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4 erreurs à ne pas commettre pour réussir la dématérialisation de ses documents

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Erreur#1. Choisir de dématérialiser n’importe quel document

Erreur #2. Mettre tous ses œufs dans le même panier

Erreur #3. Se tromper de fournisseur

Erreur #4. Négliger la communication en interne

 

Parmi les tendances fortes de la transformation numérique des entreprises, la dématérialisation des documents et process fait figure d’exception. 

Alors que d’autres tendances comme l’avènement de l’Intelligence Artificielle ou le renouvellement de l’expérience client peinent à trouver des applications pratiques dans nos PME et sonnent parfois creux, la dématérialisation des documents transforme le medium essentiel de nos activités professionnelles : le document papier. Vous pensez que votre PME n’a ni besoin d’une GED ni besoin de dématérialiser ses documents? Erreur ! Nous vous conseillons la lecture de cet article qui vous détaillera 4 raisons qui devraient pousser toute PME à s’équiper d’une GED.

Économies financières, augmentation de la productivité et diminution du risque d’erreur, accélération des échanges entre collaborateurs et avec les clients… le document au format électronique n’en finit pas de nous convaincre. Vous voilà décidé à sauter le pas !

Organiser la dématérialisation des documents de son entreprise est une étape fondamentale pour regagner en compétitivité, relancer une dynamique d’innovation dans son entreprise et renouveler l’approche que vos collaborateurs ont de leur métier. 

Néanmoins, comme pour tout projet de transformation digitale, il existe certains écueils à éviter pour garantir le succès de sa démarche. Quels sont les erreurs à ne pas commettre lorsqu’on entreprend la dématérialisation de ses documents? Voici nos mises en garde, à lire et à méditer !

Erreur #1. Choisir de dématérialiser n’importe quel document

Qui veut aller loin ménage sa monture ! 

Sauf cas exceptionnel, nous vous conseillons de commencer votre projet de dématérialisation par un seul type de document. Oui mais lequel choisir?

Attention ! Ce n’est pas parce que Michel du service RH est celui qui réclame le plus souvent à la direction de dématérialiser les dossiers personnels des salariés que votre premier chantier de dématérialisation documentaire doit être celui-ci !

En général, les factures clients ou les notes de frais constituent de bons supports pour initier un projet démat. En effet, ce sont des documents souvent édités, par de nombreux collaborateurs, et dont le traitement est chronophage, donc pose problème à ceux-ci Il est en effet impératif que vos salariés souhaitent la dématérialisation de ce document, ou du moins souhaitent que son traitement soit simplifié d’une manière ou d’une autre.

Choisissez aussi un document présentant un volume annuel suffisant afin que l’opération dématérialisation soit rentable. Dans le cas de factures clients par exemple, nous estimons chez Print Value qu’en deça de 500 factures par an, le retour sur investissement sera moindre, plus lent et donc difficile à mesurer. 

Erreur #2. Mettre tous ses œufs dans le même panier

Alors certes votre fournisseur de logiciel comptable est sympathique ! Évidemment il vous dépanne toujours avec le sourire, et vous offre de nombreux conseils à l’occasion du renouvellement de votre contrat. Faire des affaires avec lui a toujours été un plaisir. 

Mais est-il expert en dématérialisation? Devez-vous lui confier la dématérialisation de vos factures clients? 

Les éditeurs de logiciels métiers : comptable, SIRH, ou finance ont de réelles expertises métiers dans la gestion des tâches supports, mais ce n’est pas parce qu’on propose un outil extraordinaire de gestion des temps de travail ou de la paie qu’on est à même d’organiser la dématérialisation des documents du personnel et la mise en place d’un archivage hautement sécurisé ensuite. A chacun sa spécialité !

En plus de la compétence, confier son projet de dématérialisation documentaire à son fournisseur de logiciel métier pose deux problèmes : 

  • Une fois sa solution retenue et installée vous serez pieds et poings liés avec ce fournisseur, ce qui peut s’avérer gênant en cas de défaillance de sa part ou d’une hausse de tarif qui vous paraîtrait peu justifiée.
  • Si vous souhaitez dématérialiser les documents d’un autre service (par exemple les fameux dossiers du personnel de Michel), il y a fort à parier que votre fournisseur ne pourra déployer ce projet pour vous. Il vous faudra vous adresser à votre éditeur spécialisé SIRH, et vous aurez toutes les peines du monde à rassembler ces documents dématérialisés dans un fond documentaire commun et sécurisé. 

Faire appel à un expert en dématérialisation de documents permet de comparer les offres, et de regrouper l’ensemble de vos documents dans une GED souple et parfaitement compatible avec l’ensemble de vos différents logiciels métiers.
Si la question du choix de votre prestataire  vous inquiète, nous vous conseillons de lire nos conseils pour choisir son fournisseur de solution GED : vous disposerez de toutes les clefs pour faire le bon choix !

Erreur #3. Se tromper de fournisseur

On le fait rarement exprès… et pourtant quelques conseils de bons sens suffisent à éviter le fiasco de certaines expériences. 

Le mot d’ordre en la matière est : INDÉPENDANCE. 

Adressez-vous à un fournisseur de solutions indépendant. 

Pourquoi?

Tout d’abord parce qu’il saura vous conseiller la solution de son catalogue la plus adaptée à vos besoins et à vos contraintes organisationnelles. Sa mission est de vous conseiller et de vous présenter sa préconisation. N’hésitez pas à le questionner sur la compréhension qu’il a de vos besoins, de votre activité etc. Vous devez être convaincu par la solution qu’il a sélectionné pour vous. 

Ensuite parce que le fournisseur, même s’il touche évidemment une commission, bénéficie de prix négociés auprès des éditeurs de solutions, en raison des volumes qu’il vend. 

Enfin, contrairement à un éditeur dont l’expertise principale est de développer des solutions, un revendeur indépendant a pour missions de vous guider et de vous accompagner dans le déploiement de votre projet. Cela inclut le conseil, la mise en place technique, la formation, et l’assistance après installation. 

Erreur #4. Négliger la communication en interne

Même si l’objectif premier d’un projet de dématérialisation de documents est de simplifier les tâches des collaborateurs, celui-ci va malgré tout bouleverser les habitudes de travail de ceux-ci. Afin de recueillir l’engagement de vos collaborateurs et de les impliquer rapidement dans la prise en main du nouvel outil il convient d’annoncer et de préparer ce changement en amont. 

Sollicitez votre fournisseur pour qu’il vienne présenter à vos salariés la solution retenue. Il est le mieux placé pour répondre à leurs questions (parfois très précises!) et présenter la nouvelle organisation de travail vers laquelle vous souhaitez aller. 

Une bonne manière d’organiser la dématérialisation d’un document consiste à adopter la méthode agile PDCA. 

P pour planifier : vous choisissez votre fournisseur, la solution, retenez un process de déploiement et fixez des objectifs. 

D pour développer : c’est l’implémentation de la solution dans votre entreprise. Vos collaborateurs prennent en main l’outil installé. 

C pour contrôler : à la lumière de vos objectifs et des retours des utilisateurs, vous vérifiez le bon fonctionnement de la solution et analysez les éventuels dysfonctionnements. 

A pour ajuster en lien avec votre fournisseur, vous procédez à des réglages et ajustements afin d’optimiser l’utilisation du logiciel et favoriser l’atteinte de vos objectifs. 

A chaque étape vous devrez communiquer auprès de vos salariés : n’hésitez pas à leur annoncer votre projet le plus en amont possible, à les informer lors de réunions de présentation, à les impliquer lors du déploiement. Les phases de contrôle et d’ajustement visent à identifier les points de blocage, à lever les dernières barrières et à améliorer les process. 

Durant toute la durée du projet restez à l’écoute des remarques et inquiétudes de vos collaborateurs, s’ils rechignent ou bloquent votre projet démat restera au point mort. Sollicitez les conseils de votre fournisseur pour conduire ce changement.

La méthode PDCA est une excellente manière d’aborder les changements dans votre entreprise, si celle-ci vous intéresse, nous vous orientons vers ce court article très concret présentant la méthode.

Conclusion

Vous avez à présent toutes les clefs pour organiser la dématérialisation de vos documents d’entreprise ! Si à la fin de cet article vous avez toujours des interrogations ou bien que ce texte a suscité de vives inquiétudes concernant votre projet, sachez que chez Print Value nous accompagnons régulièrement des entreprises dans la dématérialisation de leurs factures clients, de leurs notes de frais etc. Chaque projet est différent mais tout se passe toujours très bien ! N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet et de votre activité.

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