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Le Zéro Papier attendra?

Zéro déchet, Zéro emballage, Zéro papier… en 2019 less is more !

Aujourd’hui on ne compte plus les expressions, tendances qui visent à réduire, éduquer, orienter la consommation des individus. Sans remettre en cause le bien fondé de ces nouvelles tendances ayant pour objectif commun de réduire l’impact écologique de nos modes de vie, il est malgré tout possible de s’interroger sur la faisabilité de certaines d’entre elles.

Dans les entreprises, la tendance Zéro papier est apparue dans les années 2000 comme une des illustrations de l’exigence de développement durable qui s’est peu à peu imposée dans nos modes de vie.

D’un point de vue légal, l’État français encourage et facilite la dématérialisation des documents en entreprise : en imposant le format numérique pour ses factures fournisseurs, en facilitant la dématérialisation des bulletins de paie, les pouvoirs publics s’engagent en faveur de cette transition numérique et accompagnent les entreprises vers celle-ci.

Aujourd’hui les possibilités de dématérialiser les documents en entreprise sont pléthoriques ! La dématérialisation d’une facture client ou des notes de frais, la signature électronique de contrat de travail, ou encore les solutions de Gestion Électronique de documents (GED) constituent une palette d’outils innovant au service de la dématérialisation des documents et processus.

Et les chiffres du marché sont éloquents…

En effet, le marché de la dématérialisation des documents est en plein boom : selon le cabinet Xerfi-Precepta, il représente 6,5 milliards de dollars en France en 2017, et pourrait grâce à une croissance annuelle de 5% atteindre les 7,7 milliards en 2020 !

Mais le papier résiste…

En France, c’est plus de 8,8 millions de tonnes de papier et cartons qui ont été consommés en 2016. Si la production européenne de papier tend à diminuer lentement, la consommation des entreprises n’a connu qu’une très légère baisse ces dernières années.

Logiquement, c’est le moment où vous commencer à douter de tous ces chiffres..

Pourquoi le boom du marché de la dématérialisation n’infléchit pas franchement la consommation de papier en France et en particulier dans les entreprises?

La dématérialisation des documents ne signifie-t’elle pas le zéro papier?

En réalité ce présupposé vient de certains professionnels de la dématérialisation qui ont été un peu vite en besogne enterrant rapidement le papier dans les dépouilles de l’entreprise du passé. Véritables chantres d’une entreprise Zéro papier, leurs discours ont largement laissé croire que l’entreprise du 21e siècle serait paperless, inkless et printerless. Le papier est mort, vive le format numérique !

Dans les faits, aujourd’hui un salarié imprime en moyenne 28 feuilles par jour….

Evidemment, il n’est pas question dans cet article de remettre en cause la tendance digitale très forte que constitue la dématérialisation ! Economies financières, gains de productivité, amélioration de la sécurité des données, ou encore simplification des procédures, sont les avantages souvent avancés de la dématérialisation des documents et procédures en entreprise.

Si vous n’êtes pas familier avec les enjeux de la dématérialisation, nous vous conseillons la lecture de cet article sur les avantages et les inconvénients de la dématérialisation en entreprise. Vous serez convaincu !

En matière de dématérialisation les avantages ne manquent pas ! Les inconvénients sont quant à eux, timidement avancés, passés sous silence… Or avant de se lancer dans un tel projet il convient d’en connaître les atouts et les limites. Et en matière de limite en voici une…

Roulement de tambour…

La dématérialisation ne signifie pas le Zéro papier !

Pourquoi?

Tout simplement parce que ce n’est pas parce que n’importe quel document papier peut être transféré au format numérique que tous les documents peuvent désormais être conservés sous ce format !

Alors non votre entreprise n’est pas désespérément en retard parce qu’elle fonctionne encore avec des documents papier !

La tendance Zéro papier -qui se traduit en entreprise par la dématérialisation des documents-, aussi vertueuse soit-elle reste un idéal qui par définition ne peut être atteint mais vers lequel il est souvent judicieux de tendre.

Découvrez dans cet article 4 raisons qui expliquent pourquoi le Zéro papier attendra…

Raison 1. Le papier reste un format préféré pour certaines tâches

N’en déplaise à certains professionnels et experts, en matière de traitement de tâches, le format papier est parfois préféré au format numérique.

L’exemple le plus simple est celui de la lecture : alors que le marché des liseuses progresse timidement, les livres imprimé représentent encore 95% du volume des ventes en 2017 !

65% des Français estiment en effet que les documents papier sont plus rassurants que les supports numériques (enquête Ipsos réalisée au profit de l’UNIIC).

Et ce qui est valable dans les usages personnels l’est tout autant dans les pratiques professionnelles. Certes les mails, documents courts et autres notes sont facilement consultés sur écran. Mais quand il s’agit de rapports, documents plus longs, plus denses etc. nombreux sont les collaborateurs à passer par la case imprimante. A tort ou à raison, le format papier demeure encore dans les entreprises, principalement pour des raisons de confort de travail, de praticité.

