui précise que :
“Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L.5151-6. Un décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données.”
→ Retenez que depuis le 1e janvier 2017, un employeur peut décider de dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés, et doit alors informer ceux-ci de cette modification de format. Ceux-ci peuvent alors accepter ce changement ou bien s’y opposer s’ils souhaitent conserver leurs fiches de paie au format papier.
Alors qu’auparavant le chef d’entreprise devait recueillir l’accord express de son salarié, ce dernier est aujourd’hui considéré comme a priori d’accord à moins qu’il ne s’y oppose formellement.
Cette inversion de la règle en faveur de la transition numérique des entreprises est évidemment à replacer dans le contexte législatif actuel puisque les pouvoirs publics français encouragent la digitalisation des entreprises françaises afin d’en booster la productivité. Que ce soit sur le plan commercial avec la dématérialisation des factures clients BtoB ou de ses propres factures fournisseurs; l’Etat s’engage et incite les entreprises à dématérialiser leurs documents et process.
Avez-vous mis en place ces bulletins de paie électroniques dans votre entreprise?
En 2022, plus d’un salarié sur 2 recevait leurs bulletins de paie au format électronique, soit 10 points de plus qu’en 2021 ! (Source : « la dématérialisation des documents RH selon les collaborateurs ».) et 30 points de plus qu’en 2018 (étude OpinionWay).
Les progrès sont évidents mais il reste encore de (trop) nombreux bulletins de paie édités, ré-édités sous format papier. Pourtant il existe aujourd’hui des solutions extrêmement simple pour organiser cette dématérialisation, dans le respect de la légalité.
Quels sont les atouts du bulletins de paie électronique ? A l’inverse, sur quels points faut-il être particulièrement vigilant ? Organisez votre transition vers le bulletin de paie électronique, et ce en tout connaissance de cause grâce à notre article 100% transparent !
Le bulletin de paie dématérialisé : un document encadré
Le bulletin de paie dématérialisé : un document encadré
Plusieurs règles strictes édictées par le législateur encadrent le bulletin de paie, dématérialisé ou non. Car la fréquence d’édition de ce document nous fait souvent oublier sa grande valeur légale.
Preuve juridique d’un travail accompli, certificat légal de versement de cotisations et donc ouvrant certains droits sociaux, garantie d’un certain montant de revenu facilitant (ou rendant difficile) la recherche d’un logement, le bulletin de salaire est un document essentiel à la vie du salarié.
A ce titre, les normes applicables au document papier comme les mentions obligatoires sont aussi valables pour le format électronique. Mais pas seulement…
4 principes régissent la mise en place d’un bulletin de paie dématérialisé :
- Intégrité des données
- Confidentialité
- Disponibilité
- Accessibilité
C’est en répondant à ces quatre exigences que le bulletin de salaire dématérialisé aura une valeur légale équivalente à celle de son jumeau au format papier. Si ces règles vous interpellent, nous vous conseillons la lecture de cet article consacré à la dématérialisation des bulletins de paie et précisant les contraintes d’édition d’un tel document.
Notre propos ici n’est pas de vous présenter les contraintes techniques et juridiques organisant l’édition de bulletin de paie dématérialisé mais bien d’analyser les avantages et freins d’un tel format de document.
SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS DOCUMENTS AVEC NOTRE APPLICATION DE DÉMATÉRIALISATION :
TESTEZ-LA MAINTENANT !
- Sécurisation de vos documents
- Classement automatique
- Extraction de données
- Workflow et automatisation
Les avantages du bulletin de paie dématérialisé
Les avantages du bulletin de paie dématérialisé
Lorsqu’on parle de dématérialisation des factures, des notes de frais ou encore des contrats de travail, certains avantages s’imposent immédiatement à l’esprit de chacun.
Réduction des coûts
Le premier avantage d’un bulletin de paie dématérialisé, à l’instar de tout autre document électronique, ce sont les économies financières qu’il permet. En évitant l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement des documents, la dématérialisation permet de réduire les dépenses en fournitures et consommables (papiers, encres, enveloppes, timbres). Le coût d’un bulletin de salaire dématérialisé est ainsi inférieur à 0,50€, un coût très faible quand on sait que le seul timbre coûte 1,29€ depuis le 1e janvier 2023 !
