homme souriant devant une verrière entreprise

Dématérialisez vos documents !

Optimisez vos processus documentaires grâce à nos solutions de GED et de dématerialisation

Signer plus de clients avec la GED et la signature électronique

Partager sur facebook
Partager sur linkedin
Partager sur twitter
Partager sur email

Signer plus de clients, plus vite, en perdant le moins d’affaires possibles…

La promesse a de quoi faire rêver n’importe quel commercial !

Et pourtant c’est un rêve accessible pour toutes les entreprises. 

Savez-vous que 71% des commerciaux estiment passer trop de temps à saisir manuellement les données? 

En réduisant de 46% le cycle de traitement des documents, la dématérialisation permet quant à elle d’accélérer les process internes. 

La dématérialisation des documents couplée à l’automatisation des process est donc la solution pour faire gagner du temps aux commerciaux et donc augmenter leur productivité. 

Quelles solutions de dématérialisation choisir pour améliorer les performances de ses commerciaux?

Quels outils privilégier? 

La signature électronique, souvent présentée comme la solution miracle pour signer plus de clients ne suffit pas. Elle doit impérativement être couplée à une solution de Gestion Électronique de Documents (ou GED) pour permettre aux commerciaux d’améliorer leur taux de transformation.

Comment la GED simplifie-t-elle le travail des commerciaux?
Comment la signature électronique accélère-t-elle la signature commerciale? 

Que peut-on espérer du déploiement de ces deux outils?


Si vous souhaitez booster les performances de vos commerciaux vous êtes au bon endroit !

La GED pour gagner du temps et simplifier le travail des commerciaux

En centralisant les documents de l’entreprise dans un environnement unique, une solution de GED permet de simplifier et d’optimiser le travail des commerciaux afin d’augmenter leur productivité. 

De nombreux chefs d’entreprise voient la GED comme un outil complexe à déployer, coûteux, et donc plutôt destiné aux grandes entreprises. En réalité, il existe aujourd’hui des solutions de GED parfaitement adaptées aux PME ! Si vous souhaitez en savoir plus sur ces nouveaux outils de GED, nous vous conseillons la lecture de notre article listant les 4 raisons qui doivent pousser les PME à s’équiper d’un GED

Les 3 avantages de la GED pour un commercial : 

  • Se libérer des tâches administratives, simplifier les process

En automatisant la saisie, la qualification et la mise à jour de ses informations clients, la GED (Gestion Électronique de Documents) libère le commercial des tâches administratives chronophages qui occupent le plus clair de son temps. 

Il peut ainsi se concentrer sur les échanges clients (rendez-vous physiques, téléphoniques…) là où réside sa vraie valeur ajoutée. 

Les workflows permettent de fluidifier les échanges entre les différents services : par exemple lors d’une commande client, un workflow configuré peut créer une alerte automatique à destination du collaborateur en charge de l’administration des ventes. Aucun échange de mail n’est nécessaire, les process internes sont entièrement automatisés. 

Les logiciels de GED, qu’ils soient propriétaires ou open source (abonnement Saas), peuvent aussi être connecté au CRM de l’entreprise, afin d’automatiser le versement des données d’un outil à l’autre. Le commercial gagne alors du temps en évitant de saisir plusieurs fois les mêmes informations. 

  • Accéder aux documents d’entreprise lors de déplacements professionnels

Grâce à une solution de GED, le commercial peut accéder en quelques clics à tous les éléments du dossier client (gestion des échéances, factures, contrats etc.), et ce même en déplacement puisque la base documentaire est accessible depuis n’importe quel support (ordinateur ou smartphone) via un portail ou une application.

Une solution idéale pour faciliter le travail en mobilité que pratiquent tous les commerciaux !

Évidemment la GED protège les documents et sécurise leur accès quel que soit l’appareil utilisé pour se connecter. 

L’accessibilité des documents permet aussi au commercial d’être particulièrement souple lors des rendez-vous client. Grâce à la GED, le commercial dispose de toute la documentation de son entreprise : brochures, catalogues, rapports, comparatifs… des ressources indispensables mobilisables à la carte pour chaque rencontre client. 

La GED permet au commercial d’être extrêmement performant lors de ses rendez-vous client, de répondre de manière précise aux demandes du client et participe à la construction d’une image d’entreprise innovante. 

In fine, la GED améliore la qualité des rendez-vous client

  • Accélérer la gestion des contrats et faciliter le suivi

Grâce à la GED n’importe quel collaborateur autorisé peut accéder aux documents commerciaux. La vérification d’une proposition commerciale par un responsable ne prend que quelques secondes, la validation d’un contrat est tout aussi simple… ce qui permet à l’entreprise d’être réactive et donc de pouvoir conclure rapidement des marchés. 

La réactivité commerciale, première qualité d’une entreprise, peut considérablement diminuer le nombre d’affaires perdues. 

