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Homme scannant un document avec une solution de numérisation

Dématérialisez vos documents !

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Solution de numérisation des documents : finie la corvée des scans !

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Ahhh le scanner…

Dans le top 3 des équipements détestés par vos collaborateurs, il a sans doute la première place…. Avant le copieur qui bourre sans raison, et la machine à café qui engloutit parfois la petite monnaie sans délivrer le précieux café en retour.

Bête noire de vos collaborateurs, le scanner est pourtant un appareil très souvent utilisé !

Pourquoi?

Tout simplement parce que nous n’avons pas encore tout dématérialisé !

Malgré la tendance Zéro papier (tendance à fortement nuancer selon notre article : Pourquoi le Zéro papier attendra ?), la multiplication des outils de dématérialisation, l’engagement des pouvoirs publics en faveur de la dématérialisation etc. il faut l’avouer : oui on imprime encore dans les entreprises françaises en 2019 !

Et ce n’est pas une honte !

Aujourd’hui encore, les pratiques et habitudes de travail reposent encore largement sur l’impression de documents. Chaque année, le volume documentaire papier d’une entreprise augmente de 3% à 5%, et couvre 90% à 95% des informations en circulation dans l’entreprise.


Apparté

Vous reconnaissez le fonctionnement de votre entreprise dans cette description?

Vous n’êtes pas un cas isolé ! Malgré les atouts de la dématérialisation des factures clients, des notes de frais, ou encore des contrats commerciaux, les entreprises françaises ont encore un certain retard dans la dématérialisation des documents et processus.

On ne met pas des siècles d’organisation au rebut si facilement (et heureusement !).

La dématérialisation est un process long et exigeant, qui doit être initié par un chef d’entreprise convaincu. Si vous ne l’êtes pas encore, nous vous conseillons la lecture de notre article sur les 7 bonnes raisons de dématérialiser ses factures,ou encore celui sur la nécessité de dématérialiser ses notes de frais.

Vous n’êtes toujours pas convaincu? Nous sommes à votre disposition pour discuter de vos doutes et inquiétudes, et pour vous fournir le meilleur conseil possible en fonction de votre business et de vos habitudes de travail.


En réalité, on est passé d’un enthousiasme aveugle pour le tout-dématérialisé à une conscience plus nette des avantages / inconvénients de l’un et l’autre des formats numérique et papier. La majorité des entreprises jongle ainsi entre les deux formats.

→ Par exemple, celles-ci peuvent envoyer des documents sous format numérique à leurs clients afin d’économiser sur les coûts d’affranchissement et d’accélérer la diffusion des informations; tout en conservant le document original sous format papier car elles n’ont pas encore mis en place les outils permettant de conférer au format électronique une valeur légale.

De nombreuses entreprises fonctionnent désormais sur ce schéma hybride mêlant documents papier et documents numériques, dans des proportions adaptées à leurs besoins.

Seulement, ce double fonctionnement qui simplifie certains process peut aussi présenter des inconvénients.

En effet, si l’envoi de documents au format électronique permet de gagner du temps et de réduire les coûts, il est indispensable de questionner la manière dont les documents passent du format papier au format électronique : c’est la fameuse étape de la numérisation !

La numérisation c’est quoi?

Bonne question !

La numérisation c’est tout simple ! C’est un procédé qui consiste à créer une copie numérique à partir d’un document papier. Cela nécessite donc un matériel, un logiciel, et l’intervention humaine. Le plus souvent le document numérique créé l’est sous format PDF, mais pas seulement ! Les formats PDF/A, JPEG, TIFF G… sont aussi des formats de données courants.

Concrètement, comment ça fonctionne?

Concernant la technique de la numérisation, l’image est restituée point par point sous format numérique. La technique de la vectorisation consiste à transposer chaque trait d’un dessin à partir d’un calcul de coordonnées. Plus rare, cette technique est plébiscitée pour les scans de plans car elle offre une excellente qualité lors d’un zoom.

Le scan avant…

Tout cela paraît bien simple… et pourtant, numériser un document (ou des liasses d’archives) est une corvée souvent déléguée aux stagiaires.

Que ceux qui n’ont jamais demandé à un stagiaire de numériser 8 boîtes d’archives se manifestent !

Eh oui le scan avant c’était ça :

  1. Démarrer son ordinateur
  2. Allumer le scanner
  3. Placer son document dans le bon sens (jamais le bon d’ailleurs, à croire que quelqu’un s’amuse à tourner le scanner en votre absence !)
  4. Trouver le logiciel de numérisation approprié
  5. Choisir le bon format de document, la résolution adéquate (au hasard soyons honnête)
  6. Pré-numériser (pour obtenir un aperçu illisible)
  7. Valider la numérisation du document
  8. Se rendre à son ordinateur
  9. Fouiller des dossiers aux noms barbares comme XVSCANS-18 ou SCAN33BELF pour retrouver votre malheureux document… ainsi que les 3 précédents sur lesquels vous n’aviez jamais mis la main.
  10. Renommer le document puis l’envoyer vers le bon répertoire.

10 bis. Si votre document comporte plusieurs pages, recommencer l’ensemble des opérations, car vous n’avez jamais compris comment numériser plusieurs pages d’un coup !

Mais ça c’était avant !

Aujourd’hui il existe toute une série de raccourcis sur les copieurs pour numériser rapidement des documents. Les processus ont été grandement simplifiés, et même optimisés !

Le scan est mort… vive le nouveau scan to process !

Fini la corvée des scans, aujourd’hui les constructeurs et éditeurs ont fait d’énormes progrès pour vous proposer des outils de numérisation intelligents.

