Si nous savons dans le principe ce que signifie archiver des documents, nous n’imaginons pas ce que cela implique pour les entreprises qui brassent des milliers de documents par an. L’archivage de document en entreprise nécessite d’être parfaitement organisé pour répondre aux obligations légales de conservation des documents. Organisation, obligations légales, intérêts, découvrez les multiples facettes de l’archivage de document en entreprise.

Archivage de documents : objectifs et processus

Pour commencer, il est nécessaire de bien comprendre les enjeux de l’archivage de document en entreprise. L’archivage de document regroupe l’ensemble des techniques utilisées pour collecter, classer, conserver et se servir des documents dans une entreprise, et ce jusqu’à leur potentielle destruction.

Une entreprise créée et manipule des milliers de documents par an, que ce soit des documents commerciaux mais également des documents concernant les salariés de l’entreprise ou encore des documents comptables. 

Si bien archiver ses documents permet à l’entreprise une meilleure organisation et un gain de temps considérable, c’est également une obligation légale. En effet, les entreprises sont tenues de conserver certains types de document durant un certain laps de temps, comme les documents comptables ou certains documents administratifs, comme nous le verrons plus bas. 

Archiver les documents est donc un enjeu important pour l’entreprise, qui se doit d’avoir un processus clair et précis pour pouvoir conserver correctement ses documents et y avoir facilement accès à tout moment, notamment lors d’un contrôle ou dans le cadre d’un litige. Si l’entreprise n’est pas capable de mettre certains documents à disposition d’un contrôleur, elle s’expose à des sanctions financières importantes.

Les différentes étapes de l’archivage de documents

L’archivage des documents au sein d’une entreprise répond à 4 étapes principales qui sont : 

1. Identification et authentification des documents d’archive : identifier un document c’est s’assurer de son authenticité. C’est la première étape pour connaître les conditions d’archivage du document. Le document doit donc être identifié et daté, et ne pas avoir été modifié pour pouvoir valider son authenticité.
2. Stockage des archives : une fois le document identifié et authentifié, il doit être stocké. Pour un stockage optimal, le document doit être à l’abri des intempéries, de la lumière mais également de la poussière ou encore des nuisibles. De bonnes conditions de stockage permettent d’augmenter la durée de vie des documents de l’entreprise. Pour un stockage idéal, plusieurs solutions existent comme les boîtes d’archives, les armoires de stockages ou encore les containers de stockage. 
   
3. Consultation des archives : les documents doivent pouvoir être consultés si besoin. Si les documents sont archivés au sein de l’entreprise, les règles de conservation et de consultation des archives sont mises en place par l’entreprise elle-même. Cependant, si les documents sont archivés par un professionnel, la société d’archivage met généralement en place un registre qui doit être rempli et signé à chaque fois qu’une personne, au préalable autorisée, souhaite consulter des documents. 
   
4. Destruction ou classement final des documents archivés : une fois que la période de conservation obligatoire des documents est écoulée, l’entreprise peut choisir de détruire le document ou de le classer définitivement. C’est à la personne en charge des archives, ou bien à la société d’archivage de décider de la destruction ou du classement final d’un document, toujours avec l’accord de l’entreprise.