En réalisant de simples extractions, le commercial peut aussi : 

  • suivre précisément son portefeuille client, 
  • identifier ses clients rentables ou non, 
  • détecter de nouvelles opportunités de vente, 
  • mesurer les résultats de ses actions de développement, 
  • simplifier la gestion des échéances clients etc.

La signature électronique pour signer plus rapidement

Une fois le rendez-vous client terminé, la période de négociation qui suit est décisive.

Souvent la proposition commerciale est réalisée très rapidement par le commercial, “à chaud” après le rendez-vous, car ce dernier sait qu’un prospect se refroidit rapidement. 

“Il faut battre le fer tant qu’il est encore chaud !” disaient nos grands-mères…

Malheureusement en entreprise, la signature d’un contrat commercial peut prendre de nombreuses semaines…

Pourtant toutes les parties trouvent un intérêt dans la signature du contrat. 

Cette lenteur est intrinsèquement liée au format papier et à son mode de validation par signature manuscrite. 

  • Éloignement géographique qui crée des retards, 
  • Modifications qui occasionnent des allers-retours sans fins…
  • Multiples relances, documents qui se croisent, absence de suivi
  • Etc. 

Imprimer ses contrats pour les faire aussi signer est aussi coûteux quand on cherche à limiter les coûts d’impression, d’affranchissement et d’archivage dans son entreprise. 

Grâce à la signature électronique les contrats commerciaux peuvent être signés en quelques clics, à distance et de manière sécurisée. Cette signature est reconnue comme valide juridiquement à travers un système de certification.

Voici comment fonctionne la signature électronique :

L’entreprise fournisseuse définit un workflow de signature qui comprend les décideurs de chaque entreprise

Chaque signataire est sollicité à tour de rôle pour vérifier et signer le document grâce à un code OTP

Si une signature est en attente, un système de relance automatique peut être configuré pour notifier à nouveau le signataire, ou bien lui proposer un nouvel échange vocal etc.

Une fois le contrat signé toutes les parties sont averties de la conclusion du contrat

Grâce à une passerelle entre l’outil de signature électronique et la GED

Le document est automatiquement mis à jour dans la solution de GED (statut modifié, apparition de la signature visuelle, historique du document, horodatage de la signature)

Le document suit ensuite le workflow qui lui est attribué par la GED en fonction de ses caractéristiques et est donc envoyé au collaborateur en charge de son traitement. 

La signature électronique peut aussi être réalisée physiquement chez le client à l’occasion d’un rendez-vous commercial particulièrement bien réussi. 

En se connectant à la GED, le commercial peut éditer un contrat en quelques instants, et de solliciter à distance la signature de son responsable pour clore le deal en quelques heures !

La signature électronique permet donc d’accélérer la signature des contrats, d’être plus réactif face au client, et donc de perdre le moins d’affaires possibles. De quoi booster les taux de transformation d’une équipe commerciale. 

Selon une étude du cabinet Aberdeen Group 17% des commerciaux équipés d’un outil de signature électronique signent plus de commande par rapport aux commerciaux non équipés. 

La signature électronique couplée à la GED améliorent aussi l’image de marque de l’entreprise qui montre son souci de fluidifier le parcours client, de le digitaliser afin de concentrer les échanges humains sur le produit et la qualité du partenariat proposé. 

N’imposez plus une paperasse inutile à vos clients, soignez votre image de modernité tout en sécurisant juridiquement vos contrats.

Conclusion

Simplifiez le travail de vos commerciaux en leur fournissant les outils qui leur permettront d’atteindre leurs objectifs !

En digitalisant l’écosystème commercial de votre entreprise vous augmentez la réactivité de vos équipes, accélérez la signature des contrats et améliorez la relation et le suivi client.

Des solutions combinés GED/ signature électroniques accessibles en mode Saas peuvent être déployées de manière très simple, en quelques heures. 

Pourquoi ne pas en discuter ensemble? 

Pour aller plus loin...

Dématérialisez vos documents !

Optimisez vos processus documentaires grâce à nos solutions de GED et de dématerialisation

DÉMATÉRIALISATION DE VOS FACTURES

Calculez votre économie annuelle

Coût global
Coût au format papier
_
Coût au format électronique
_
Économies annuelles
_
Voir le mode de calcul

Recevoir cette estimation par email

Mode de calcul des économies

Nous évaluons à 1,35 € le coût d'envoi d'une facture papier. Ce prix comprend le temps passé, l'enveloppe, le timbre, l'amortissement, l'entretien et consommables de l'imprimante...

Avec notre solution de dématérialisation Zeendoc, le coût d'envoi d'une facture est de 0,54 € par facture (temps passé et coût de l'outil).

    Impression, dématérialisation, archivage, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

    SIÈGE SOCIAL
    119 avenue Louis Roche 92230 Gennevilliers France
    TÉLÉPHONE
    +33 (0)1 41 32 22 60
    EMAIL
    assistance@print-value.fr
    Cart