La dématérialisation des documents et processus est un vaste chantier qui participe de la transformation numérique des entreprises. Alors que le papier constituait le support des transactions depuis des siècles, le fichier numérique s’impose peu à peu. Une petite révolution est en marche !

Pourquoi un tel engouement?

Quelques chiffres suffisent à expliquer l’enthousiasme des entreprises à dématérialiser leurs processus. Mis en avant par une étude du cabinet Aberdeen Group, ils sont éloquents!

Dématérialiser une simple facture fournisseur permet de :

• réduire son coût de traitement de 91%
• raccourcir son temps de traitement de 46%
• limiter les retards de paiement (baisse de 12%)

De manière plus globale, 6 gains sont généralement attendus de la dématérialisation :

• Réduire les coûts
• Augmenter la productivité des collaborateurs
• Renforcer la sécurité documentaire
• Améliorer la relation client
• Se mettre en conformité avec la loi
• Créer de nouveaux canaux de distribution

Vous l’aurez compris, la dématérialisation constitue un atout pour les entreprises, à elles de sauter le pas et de profiter des avantages de cette transformation digitale.

Malgré tout, on ne met pas des années (voire des siècles!) d’organisation au rebut si facilement. La dématérialisation des documents et processus est un grand changement, une étape clé qui doit être organisée et mise en œuvre méticuleusement afin de produire les résultats escomptés.

Comment organiser la dématérialisation des processus et documents en entreprise? Quelles sont les étapes indispensables pour une démat’ réussie? Quelles questions se poser pour réussir la dématérialisation de ses documents? Comment accompagner les changements? Les réponses se trouvent dans cet article !

Comment dématérialiser les documents?

Qui veut aller loin ménage sa monture… Un projet de dématérialisation ne s’improvise pas, il vous faut une méthodologie.

Quand il s’agit d’améliorer les performances d’une entreprise, et au-delà de la simple question de la dématérialisation, la méthode PDCA a depuis longtemps fait ses preuves.

P pour planifier

D pour développer

C pour contrôler

A pour ajuster

Facile ! Non?

** Si vous souhaitez approfondir cette méthode d’amélioration continue, cet article devrait vous fournir toutes les informations souhaitées.

Dans la suite de cet article nous vous détaillons chacune de ces règles d’or qui sont autant d’étapes dans votre projet de dématérialisation. Nous illustrerons chaque étape d’un exemple précis : celui de l’entreprise de Monsieur V qui souhaite dématérialiser ses factures clients.

Planifier. Comment organiser la dématérialisation de mes documents d’entreprise?

Au début de votre projet et afin d’affiner celui-ci, il s’agit de préciser vos besoins et objectifs mais aussi de questionner les collaborateurs qui seront concernés par ce projet de dématérialisation.

Parmi les questions à se poser :

• Quels sont les documents et processus à dématérialiser en priorité?
• Quelles sont les règles à respecter sur ce type de document?
  
• Quels sont les objectifs à atteindre grâce aux nouveaux process?
• Quels indicateurs choisir pour mesurer ces objectifs?
  
• Quels sont les activités et services touchés par ce projet démat’?
• Qui est concerné par ce changement?  
• Quels sont les freins pour ces personnes ? Comment les lever ?

Pour Monsieur V qui souhaite dématérialiser ses factures voici les réponses qu’il pourrait avoir obtenu au terme de cette 1e étape.

• Seules les factures clients seront dématérialisées dans un premier temps; Cela représente un volume de 1000 factures par an.
• Même dématérialisées ces factures devront présenter les mentions légales obligatoires. 
• L’objectif est de diviser par 2 le temps de traitement d’une facture et de réduire le taux de factures erronées à 5%.
• Les 2 indicateurs retenus sont le laps de temps entre l’édition et l’envoi d’une facture, ainsi que le nombre de factures retournées car comportant une erreur.
• Madame A et Monsieur B vont être concernés par ce changement.
• Madame B est réfractaire à ce projet par peur de se tromper et de perdre du temps. Elle aura donc besoin d’une formation le plus en amont possible du projet pour se l’approprier.

Si vous ne savez pas par où commencer, ou que vous n’avez pas une vision globale de l’ensemble des documents et process pouvant être dématérialisés, nous vous conseillons la lecture de cet article listant 7 bonnes raisons de dématérialiser ses factures clients, celui-ci mettant en avant les atouts de la dématérialisation des notes de frais, ou encore cet article qui vous convaincra de commencer par la dématérialisation RH.

