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Dématérialisation RH : pourquoi vous allez vous y mettre !

A en croire bon nombre de médias et revues spécialisées, la dématérialisation RH est la nouvelle tendance forte de la transformation numérique des entreprises ! Après les factures, les relevés de compte, et même les avis d’imposition, rien d’étonnant à ce que les documents RH soient touchés par ce phénomène.

Comme chez Print Value on aime préciser les termes afin d’éviter les contresens, nous ne pouvions pas commencer cet article sans préciser ce que comprend l’énigmatique terme “dématérialisation RH”.

La dématérialisation RH a pour objectif de faciliter la gestion de l’ensemble des documents du service des Ressources Humaines, ainsi que de simplifier les processus de son activité.

La dématérialisation RH comprend donc :

  • La dématérialisation des documents RH
    C’est le passage des documents papier vers des formats numériques. Les services RH créent directement les documents au format numérique ou bien les numérisent.
  • La dématérialisation des processus et services RH
    Il s’agit là de fluidifier et simplifier les actions du personnel grâce à l’automatisation des tâches rendue possible par une plateforme collaborative et des workflows. Une solution SIRH est alors nécessaire.

En général c’est à ce moment que vous vous dites:

La dématérialisation administrative, financière, comptable… et maintenant RH?
Tout cela c’est très bien mais, concrètement, y a t’il un vrai bénéfice ?

Et bien ! la réponse est Oui !

La dématérialisation RH est une tendance de fond modifiant structurellement les activités et processus RH. Loin d’être un gadget, la dématérialisation des documents et process RH est une nécessité pour ce service.

Une fois cet article lu, vous serez convaincu de l’importance de dématérialiser vos procédures RH et vous saurez précisément sur quoi porter vos efforts.

3 raisons indiscutables de dématérialiser les processus RH

En réalité, s’il fallait commencer la dématérialisation de documents et process par un service, ce serait le service des Ressources Humaines.

Zoom sur les 3 raisons qui doivent pousser les entreprises à s’attaquer à ce chantier !

Un immense volume documentaire

Eh non, le service comptable de votre entreprise n’est pas le plus papivore de tous ! En la matière le service RH remporte la palme….

Quand on sait qu’un dossier du personnel ou dossier salarié contient entre 100 et 300 documents différents dont :

  • Des preuves d’état civil (CV, diplômes…)
  • Le contrat de travail
  • Des fichiers liés à la paie (bulletin de salaire, primes…)
  • Des documents relatifs à son activité et à sa carrière (demandes de congés, avancement, formations, modifications du temps de travail…)
  • Des rapports disciplinaires et d’évaluation (entretiens annuels, voire blâmes)
  • Des documents liés à l’arrivée et au départ du salarié de l’entreprise

On comprend aisément que la numérisation de ces documents simplifie l’organisation interne du service RH ainsi que l’ensemble des procédures autour de ce dossier.

Un service sur-sollicité

Par ailleurs, le service RH est tourné vers les salariés de l’entreprise, par conséquent il est le pivot de nombreux échanges. Il est donc indispensable pour ce service de  :

  • Simplifier l’accès au documents (par exemple pour un salarié qui souhaite récupérer un document en vue d’obtenir un prêt bancaire)/ 
  • Faciliter les échanges et demandes (automatiser la saisie d’une demande de congé par exemple). 

Un service déjà confronté aux demandes dématérialisées

Enfin, le service RH est l’interlocuteur d’organismes externes comme les mutuelles, la CPAM ou encore les caisses de retraites. Avouez que fouiller dans vos classeurs à la recherche d’un bulletin de salaire pour établir la fameuse attestation de salaire réclamée par la CPAM lors d’une demande congé maternité c’est chronophage et peu pratique..

De plus, ces organismes ont déjà initié une dynamique de dématérialisation de leurs procédures : les Ressources Humaines n’ont plus qu’à suivre !

La dématérialisation RH : un tournant numérique encouragé et facilité

La dématérialisation RH n’est pas le fruit du hasard : ce tournant numérique a été encouragé par les pouvoirs publics et facilité par certains facteurs sociétaux.

Cela n’a échappé à personne : cette transformation numérique des services RH est largement encouragée par les pouvoirs publics notamment à travers la loi El Khomri adoptée en 2016.

En effet, depuis cette date, le bulletin de paie peut être électronique, à moins que le salarié ne s’y oppose formellement. Alors qu’avant le salarié devait donner formellement son accord pour passer au bulletin de paie électronique et que son silence signifiait un refus, aujourd’hui c’est l’inverse : le salarié est supposé d’accord, s’il ne dit mot il consent !

