4 étapes pour réussir dématérialisation documents

4 règles d’or pour réussir son projet de dématérialisation !

EDIT : Cet article a été mis à jour en juillet 2023.

La dématérialisation des documents et processus est un vaste chantier qui participe de la transformation numérique des entreprises. Alors que le papier constituait le support des transactions depuis des siècles, le fichier numérique s’impose peu à peu. Une petite révolution est en marche !

Pourquoi un tel engouement?

Quelques chiffres suffisent à expliquer l’enthousiasme des entreprises à dématérialiser leurs processus. Mis en avant par une étude du cabinet Aberdeen Group, ils sont éloquents!

Dématérialiser une simple facture fournisseur permet de :

  • réduire son coût de traitement de 91%
  • raccourcir son temps de traitement de 46%
  • limiter les retards de paiement (baisse de 12%)

De manière plus globale, 6 gains sont généralement attendus de la dématérialisation :

Vous l’aurez compris, la dématérialisation constitue un atout pour les entreprises, à elles de sauter le pas et de profiter des avantages de cette transformation digitale.

Malgré tout, on ne met pas des années d’organisation au rebut si facilement. La dématérialisation des documents et processus est un grand changement, une étape clé qui doit être organisée et mise en œuvre méticuleusement afin de produire les résultats escomptés.

Comment organiser la dématérialisation des processus et documents en entreprise? Quelles sont les étapes indispensables pour une démat’ réussie? Quelles questions se poser pour réussir la dématérialisation de ses documents quels qu’il soient? Comment accompagner les changements? Les réponses se trouvent dans cet article !

Comment dématérialiser les documents?

Qui veut aller loin ménage sa monture… Un projet de dématérialisation ne s’improvise pas, il vous faut une méthodologie.

Quand il s’agit d’améliorer les performances d’une entreprise, et au-delà de la simple question de la dématérialisation, la méthode PDCA a depuis longtemps fait ses preuves.

P pour planifier

D pour développer

C pour contrôler

A pour ajuster

Facile ! Non?

** Si vous souhaitez approfondir cette méthode d’amélioration continue, cet article devrait vous fournir toutes les informations souhaitées.

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Planifier. Comment organiser la dématérialisation de mes documents d’entreprise?

Au début de votre projet et afin d’affiner celui-ci, il s’agit de préciser vos besoins et objectifs mais aussi de questionner les collaborateurs qui seront concernés par ce projet de dématérialisation.

Parmi les questions à se poser :

  • Quels sont les documents et processus à dématérialiser en priorité?
  • Quelles sont les règles à respecter sur ce type de document?
  • Quels sont les objectifs à atteindre grâce aux nouveaux process?
  • Quels indicateurs choisir pour mesurer ces objectifs?
  • Quels sont les activités et services touchés par ce projet démat’?
  • Qui est concerné par ce changement?  
  • Quels sont les freins pour ces personnes ? Comment les lever ?

Si vous ne savez pas par où commencer, ou que vous n’avez pas une vision globale de l’ensemble des documents et process pouvant être dématérialisés, nous vous conseillons la lecture de cet article listant 7 bonnes raisons de dématérialiser ses factures clients, celui-ci mettant en avant les atouts de la dématérialisation des notes de frais, ou encore cet article qui vous convaincra de commencer par la dématérialisation RH.

Sachez que la dématérialisation des factures n’est cependant plus une option ! Bientôt toutes les entreprises devront pouvoir transmettre leurs factures au format électronique à leurs clients, via le Portail Public de Facturation. Pour mieux comprendre cette réforme et le rôle des différents prestataires de service nous vous conseillons de lire cet article : Facture électronique : comment choisir sa plateforme de solution partenaire ?

Une fois les objectifs et indicateurs de succès définis, il est indispensable de communiquer ceux-ci à vos collaborateurs.

Retenez que la communication interne est une étape indispensable pour réussir son projet de dématérialisation car au quotidien le succès de celui-ci dépendra de l’investissement des équipes. Il s’agit donc de définir des objectifs clairs pour convaincre vos collaborateurs et les mobiliser autour de ceux-ci.

Développer. Quelles actions mettre en place pour organiser la dématérialisation des documents?

Une fois le plan d’action défini place au développement !

En la matière, nous ne saurions trop vous conseiller de fractionner votre projet en étapes : mieux vaut une dématérialisation progressive et réussie qu’un bouleversement soudain et complet des habitudes de travail qui risque de mettre votre activité en péril.

Mettre en oeuvre le changement consiste à fixer une date de début, déployer les ressources technologiques, et accompagner la prise en main de celles-ci par les équipes. A ce titre vous aurez tout intérêt à anticiper le futur calendrier d’obligation, pour la dématérialisation de vos documents factures.

 

Contrôler. La dématérialisation de documents est-elle efficace?

Au moyen des KPI’s définis en amont, il est indispensable de vérifier que la dématérialisation des documents dans votre entreprise produit les résultats escomptés.

Vous devrez donc être particulièrement vigilant quant à vos tableaux de bord, surtout dans les premiers mois d’implémentation.

Il est aussi possible que vous observiez des externalités positives que vous n’aviez pas anticipées ! Dans ce cas il faut évidemment mettre en place des indicateurs supplémentaires pour monitorer et contrôler celles-ci. 

Au bout de quelques temps et dans le cas d’une dématérialisation à grande échelle il peut aussi être judicieux de faire un audit externe afin de valider le bon fonctionnement des nouveaux processus.

Ajuster. Quelles améliorations apporter à mes process de dématérialisation de documents?

La méthode PDCA a pour objectif l’amélioration continue, l’étape 4 est donc fondamentale !

A partir de l’utilisation quotidienne, il s’agit d’optimiser les processus, de les simplifier, de les faire évoluer en fonction des besoins des collaborateurs etc.

Souvent, ces ajustements sont l’occasion de faire un bilan de la démarche de dématérialisation et de s’interroger sur d’autres flux documentaires qui pourraient être dématérialisés à leur tour.

Conclusion

Un projet de dématérialisation est une démarche globale et exigeante, nécessitant prudence, rigueur et disponibilité.

Le choix de votre fournisseur de solution est primordial pour le succès de votre projet : celui-ci doit pouvoir vous guider à chaque étape de votre projet et rester disponible car les interrogations ne manqueront pas de la part des équipes. 

Il est aussi souhaitable que votre partenaire soit souple pour s’impliquer en amont du processus : quand il s’agira par exemple de présenter le projet à vos collaborateurs et de lever certains freins.

En suivant ces étapes et avec l’appui d’un prestataire extérieur vous parviendrez à fédérer vos collaborateurs autour de votre projet de dématérialisation.

C’est le succès que nous vous souhaitons![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]

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