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Solution GED : 6 choses à vérifier avant de la choisir !

Après avoir lu des dizaines d’articles de qualité sur la Gestion électronique de documents, vous voilà décidé : il vous faut une solution GED pour votre entreprise !

Bravo pour cet enthousiasme… Vous voilà au début d’un projet certes complexe et périlleux mais qui correctement mené boostera considérablement la productivité de votre entreprise, facilitera le travail de l’ensemble de vos collaborateurs qui pourront de surcroît travailler en mobilité.

Une fois votre décision prise vous souhaitez bénéficier de votre solution de GED le plus rapidement possible. Pourtant en la matière, mieux vaut réfléchir avant d’agir car le déploiement d’un tel outil est un processus long et exigeant. En effet, en cas d’erreur il est difficile et coûteux de revenir en arrière pour déployer une autre solution de gestion documentaire. 

Mais n’ayez pas peur, nous vous livrons tous nos conseils pour choisir la GED dont vous avez besoin.

Définition de la GED : faisons le point une bonne fois pour toute !

Terme galvaudé, solution souvent confondue avec la dématérialisation des factures ou l’archivage, la GED ne répond pourtant qu’à une seule définition.

La Gestion électronique de documents est un outil stratégique au service des entreprises et des organisations.

En décrivant et classant les documents chauds d’une entreprise, la GED organise l’environnement documentaire d’une entreprise et en simplifie les flux documentaires. Elle répond à des besoins de partage d’information, de productivité et de sécurisation des documents.

Pour aller plus loin vous pouvez lire cet article : 3 minutes pour comprendre la GED ou celui ci : 4 bonnes raisons qui doivent pousser les PME à s’équiper d’une GED.

Maintenant que vous avez bien compris le principe et l’intérêt d’une solution de Gestion Electronique de Document, nous vous invitons à lire ce qui suit pour découvrir les différents critères de choix sur lesquels vous appuyer pour sélectionner votre futur logiciel de GED.

6 conseils pour choisir sa GED

1. Les fonctionnalités

Cela semble évident mais vu la multiplicité des solutions GED existant actuellement, la gestion électronique de documents qui vous conviendra ne sera certainement pas celle de l’entreprise à côté de chez vous.

La question essentielle est : qu’attendez vous de votre GED?

Pour répondre à cette question délicate, le mieux est de décrire :

  • L’existant (organisation actuelle, présence d’un système d’archivage…)
  • Vos besoins (volume documentaire, nombre d’utilisateurs, contraintes de sécurité…)
  • Vos objectifs

Cette analyse vous permettra de rédiger le cahier des charges. En effet, aucun logiciel GED, aussi souple soit-il ne pourra vous satisfaire si vous n’avez pas listé précisément vos besoins.

Attention : les objectifs comme “diminuer mes coûts”, “augmenter la productivité de mes équipes” ou encore “faciliter les process internes” ne suffisent pas à qualifier votre besoin. Ils ne permettent pas de préciser votre recherche et donc de déterminer les fonctionnalités prioritaires de votre futur outil de GED.

Exemple :

Si vous souhaitez faciliter le travail de vos comptables précisez de quelle manière :

→ Je souhaite que 100% des notes de frais soient remboursées en moins d’1 semaine.

→ Je souhaite éviter au maximum les bons de commande égarés.

→ Je souhaite parvenir à dématérialiser l’ensemble de mes factures clients afin de limiter les retards de paiement

Remarque :

Si vous manquez de visibilité sur les flux documentaires tels qu’ils existent actuellement dans votre entreprise, la définition de vos besoins et objectifs peut s’avérer complexe. Dans ce cas nous ne saurions trop vous conseiller de prendre le temps de réaliser un audit documentaire par un prestataire extérieur. Celui-ci dressera un état des lieux clair de votre environnement documentaire et des pratiques de vos collaborateurs. Il orientera votre projet GED dans la bonne direction.

Une fois ce travail réalisé, place à la rédaction du cahier des charges qui définira précisément les fonctionnalités attendues (outils de collaboration, accès à la solution GED depuis un mobile, niveaux d’indexation, de workflow, possibilités de paramétrage, fiabilité de la sauvegarde etc.).

2. La sécurité des données

Préoccupation majeure des entreprises à laquelle la GED répond parfaitement, le niveau de sécurité est un élément sur lequel il faut être intransigeant.

A notre sens c’est le critère de choix le plus important car en cas d’erreur de casting les dégâts peuvent être lourds. Le verrouillage des documents même en mode lecture, la gestion des droits d’accès avec blocage de certains utilisateurs, la traçabilité des interventions sur le document ou encore les autorisations de suppression sont des exemples de points que vous devrez examiner précisément.

