Concrètement, dans le cas d’un collaborateur déjà en poste dans l’entreprise, celle-ci doit l’informer de ce changement, un mois avant l’envoi des 1ers bulletins dématérialisés. Pour un nouveau collaborateur, l’entreprise le prévient dès son l’entretien d’embauche.

A ce moment, l’entreprise doit aussi indiquer au salarié qu’il est libre de refuser, et devra le guider dans l’exercice de son droit d’opposition.

Vos salariés ne se sont pas opposés à cette dématérialisation? Rien n’est gagné…

En effet, le refus du salarié peut intervenir à n’importe quel moment : même s’il n’a pas exercé son droit d’opposition dans un premier temps, le salarié peut changer d’avis et l’exercer. L’entreprise a alors 3 mois pour revenir au process initial et préparer des fiches de paie papier qui seront remises en main propre ou envoyées par la poste.

Vu la facilité pour refuser ce changement, une partie des entreprises ont donc conservé les deux formats de bulletins de paie : dématérialisé et papier, de quoi compliquer encore plus la gestion de la paie.

Les 4 principes du bulletins de paie dématérialisé

Si la loi facilite le recours au bulletin de paie dématérialisé, elle encadre aussi fortement cette transition numérique.

4 exigences guident la mise en place de ce projet :

• Intégrité des données
• Confidentialité
• Disponibilité
• Accessibilité

Intégrité des données

Enjeu majeur des entreprises, la protection des données personnelles est une exigence forte accompagnant chaque projet de digitalisation des documents. Dans le cas d’un bulletin de salaire dématérialisé, l’intégrité des données personnelles est, avec la confidentialité, une des conditions indispensables pour que le bulletin numérique acquiert une valeur légale.

Du point de vue de l’intégrité des informations, l’entreprise doit rendre le document inviolable en le scellant. Des fonctions de signature numérique, de hachage voire cryptage permettront au bulletin de salaire d’acquérir une valeur probatoire.

Confidentialité

Le bulletin de paie dématérialisé doit être remis au salarié de manière sécurisée afin de garantir la confidentialité des données mentionnées sur le document, mais aussi être déposé dans un espace sécurisé.

En pratique, l’entreprise peut transmettre les bulletins de salaire sous forme de PDF déposés dans un espace personnel, et protégés par une signature électronique. Les e-bulletins peuvent ensuite être placés dans un espace dédié et sécurisé, par exemple dans un coffre-fort numérique ou ESC (espace sécurisé de conservation) qui évitera tout risque de modifications postérieures.

Disponibilité

Lors de ce changement, l’entreprise doit fixer une durée de disponibilité du document car deux options sont possibles.

Rendre le bulletin de paie accessible au salarié :

• Pendant 50 ans
• Jusqu’aux 75 ans de celui-ci

Nota bene : si l’entreprise cesse son activité ou que le prestataire extérieur ferme son service de conservation des e-bulletins, l’entreprise devra informer les salariés 3 mois avant la fermeture de l’espace sécurisé afin qu’ils puissent récupérer leur fiches de paie.

Accessibilité

Quand l’employeur s’engage à mettre les e-bulletins de paie à la disposition de ses salariés pendant un certain temps, il s’engage aussi à ce que ces documents soient accessibles et à chaque instant, sous un format électronique “courant”, et ce facilement et rapidement.

Qu’est ce que le bulletin de paie simplifié ?

Depuis le 1e janvier 2018, l’employeur est tenu d’émettre des bulletins de paie dits simplifiés. Concrètement, ce document est une version épurée et condensée des bulletins de paie auparavant émis. L’objectif est triple : 

• faciliter la compréhension de sa fiche de paie par le salarié (mise en évidence du salaire brut et du salaire net etc.)
• simplifier l’interfaçage des logiciels de paie
• harmoniser les bulletins de paie au niveau national

La question du CPA

Afin de réunir les informations du salarié sur une même plateforme, les entreprises doivent aussi déposer les bulletins de salaires dématérialisés dans le compte personnel d’activité (CPA) de leur salarié.

Le CPA est une nouvelle plateforme réunissant le Compte personnel de formation, le compte professionnel de prévention et le compte d’engagement citoyen. L’objectif de cet espace personnel est de réunir les documents liés à l’activité d’une personne et de la renseigner précisément sur ses droits professionnels.

Chaque salarié ayant CPA consultable sur le site internet dédié, l’entreprise doit donc garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme aussi. Un salarié pourra donc consulter ses e-bulletins de paie via cette plateforme, mais ces derniers ne seront pas stockés directement dessus.

Dématérialisation des bulletins de paie : quel bilan ?

Globalement les entreprises ont très bien négocié ce tournant car elles ont compris que la dématérialisation documentaire permet de réduire les coûts et de simplifier les process. La dématérialisation des bulletins de salaire est souvent très bien perçue par les salariés. 

En 2022, plus de 50% des salariés français reçoivent leurs bulletin de paie au format dématérialisé, soit 10 points de plus qu’en 2021 ! (Source : « la dématérialisation des documents RH selon les collaborateurs ».)

Conclusion

La dématérialisation du bulletin de salaire s’inscrit dans une logique globale de transformation numérique des usages en entreprise. Très encadrée, cette recommandation des pouvoirs publics induit des changements profonds dans la structuration des process de paie. Pour amorcer ce changement et réduire vos coûts d’impression, de gestion et d’affranchissement, faites confiance à un expert de la dématérialisation.