Une fois les objectifs et indicateurs de succès définis, il est indispensable de communiquer ceux-ci à vos collaborateurs.

Retenez que la communication interne est une étape indispensable pour réussir son projet de dématérialisation car au quotidien le succès de celui-ci dépendra de l’investissement des équipes. Il s’agit donc de définir des objectifs clairs pour convaincre vos collaborateurs et les mobiliser autour de ceux-ci.

Développer. Quelles actions mettre en place pour organiser la dématérialisation des documents?

Une fois le plan d’action défini place au développement !

En la matière, nous ne saurions trop vous conseiller de fractionner votre projet en étapes : mieux vaut une dématérialisation progressive et réussie qu’un bouleversement soudain et complet des habitudes de travail qui risque de mettre votre activité en péril.

Mettre en oeuvre le changement consiste à fixer une date de début, déployer les ressources technologiques, et accompagner la prise en main de celles-ci par les équipes.

Pour Monsieur V la dématérialisation des factures commence au 1e février, date à laquelle la solution logicielle est installée par son fournisseur.

En amont de cette date il a choisi son fournisseur, et fait intervenir celui-ci lors de formations. Le prestataire a aussi pris le temps de répondre aux dernières questions et inquiétudes.

Le déploiement bouleverse les habitudes de ses collaborateurs la première semaine, des problèmes de compatibilité apparaissent et des questions non anticipées sont posées… “Une facture papier précédemment envoyée est revenue comme refusée : faut-il maintenant la corriger sur format papier ou la dématérialiser?”

Avec le renfort du partenaire fournisseur tout rentre peu à peu dans l’ordre. Les collaborateurs sont correctement accompagnés dans ce changement.

Contrôler. La dématérialisation de documents est-elle efficace?

Au moyen des KPI’s définis en amont, il est indispensable de vérifier que la dématérialisation des documents dans votre entreprise produit les résultats escomptés.

Vous devrez donc être particulièrement vigilant quant à vos tableaux de bord, surtout dans les premiers mois d’implémentation.

Il est aussi possible que vous observiez des externalités positives que vous n’aviez pas anticipées ! Dans ce cas il faut évidemment mettre en place des indicateurs supplémentaires pour monitorer et contrôler celles-ci. 

Au bout de quelques temps et dans le cas d’une dématérialisation à grande échelle il peut aussi être judicieux de faire un audit externe afin de valider le bon fonctionnement des nouveaux processus.

Monsieur V est confiant : au bout d’1 mois son taux de facture erronées est déjà divisé par 2 puisqu’il est tombé à 8%. En revanche il a du mal à comptabiliser le temps passé au traitement des factures par manque d’information. Un brief d’équipe s’impose afin de mesurer correctement cet indicateur : c’est la phase “ajustement”.

Ajuster. Quelles améliorations apporter à mes process de dématérialisation de documents?

La méthode PDCA a pour objectif l’amélioration continue, l’étape 4 est donc fondamentale !

A partir de l’utilisation quotidienne, il s’agit d’optimiser les processus, de les simplifier, de les faire évoluer en fonction des besoins des collaborateurs etc.

Souvent, ces ajustements sont l’occasion de faire un bilan de la démarche de dématérialisation et de s’interroger sur d’autres flux documentaires qui pourraient être dématérialisés à leur tour.

Dans l’entreprise de Monsieur V on dématérialise les factures clients depuis 4 mois déjà. Rapidement il est apparu qu’une tierce personne Monsieur C, commercial dans l’entreprise, a besoin de maîtriser l’outil de dématérialisation des factures en l’absence de Madame A. Il sera formé à l’outil la semaine prochaine.

Monsieur V envisage à présent de dématérialiser les notes de frais de ses collaborateurs afin de simplifier leur traitement et éviter les retards de remboursement…

Conclusion

Un projet de dématérialisation est une démarche globale et exigeante, nécessitant prudence, rigueur et disponibilité.

Le choix de votre fournisseur de solution est primordial pour le succès de votre projet : celui-ci doit pouvoir vous guider à chaque étape de votre projet et rester disponible car les interrogations ne manqueront pas de la part des équipes. 

Il est aussi souhaitable que votre partenaire soit souple pour s’impliquer en amont du processus : quand il s’agira par exemple de présenter le projet à vos collaborateurs et de lever certains freins.

En suivant ces étapes et avec l’appui d’un prestataire extérieur vous parviendrez à fédérer vos collaborateurs autour de votre projet de dématérialisation.

C’est le succès que nous vous souhaitons!