3. L’utilisation

Concernant l’utilisation de votre future solution de GED nous vous conseillons d’être attentif à 3 points :

  • La prise en main par les utilisateurs

En effet, face à la sophistication de certaines solutions, nous vous conseillons d’opter pour une solution adaptée à vos besoins et robuste, tout en étant simple et ergonomique.

Pensez à vos collaborateurs qui vont devoir se former pour prendre en main l’outil : il ne s’agit pas de les décourager ! Le succès dans le déploiement d’un projet GED tient aussi énormément à l’implication de vos collaborateurs, leur proposer une solution intuitive c’est la garantie d’un projet GED porté par tous.

  • La compatibilité avec votre environnement informatique actuel

Ayez en tête que la 1e fonctionnalité d’une solution de Gestion électronique de documents doit être de s’intégrer facilement et sans douleur dans votre système informatique actuel.

Passez au peigne fin l’ensemble de vos logiciels (CRM, ERP, logiciels métiers…), et questionnez précisément l’intégrateur GED sur la compatibilité totale de ceux-ci avec la GED qu’il vous propose.

La GED est là pour simplifier votre organisation interne, pas pour devenir votre pire cauchemar!

  • La flexibilité

Gardez à l’esprit que votre GED doit pouvoir évoluer en même temps que votre activité, il est souhaitable de pouvoir éventuellement activer des fonctionnalités supplémentaires. L’espace de stockage doit lui aussi être évolutif puisqu’on estime que chaque année les collaborateurs produisent 60% de fichiers numériques supplémentaires.

4. L’accessibilité

D’un point de vue technique, il faudra décider de la manière dont vous souhaitez accéder à votre solution GED.

Pour cela il est nécessaire de comprendre la différence entre les deux formes de GED :

  • Un logiciel de gestion documentaire propriétaire (souvent appelé on-premises)
  • Une solution hébergée dans le Cloud et accessible via un abonnement SAAS

La première solution est plus coûteuse car elle pose des problématiques d’installation, de configuration, de licence et de mises à jour. Elle est donc plutôt destinée aux grands groupes, alors que l’abonnement SAAS permet à des PME de s’équiper d’une GED à moindre coût.

Attention ! Ce n’est pas parce qu’on choisit une solution SAAS qu’il faut négliger la question du stockage des données. Il est primordial de savoir précisément où se situe le datacenter car la législation sur la protection des données varie d’un pays à l’autre… Si la question de la localisation du datacenter vous interroge, nous vous conseillons la lecture de cet excellent article de la revue Archimag.

5. Le prix

Souvent considéré comme le critère le plus important, sachez que le prix d’une GED doit être perçu comme un investissement.

D’ailleurs entre deux solutions de GED robustes et sérieuses, les prix seront globalement identiques. Comme pour tout autre investissement méfiez-vous des offres trop alléchantes, la qualité et la sécurité ont un prix !

Au delà de l’investissement d’achat il convient d’être vigilant aux éventuels coûts cachés : un outil GED nécessite une maintenance régulière, des formations ponctuelles et une assistance technique. Les mises à jour doivent aussi être prévues dans le prix global afin d’éviter les mauvaises surprises.

Dans une PME, une solution GED simple mais de qualité pourrait représenter quelques milliers d’euros par an. Mais chaque projet est unique !

Retenez aussi qu’une solution GED adossée à un abonnement Cloud est considérée comme une dépense d’exploitation et s’enregistre donc dans votre compte de résultat.

6. La pérennité

C’est un critère essentiel trop souvent négligé des entreprises et pourtant on ne change pas de solution GED tous les 3 ans !

Marché en plein essor, la GED a attiré de nombreux éditeurs de logiciels, plus ou moins experts dans la gestion documentaire. Avec le temps il y a fort à parier que certains mettront la clef sous la porte, dépassé par la technicité de cet outil GED qu’ils pensaient pourtant maîtriser.

Or la pérennité de votre fournisseur et de sa solution est un aspect essentiel dans la réussite de votre projet GED.

L’éditeur de logiciel doit être un interlocuteur de confiance qui sera à même d’assurer la maintenance de votre solution ainsi que ses mises à jour tout en garantissant la pérennité de votre outil.

Opter pour une solution fiable qui a fait ses preuves semble être un choix judicieux par rapport à une solution nouvelle sur laquelle vous n’avez aucun retour.

Nous vous conseillons aussi de vous inquiéter des possibilités de migration : si les besoins de votre entreprise évoluent et/ ou qu’il vous paraît souhaitable de changer d’éditeur vous devriez alors déplacer toutes vos données. Cette migration doit être possible et sécurisée. Mieux vaut prévenir que guérir !

Conclusion

Le choix d’une GED est un exercice difficile qui demande souvent un conseil extérieur indépendant. Prenez le temps de définir votre besoin, scruter les offres présentées et essayez de prioriser vos critères de choix.

Avec de la rigueur et une bonne connaissance des produits GED, vous ferez le bon choix!

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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