En réalité on est passé à un nouveau paradigme : alors qu’avant la numérisation consistait en un changement de format de documents dans un but d’archiver (Cf. la mission principale de vos stagiaires estivaux), aujourd’hui la numérisation est au cœur des processus de travail de l’entreprise. L’objectif est d’optimiser le traitement des scans pour qu’ils facilitent désormais le travail des salariés.

Evidemment, le Scan to Archive reste encore une activité importante : la numérisation des documents papiers permettant un archivage moins coûteux et simplifié, et répondant à des contraintes comptables et juridiques.

A présent, on parle aussi et surtout de “Scans to Process”, étape qui intervient alors que le document est dit “chaud”, encore support de travail; par opposition au document archive numérisé, devenu “froid”. L’objectif est de mettre la numérisation au service de la rationalisation des process.

La numérisation -et donc votre cher scanner!- s’intègre donc dans une gestion de documents globale et innovante, en tant que passerelle entre les formats papier et numérique.

Concrètement, que permet le Scan to process?

Dans le cas d’un commercial qui aurait signé un contrat papier avec un client, être doté d’une solution de numérisation intelligente, et en maîtriser le fonctionnement, permet de scanner rapidement les éléments du dossier (factures, devis, bons de livraison), de les verser automatiquement dans son CRM et de les transmettre sans délai à l’administration des ventes pour traitement.

-> Fini les doublons car les scans ne sont pas stockés dans d’obscurs fichiers sur son ordinateur.

-> Un gestion documentaire maîtrisée et simplifiée puisque le risque d’erreur est réduit.

-> Un traitement accéléré des documents, grâce à un outil intelligent.

Evidemment, les possibilités sont illimitées ! En fonction de votre outil, et de sa compatibilité avec vos logiciels, vous pouvez imaginer toutes sortes de passerelles possibles, du moment qu’elles facilitent les activités de vos collaborateurs !

Les avantages d’une solution de numérisation intelligente

Les atouts d’une solution de capture et d’optimisation des scans sont nombreux et dépendent :

  • De l’importance des documents dans votre entreprise
  • De l’exploitation plus ou moins poussée des fonctionnalités de la solution

En réduisant le temps de numérisation, le risque d’erreur, le classement, tout en préservant la qualité des documents, en automatisant la numérisation de documents récurrents, ou encore en facilitant leur recherche, la solution de numérisation se met au service de votre entreprise. 

Voici les avantages attendus d’une solution de numérisation nouvelle génération :

  • Simplifie la numérisation des documents
  • Permet des gains d’efficacité donc de productivité
  • Offre une meilleure relation clients
  • Facilite le travail collaboratif
  • Permet l’optimisation des processus métiers
  • Réduits les coûts de traitement des documents

Comment choisir sa solution de numérisation?

En la matière comme en beaucoup d’autres : mieux vaut réfléchir avant d’agir !

Avant de contacter un fournisseur, prenez le temps de bien cerner vos besoins. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes…

  • Quels sont les documents que je dois numériser? Pour quel volume?

Des documents textes uniquements? Des documents iconographiques? Manuscrits?

Si vous souhaitez uniquement scanner des documents textes, intéressez-vous à la reconnaissance de caractère OCR. Autrefois très pointue, cette technologie s’est largement développée et est devenue accessible via la plupart des solutions de numérisation.

Si vous souhaitez scanner des documents particuliers (plans, textes manuscrits etc.) il faudra alors être particulièrement attentif à la qualité des scans.

Le volume de documents concernés impliquera une exigence plus ou moins forte en termes de rapidité.

  • Sous quels formats numériques devez-vous convertir vos documents papier?

Soyez attentif aux formats spécifiques qui peuvent demander des modules de conversion. Toutes les solutions ne prennent pas en charge le panel entier de formats numériques.

  • Quelle compatibilité de mon matériel actuel avec les solutions de numérisation les plus fréquentes sur le marché?

Dans certains cas, il vaut mieux remplacer son matériel pour pouvoir disposer d’un outil de numérisation intelligent, performant et universel, plutôt que de s’enfermer avec une solution constructeur peu adaptée à vos besoins.

  • Quelles passerelles aimeriez vous créer entre votre solution de numérisation et vos logiciels métier?

Souhaitez-vous que vos scans puissent être versés automatiquement dans votre solution de GED? Quelle connexion souhaitez-vous avec votre CRM? Avec votre logiciel de comptabilité?

La question du prix

C’est un point essentiel dans la réflexion des entreprises et c’est bien normal !

Car malgré les atouts évidents d’une solution d’optimisation des scans, nombreux sont les chefs d’entreprise à rechigner à investir dans la numérisation, considérant que cette fonctionnalité support présente peu de valeur ajoutée.

En réalité, les solutions de numérisation intelligente sont parmi les logiciels les plus abordables ! Quelques centaines d’euros suffisent en général à se doter d’une solution performante.

Retenez surtout que le prix dépendra fortement de l’intégration de la solution avec vos autres logiciels.

Conclusion

Numérisation ne doit plus rimer avec corvée !

Avec les solutions de numérisation intelligente, optimisez le traitement de vos scans. Ceux-ci se mettent alors au service de la productivité de vos salariés en s’intégrant aux workflows de travail.

Il est temps de changer d’ère et de renouveler le traitement de vos scans ! Simplifiez le travail de vos collaborateurs !

Nous sommes à votre disposition pour écouter vos besoins, vous orienter vers la meilleure solution de numérisation possible ou tout simplement vous conseiller sur l’opportunité d’un tel outil pour votre entreprise. N’hésitez pas !

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