(Si vous êtes responsable paie et que vous ignorez tout de la dématérialisation des bulletins de paie, nous vous conseillons de lire de toute urgence cet articleconsacré à la dématérialisation des bulletins de paie et de mettre en place une veille juridique active en vous abonnant à la newsletter de Print Value, ce qui vous évitera de manquer les prochaines lois et mesures qui concerneraient directement votre activité).

La même loi Travail prévoit aussi la création du Compte Personnel d’Activité (CPA) qui réunit et remplace le Compte personnel de formation (CPF), le compte professionnel de prévention (CPP) et le compte d’engagement citoyen (CEC). Basé sur une plateforme numérique unique, le CPA recueille de nombreux documents personnels du salarié comme ses bulletins de salaire électroniques.
Cette plateforme de services en ligne ayant pour objectif de mieux informer chaque salarié sur ses droits professionnels illustre une fois de plus la volonté de l’Etat de dématérialiser les documents et processus RH.

De manière plus structurelle, l’arrivée sur le marché du travail de la génération Z, née avec le format numérique et habituée à la manipulation de celui-ci, les nouveaux enjeux de connexion via des appareils mobiles etc. sont aussi des facteurs sociétaux en faveur de la dématérialisation RH.

A ce moment précis, l’expert en dématérialisation que vous êtes ne peut s’empêcher d’intervenir :

“Certes les pouvoirs publics encouragent la dématérialisation des process RH via la loi Travail, mais n’oublions pas Chorus Pro ! Avec cet outil l’Etat contraint ses fournisseurs à ne lui soumettre ses factures que sous un format électronique.

En matière de gestion administrative l’Etat encourage aussi la dématérialisation, que dites-vous de cela?

Vous avez raison ! La facturation électronique fait aussi partie du chantier de transformation numérique des entreprises impulsé par les pouvoirs publics.

Seulement voilà, contrairement à leur collègues de la comptabilité, les services RH ont encore un train de retard dans le domaine de la dématérialisation des documents et usages.

Dématérialisation RH : des progrès sont encore possibles !

La dématérialisation des documents et services RH se fait de manière très progressive pour ne pas dire lente.

Certains process et documents sont aujourd’hui fréquemment dématérialisés : au premier rang desquels on retrouve bien évidemment les bulletins de paie pour les raisons mentionnées plus haut. Parmi les documents et process RH dématérialisés on retrouve aussi la gestion des congés payés et des absences, ou encore les dossiers individuels.

Les procédures de recrutement, la formation ou encore les entretiens annuels sont aussi de plus en plus dématérialisés: les demandes de création de poste par exemple se font fréquemment par via un workflow numérique.

Le cas du contrat de travail

Lors de l’embauche d’un salarié, signalons qu’une promesse d’embauche envoyée par mail a une valeur légale depuis un arrêt de la Cour de Cassation datant de 2007.

En revanche carton rouge pour les contrats de travail électronique ! Encore aujourd’hui, rares sont les salariés ayant signé un contrat de ce type, pourtant autorisé aux articles 1174 et 1365 du Code civil.  

Il faut dire que le contrat de travail électronique doit répondre à deux critères essentiels pour être valable.

  • Critère 1 : il ne peut être conclu qu’avec un outil de signature électronique certifié
  • Critère 2 : il doit être conservé dans des conditions garantissant son intégrité

La BPCE (Banque Populaire et Caisses d’Epargne) fait figure d’exemple dans la dématérialisation des contrats de travail.

Dès 2016, les contrats de travail sont signés sous format électronique.

La procédure est d’une simplicité déroutante : le candidat retenu reçoit un mail dans lequel se trouve un lien vers le contrat de travail que lui propose la société. D’un clic il accède au document et peut le signer. La signature électronique requiert la saisie d’un code que le candidat reçoit par sms. Une fois signé le contrat est verrouillé pour devenir non-modifiable. En cas de questions ou de remarques le candidat peut aussi refuser de signer le contrat en l’état afin de demander des précisions supplémentaires au recruteur.



De manière générale, deux obstacles entravent la dématérialisation de certains process RH :

  • La signature électronique encore trop rarement répandue
  • La complexité de certaines procédures que les collaborateurs peinent à simplifier pour les dématérialiser

Mais ces obstacles ne sont pas insurmontables : il ne tient qu’à vous de les lever !

Conclusion

Les activités du service RH sont particulièrement propices à la dématérialisation des documents et procédures. Tendez l’oreille, vous entendrez certainement vos salariés se plaindre de l’accumulation de paperasse ainsi que de la complexité des procédures.

Afin de mettre en place la dématérialisation de vos documents et procédures RH, nous vous conseillons de choisir un prestataire de confiance. Son expertise sur ce domaine d’activité vous permettra d’initier ce changement dans le respect des obligations légales tout en mobilisant vos équipes. Prêt à relever le défi?  

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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