EDIT : Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
Pivot de la transformation numérique des entreprises, la GED, Gestion Électronique de Document, est devenue une solution incontournable pour booster votre productivité. Print Value revient en détail sur ce nouvel atout au service de votre business.
La GED désigne l’ensemble de techniques visant à améliorer la gestion des flux documentaires d’une entreprise.
C’est à dire qu’elle permet à une entreprise d’automatiser le traitement d’un document à chaque étape de son parcours (création, classement, stockage, partage & gestion de la confidentialité, recherche ultérieure, et enfin archivage et son éventuelle destruction).
Impressions coûteuses, périssables, archivage gourmand en place… En améliorant la circulation de l’information et en proposant une solution d’archivage, la dématérialisation des documents s’est imposée comme une solution à ces problématiques bien connues des entreprises. Les documents électroniques remplacent peu à peu les documents papier !
Le travail en réseau via un système informatique permet ainsi à chaque collaborateur de consulter et modifier les documents déposés sur un espace partagé.
Cependant, la dématérialisation, n’entraîne pas forcément une simplification de la gestion documentaire puisqu’elle repose souvent sur de nombreux espaces de stockage distincts. (cloud, emails, desktop, serveur local… de quoi s’y perdre !)
A quels besoins répond une solution de GED?
A quels besoins répond une solution de GED?
Observons le processus administratif de vente sans solution de GED :
1. Le commercial classe ses devis sur son ordinateur en local
2. Les emails échangés avec le client sont stockés sur un serveur de messagerie externe
3. Le bon de commande est déposé sur un serveur partagé
4. La facture est imprimée, scannée et enregistrée manuellement dans un logiciel de comptabilité
Bilan : une démultiplication des espaces de stockage, des doublons qui complexifient la recherche de documents et occasionnent de nombreuses erreurs… tout ceci entraîne une perte de temps significative pour chaque collaborateur.
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- Sécurisation de vos documents
- Classement automatique
- Extraction de données
- Workflow et automatisation
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Quels sont les avantages de la GED ?
Quels sont les avantages de la GED ?
Face à cette perte de temps, de productivité et d’argent, le déploiement d’une Gestion Electronique de Documents permet à l’entreprise et aux collaborateurs de :
- Centraliser les informations de l’entreprise dans une base documentaire unique,
- Analyser, classer, protéger et sécuriser les documents
- Faciliter la recherche et la consultation des documents
- Gagner du temps et de l’argent (et ne plus perdre en moyenne 18 minutes par jour à chercher des documents)
- Faciliter l’échange de différents types de documents
- Optimiser et simplifier les processus métier
- Favoriser le travail collaboratif entre les salariés
- Travailler en mobilité
Concrètement, avec un logiciel GED vous pouvez par exemple :
- Dématérialiser vos factures clients et donc vous mettre en conformité avec la loi qui prévoit la facture électronique généralisée dans les échanges BtoB au 1er septembre 2023.
- Automatiser la saisie de vos factures fournisseurs
- Permettre à vos collaborateurs d’envoyer automatiquement leurs notes de frais, même en déplacement
- Améliorer le traitement de vos scans et exploiter facilement les informations qu’ils contiennent
Comment fonctionne un logiciel de GED?
Comment fonctionne un logiciel de GED?
En rangeant les documents accumulés dans une armoire électronique unique, la GED prévient évidemment la multiplication de doublons mais simplifie aussi la recherche d’informations.
En effet, en lieu et place d’un rangement pyramidal des documents par dossiers et sous dossiers, le logiciel GED offre un système de rangement dit en arborescence intelligente.
En pratique cela signifie qu’au moment de l’indexation du document, la GED lui attache un certain nombre de caractéristiques, celles-ci devenant autant de chemins d’accès au document. Chaque collaborateur accède ainsi plus rapidement à l’information, selon sa propre logique de travail via un moteur de recherche intégré. Implémenter une GED dans son entreprise est donc l’occasion de repenser la gestion documentaire de son organisation, et de la mettre au service de la productivité des salariés.
Si ce dernier point vous parait exagéré, nous vous conseillons la lecture de cet excellent article qui vous présente la manière dont la GED bouleverse l’ensemble des activités d’une entreprise, et pas seulement son fond documentaire !
Si vous êtes décidé à doter votre entreprise d’un logiciel de GED mais que vous ne parvenez pas à vous repérer dans la jungle des offres, nous vous conseillons la lecture de cet article listant nos conseils pour choisir sa solution de GED. Sachez aussi que nous proposons des solutions de GED reconnues pour leur souplesse et leur ergonomie. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande !
