Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.
Chaque fin de mois c’est la même chose : votre service comptable tourne à plein régime. Édition de factures, traitement des factures fournisseurs, règlements des litiges, rapprochements comptables… quelle que soit l’activité de l’entreprise, la facturation constitue le nerf de la guerre.
Garante de la bonne santé de votre entreprise, la facturation n’échappe pas à la digitalisation des modes de travail et du fonctionnement des entreprises. Aujourd’hui de nombreuses entreprises ont dématérialisé leurs factures clients afin d’en automatiser la saisie et d’en accélérer la diffusion.
En effet, les avantages de la facture dématérialisée client sont nombreux et désormais bien connus de tous : économies d’impression et de stockage, gain de productivité, réduction des erreurs, diminution du risque de litiges…
- Diminution des coûts
Éditer une facture client papier coûte en moyenne 8€ à votre entreprise, contre à peine 5€ pour le même document sous format dématérialisé. Une économie non négligeable rapporté au volume annuel de factures que peut générer une entreprise.
- Augmentation de la productivité
L’automatisation des tâches de saisie, l’accessibilité du document, la standardisation de son circuit de validation permettent aux collaborateurs de gagner du temps sur l’édition et le traitement des factures et limitent le risque d’erreur et de litiges. Vos salariés peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Sécurisation de l’archivage
Moins onéreux que l’archivage physique, l’archivage électronique de factures dématérialisées offre aussi de meilleures garanties en matière de confidentialité et de sécurité du document.
Néanmoins nombreuses sont les mauvaises pratiques : sachez qu’une facture électronique non conforme n’est pas valable et risque de vous coûter cher !
Voici les principales questions juridiques que les chefs d’entreprises se posent à propos de la facture client électronique. Démêlons le vrai du faux !
La facture dématérialisée est obligatoire
La facture dématérialisée est obligatoire
Bientôt vrai !
En France, l’Etat a imposé la facture électronique à ses fournisseurs selon un calendrier progressif. Aujourd’hui les entreprises facturant l’Etat ou les collectivités doivent déposer leur document sur la plateforme Chorus Pro.
Dans les relations commerciales BtoB, le format électronique sera lui aussi bientôt obligatoire. La Loi de Finance 2024 prévoit le calendrier d’application suivant :
- 1er septembre 2026 : obligation pour les GE et les ETI d’envoyer leurs factures au format électronique via le portail public de facturation; obligation pour toutes les entreprises de réceptionner leurs factures via ce même portail
- 1er septembre 2027 : obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA (en franchise ou non) d’envoyer leurs factures au format électronique
Aujourd’hui il est indispensable d’anticiper cette obligation et de se doter d’un outil performant de facturation électronique. Renseignez-vous en lisant notre article Facture électronique obligatoire en 2026 : comment se conformer à la future obligation ?
Une facture dématérialisée est une facture envoyée par mail
Une facture dématérialisée est une facture envoyée par mail
Faux !
C’est sans doute la confusion la plus lourde de conséquences pour les entreprises. Une facture électronique est une facture éditée et reçue sous format électronique, et qui respecte certaines règles pour être conforme.
Une facture électronique ce n’est pas :
- Une facture complétée sous format papier via un facturier puis scannée et envoyée par mail. Dans ce cas la facture est dite numérisée.
- Une facture éditée sous format PDF simple et envoyée par mail.
Cette facture est certes digitalisée, mais elle n’a aucune valeur probatoire en cas de contrôle. En effet, il est aujourd’hui très simple de modifier un PDF, son intégrité n’est pas garantie. La facture devra donc être imprimée, signée et conservée sous format papier.
Il y a urgence à communiquer sur ce point car selon un sondage REGATE / Institut CSA 74% des TPE et PME pensent qu’une facture envoyée par mail est une facture électronique, et 66% que le format PDF suffit.
Redisons le : une facture électronique est un document sécurisé. Bientôt, seul le format hybride (comportant un PDF + des données structurées permettant l’automatisation de traitement) sera autorisé dans les échanges BtoB.
Chaque entreprise devra déposer ses factures électroniques, sous ce format, sur le Portail Public de Facturation qui se chargera de la transmettre au client, et en extraiera les informations fiscales pour les transmettre à l’administration concernée.
Pour que ma facture dématérialisée soit conforme, je dois m’équiper d’un logiciel coûteux
Pour que ma facture dématérialisée soit conforme, je dois m’équiper d’un logiciel coûteux
Faux !
Le dépôt manuel d’une facture sur le futur Portail Public de Facturation (PPF) sera une opération gratuite. Vous devez donc seulement vous équiper d’une solution qui transforme votre document facture au format accepté. C’est le service d’un Opérateur de Dématérialisation (OD) comme Print Value.
En revanche, si vous voulez automatiser le versement de vos factures vers le PPF, alors vous devrez vous tourner vers une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Ce prestataire complémentaire se pose en intermédiaire entre le PPF et votre entreprise, et vous permet aussi de récupérer vos factures automatiquement, selon le schéma suivant.
Pour certaines entreprises, le recours à une PDP est indispensable pour ne pas alourdir considérablement la charge du service comptable. Pour d’autres une simple solution de dématérialisation suffira. Pour savoir si vous devez recourir aux services d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaires consultez notre article : Facture électronique obligatoire, 8 raisons d’opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.
Une facture dématérialisée peut être conservée moins longtemps qu’une facture papier
Une facture dématérialisée peut être conservée moins longtemps qu’une facture papier
Faux !
Les factures clients et fournisseurs doivent être conservées 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de Commerce).
Les factures client sous format papier peuvent être indifféremment conservées sous format papier ou bien sous format électronique à condition que la numérisation du document ait été réalisée dans le respect des contraintes légales prévues pour ce type d’opération.
Les factures client sous format électronique doivent être conservée sous format électronique pendant 3 ans minimum. Pour les 7 années restantes, l’entreprise peut choisir de conserver le document sous format papier ou bien sous format électronique.
Par ailleurs, l’archivage électronique des factures dématérialisée est encadré par des règles strictes : les documents devant être déposés dans un coffre-fort sécurisé, localisé dans l’Union Européenne ou bien dans un pays coopérant en cas de contrôle fiscal. Le data center recevant les documents devra être certifié pour offrir des garanties solides en termes de sécurité documentaire.
Conclusion
Conclusion
Vous connaissez à présent les principales obligations légales encadrant la dématérialisation des factures et vous savez que ce cadre légal va bientôt évoluer. Afin d’anticiper la future obligation, nous vous conseillons de préparer dès maintenant votre projet de dématérialisation. Prenez conseil auprès de votre expert comptable ou auprès d’un fournisseur de solutions. L’équipe Print Value vous accompagne dans cette transition !
