collaborateurs autour d'une table réunion

Les 4 erreurs qui ruinent les projets de dématérialisation

Édit. Cet article a été mis à jour en novembre 2023.

Réservée aux plus grandes entreprises il y a une dizaine d’années, la dématérialisation est devenue une réalité dans de nombreuses PME et TPE. Facture, contrats de travail, bulletins de paie… les possibilités sont aussi nombreuses que les fournisseurs sur le marché.

Économies financières, augmentation de la productivité et diminution du risque d’erreur, accélération des échanges entre collaborateurs et avec les clients… le document électronique possède de nombreux arguments !

Néanmoins, comme pour tout projet de transformation digitale, il existe certains écueils à éviter pour garantir le succès de sa démarche. Quels sont les erreurs à ne pas commettre lorsqu’on entreprend la dématérialisation de ses documents ?

Erreur #1. Choisir de dématérialiser n’importe quel document

Qui veut aller loin ménage sa monture ! 

Sauf cas exceptionnel, nous vous conseillons de commencer votre projet de dématérialisation par un seul type de document. Oui mais lequel choisir?

Les factures clients ont longtemps été le choix numéro 1 des chefs d’entreprise pour initier leur dématérialisation. Sans doute parce que leur traitement est extrêmement chronophage et que la moindre erreur a de nombreuses conséquences. 

Cette première place va se consolider avec l’obligation future de passer à la facture électronique dans toutrs les relations BtoB. En effet au 1er septembre 2026 les GE et les ETI devront envoyer leurs factures sous ce format; cette obligation sera étendu à toutes les entreprises assujetties à la TVA au 1er septembre 2027. 

Commencer par la facture électronique permet donc d’anticiper l’obligation future et d’initier une démarche de dématérialisation.

SIMPLIFIEZ LA GESTION DE VOS DOCUMENTS AVEC NOTRE APPLICATION DE DÉMATÉRIALISATION :
TESTEZ-LA MAINTENANT !

CRÉER UN COMPTE GRATUIT

Erreur #2. Mettre tous ses œufs dans le même panier

Alors certes votre fournisseur de logiciel comptable est sympathique ! Évidemment il vous dépanne toujours avec le sourire, et vous offre de nombreux conseils à l’occasion du renouvellement de votre contrat. Faire des affaires avec lui a toujours été un plaisir. 

Mais est-il expert en dématérialisation? Devez-vous lui confier la dématérialisation de vos factures clients? 

Les éditeurs de logiciels métiers : comptable, SIRH, ou finance ont de réelles expertises métiers dans la gestion des tâches supports, mais ce n’est pas parce qu’on propose un outil extraordinaire de gestion des temps de travail ou de la paie qu’on est à même d’organiser la dématérialisation des documents du personnel et la mise en place d’un archivage hautement sécurisé ensuite. A chacun sa spécialité !

En plus de la compétence, confier son projet de dématérialisation documentaire à son fournisseur de logiciel métier pose deux problèmes : 

  • Une fois sa solution retenue et installée vous serez pieds et poings liés avec ce fournisseur, ce qui peut s’avérer gênant en cas de défaillance de sa part ou d’une hausse de tarif qui vous paraîtrait peu justifiée.
  • Si vous souhaitez dématérialiser les documents d’un autre service, il y a fort à parier que votre fournisseur ne pourra déployer ce projet pour vous. Il vous faudra vous adresser à votre éditeur spécialisé SIRH, et vous aurez toutes les peines du monde à rassembler ces documents dématérialisés dans un fond documentaire commun et sécurisé. 

Faire appel à un expert en dématérialisation de documents permet de comparer les offres, et de regrouper l’ensemble de vos documents dans une GED souple et parfaitement compatible avec l’ensemble de vos différents logiciels métiers.
Si la question du choix de votre prestataire  vous inquiète, nous vous conseillons de lire nos conseils pour choisir son fournisseur de solution GED : vous disposerez de toutes les clefs pour faire le bon choix !

Erreur #3. Se tromper de fournisseur

On le fait rarement exprès… et pourtant quelques conseils de bons sens suffisent à éviter le fiasco de certaines expériences. 

Le mot d’ordre en la matière est : INDÉPENDANCE. 

Adressez-vous à un fournisseur de solutions indépendant. 

Pourquoi?