Les coûts de stockage sont aussi réduits puisque les documents sont conservés sous format électronique, qui est un mode d’archivage moins coûteux que le papier.
Gains de productivité
En automatisant et simplifiant la saisie et le traitement des documents, et en accélérant leur diffusion, la dématérialisation des bulletins de paie permet aussi aux collaborateurs d’éviter certaines tâches chronophages et donc de se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, ce qui booste leur productivité. L’optimisation de la gestion de la paie est donc un argument en faveur du bulletin de paie électronique.
Une image moderne
Sur le plan de l’image, et notamment sa marque employeur, une entreprise qui propose à ses salariés des documents électroniques disponibles partout et tout le temps démontre qu’elle est innovante et attentive à simplifier la vie de ses salariés.
Des salariés satisfaits
L’immense majorité de salariés est favorable au bulletin de paie électronique. Une des raisons de cet enthousiasme tient au fait qu’une fois dématérialisé, le document est plus facilement accessible pour le salarié, via un coffre-fort numérique sécurisé, alors que celui-ci peut avoir la fâcheuse habitude de l’égarer sous format papier.
Le bulletin de paie dématérialisé simplifie aussi les process de correction d’éventuelles erreurs.
Enfin, en étant déposé sur le compte personnel d’activité (CPA) de chaque salarié, le bulletin de salaire électronique est centralisé avec les autres documents relatifs aux droits professionnels du salarié (droit à la formation, à la retraite, au chômage etc.), ce qui lui permet de se renseigner plus facilement sur ceux-ci.
Les freins au bulletin de paie dématérialisé
Les freins au bulletin de paie dématérialisé
Puisque le bulletin de paie présente tant d’avantages, comment expliquer que toutes les entreprises françaises ne l’aient pas adopté ?
Eh bien car tout n’est pas si simple !
Du côté de l’employeur
Rappelons que la dématérialisation des bulletins de paie reste une démarche, certes avantageuse, mais malgré tout facultative. Souvent convaincus, les chefs d’entreprise peuvent peiner à prioriser ce projet numérique dans leurs agenda surchargés. Cette transformation digitale n’est tout simplement pas en tête de leurs priorités.
De manière plus anecdotique, certains experts s’alarment de la multiplication de la fraude aux bulletins de paie, ce qui pourrait expliquer les réticences de certains chefs d’entreprise. Certains “professionnels” n’hésitent plus à proposer leurs services de falsification de bulletin de paie électronique directement sur internet. La sécurisation des documents est donc un enjeu majeur dans le processus de dématérialisation des bulletins de paie. Mais pas de panique, de nombreux outils existent pour garantir l’inviolabilité des documents !
Du côté du salarié
Si ce dernier est réputé d’accord à la dématérialisation des bulletins de paie, l’employeur doit cependant l’informer de ce changement en amont de celui-ci (1 mois), lui indiquer son droit de refus et le guider dans l’exercice de ce droit, ce qui n’est techniquement pas compliqué. La simplicité de refus peut être un des freins au déploiement des fiches de paie électronique.
Pourquoi refuser la dématérialisation de son bulletin de paie ?
Certaines résistances et inquiétudes face au changement peuvent apparaître, notamment dans des secteurs identifiés comme le BTP ou l’industrie.
Conclusion
Conclusion
Le bulletin de paie électronique présente donc de nombreux avantages tout en se heurtant aux freins psychologiques légitimes des chefs d’entreprise et de certains salariés. Maintenant que le prélèvement à la source, -changement majeur qui avait cristallisé bien des inquiétudes- est appliqué sans heurts, il y a fort à parier que les dirigeants d’entreprise s’intéresseront de plus en plus au bulletin de paie dématérialisé.
Pour terminer, soulignons que la dématérialisation des bulletins de paie est l’un des projet démat’ les plus simples à déployer ! C’est d’ailleurs devenu le produit d’appel de nombreux éditeurs de logiciels qui le considèrent comme une première étape de dématérialisation. Alors, êtes-vous prêt à sauter le pas?