Tout d’abord parce qu’il saura vous conseiller la solution de son catalogue la plus adaptée à vos besoins et à vos contraintes organisationnelles. Sa mission est de vous conseiller et de vous présenter sa préconisation. N’hésitez pas à le questionner sur la compréhension qu’il a de vos besoins, de votre activité etc. Vous devez être convaincu par la solution qu’il a sélectionné pour vous. 

Ensuite parce que le fournisseur, même s’il touche évidemment une commission, bénéficie de prix négociés auprès des éditeurs de solutions, en raison des volumes qu’il vend. 

Enfin, contrairement à un éditeur dont l’expertise principale est de développer des solutions, un revendeur indépendant a pour missions de vous guider et de vous accompagner dans le déploiement de votre projet. Cela inclut le conseil, la mise en place technique, la formation, et l’assistance après installation. 

Erreur #4. Négliger la communication en interne

Même si l’objectif premier d’un projet de dématérialisation de documents est de simplifier les tâches des collaborateurs, celui-ci va malgré tout bouleverser les habitudes de travail de ceux-ci. Afin de recueillir l’engagement de vos collaborateurs et de les impliquer rapidement dans la prise en main du nouvel outil il convient d’annoncer et de préparer ce changement en amont. 

Sollicitez votre fournisseur pour qu’il vienne présenter à vos salariés la solution retenue. Il est le mieux placé pour répondre à leurs questions (parfois très précises!) et présenter la nouvelle organisation de travail vers laquelle vous souhaitez aller. 

Une bonne manière d’organiser la dématérialisation d’un document consiste à adopter la méthode agile PDCA. 

P pour planifier : vous choisissez votre fournisseur, la solution, retenez un process de déploiement et fixez des objectifs. 

D pour développer : c’est l’implémentation de la solution dans votre entreprise. Vos collaborateurs prennent en main l’outil installé. 

C pour contrôler : à la lumière de vos objectifs et des retours des utilisateurs, vous vérifiez le bon fonctionnement de la solution et analysez les éventuels dysfonctionnements. 

A pour ajuster en lien avec votre fournisseur, vous procédez à des réglages et ajustements afin d’optimiser l’utilisation du logiciel et favoriser l’atteinte de vos objectifs. 

A chaque étape vous devrez communiquer auprès de vos salariés : n’hésitez pas à leur annoncer votre projet le plus en amont possible, à les informer lors de réunions de présentation, à les impliquer lors du déploiement. Les phases de contrôle et d’ajustement visent à identifier les points de blocage, à lever les dernières barrières et à améliorer les process. 

Durant toute la durée du projet restez à l’écoute des remarques et inquiétudes de vos collaborateurs, s’ils rechignent ou bloquent votre projet démat restera au point mort. Sollicitez les conseils de votre fournisseur pour conduire ce changement.

La méthode PDCA est une excellente manière d’aborder les changements dans votre entreprise, si celle-ci vous intéresse, nous vous orientons vers ce court article très concret présentant la méthode.

Conclusion

Vous avez à présent toutes les clefs pour organiser la dématérialisation de vos documents d’entreprise en commençant par la facture ! N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre besoin et des spécificités de votre activité.

Pour aller plus loin...

DÉMATÉRIALISATION DE VOS FACTURES

Calculez votre économie annuelle

Coût global
Coût au format papier
_
Coût au format électronique
_
Économies annuelles
_
Voir le mode de calcul

Recevoir cette estimation par email

Mode de calcul des économies

Nous évaluons à 1,35 € le coût d'envoi d'une facture papier. Ce prix comprend le temps passé, l'enveloppe, le timbre, l'amortissement, l'entretien et consommables de l'imprimante...

Avec notre solution de dématérialisation Zeendoc, le coût d'envoi d'une facture est de 0,54 € par facture (temps passé et coût de l'outil).

    Impression, dématérialisation, archivage, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

    SIÈGE SOCIAL
    119 avenue Louis Roche 92230 Gennevilliers France
    TÉLÉPHONE
    +33 (0)1 41 32 22 60
    EMAIL
    assistance@print-value.fr
    Cart

    Simplifiez la gestion de vos documents avec notre application de dématérialisation :
    Testez-la maintenant !

    CRÉER UN COMPTE GRATUIT

    30 jours d’essai, sans carte de crédit requise