Raison 2. Le format numérique peut être source d’inquiétude

C’est une évidence, le côté matériel du papier le rend plus “contrôlable”. Si la matérialité du papier le soumet aux aléas du temps, il est aussi plus maîtrisable.

La simplicité du papier est ainsi un atout pour les collaborateurs. Avec le format numérique, les salariés peuvent se sentir perdus face à la diversité des formats, des sources. Le système informatique reste une boîte noire pour la majorité des salariés qui exploitent souvent trop peu les possibilités du format numérique, ou bien ne respectent pas les règles en vigueur. Certains collaborateurs peuvent donc se sentir dépassés par la dématérialisation de certains documents ou de leurs anciennes procédures.

La dématérialisation du document est aussi une source d’inquiétude car elle dépossède le créateur du document d’une partie de sa propriété. Enregistré sur un réseau partagé, enregistré et accessible selon différents paramétrages souvent mal maîtrisés, le collaborateur maîtrise mal son document, sa diffusion et sa conservation. En la matière il s’en remet à son fournisseur informatique.

Ce n’est donc pas un hasard si 64% des entreprises privilégient encore l’archivage physique des documents au SAE (Système d’Archivage Électronique). Pédagogie et transparence sont les seules clefs capables de lever les inquiétudes des salariés face à la dématérialisation.


Bonus : 

Les nombreuses technologies associées au format numérique peuvent effectivement dérouter les utilisateurs, voire les exaspérer. Soulignons par exemple que la publicité en ligne est bien moins tolérée par les internautes que ne l’est la publicité sous format papier : en effet, si 40% des Français ont installé un ad-block sur leur ordinateur, 17% seulement ont apposé un autocollant stop-pub sur leurs boîtes aux lettres. De quoi faire réfléchir les annonceurs…


Raison 3. Le Zéro papier ne coûte pas zéro

300% de ROI, une rentabilité augmentée de 50%…

Nombreux sont encore les professionnels de la démat’ à promettre monts et merveilles à leurs clients potentiels. Chez Print Value, nous pensons que l’honnêteté appuyée par de vrais chiffres permet une relation client de qualité. Alors oui la dématérialisation permet de faire des économies, mais elle ne réduira jamais vos charges à néant ! La complexité du digital, la dépendance de votre fonctionnement par rapport à un prestataire, contribuent à faire grimper la note.

Si vous êtes en recherche d’un prestataire pour la dématérialisation de vos documents, méfiez vous des propositions commerciales vous annonçant des rendements trop beaux pour être honnêtes. Soyez attentifs aux coûts cachés d’un tel projet : la sécurisation des données par exemple est un poste de dépense qui ne doit pas être négligé.

Véritable richesse de votre entreprise (avec vos salariés bien sûr!), la data doit être protégée avec un niveau de sécurité élevé. Une solution documentaire robuste protégeant efficacement vos documents aura forcément un coût conséquent !

Raison 4. Le Zéro Papier n’empêche pas la déforestation

Les clichés ont la peau dure… et en voici un énorme :

-> Le papier consommé dans les entreprises contribue à la déforestation de la planète.

Eh bien pas du tout.

En France et en Europe, des arbres sont spécialement plantés pour produire la pâte de papier nécessaire à vos ramettes de feuilles. Ce papier est labellisé, donc issu de forêts éco-responsables, gérées durablement… il ne détruit pas les écosystèmes mais contribue au contraire à la préservation des forêts françaises !

Si le papier comme support matériel consomme malgré tout une quantité de ressources non négligeable (pour son conditionnement, son stockage, son transport), il ne faut cependant pas croire que le format numérique possède une empreinte carbone neutre.

L’emailing par exemple est une pratique assez énergivore puisque le courrier consomme des ressources énergétiques. Pour aller d’un datacenter à un autre, il chemine en de nombreux points du globe. Les matériaux à partir desquels sont créés les matériels informatiques peuvent aussi être rares, et dans certains cas leur extraction pollue énormément. Attention aux idées préconçues donc !

En matière d’environnement et de papier, le véritable enjeu est en réalité le zéro gaspillage.

En promouvant des pratiques d’impression responsables, en organisant le recyclage des papiers et des consommables de bureau, les entreprises peuvent maîtriser l’impact écologique de leurs impressions. Contrairement à une entreprise toute verte car dépourvue de papier, cet ambitieux challenge n’a rien d’irréalisable ! Il s’agit simplement de repenser certaines habitudes afin de les rendre éco-responsables. Si ce sujet vous intéresse, nous ne saurions trop vous conseiller la lecture de notre article consacrés à la gestion éco-responsable des impressions en entreprise.

Conclusion

De cet article, retenons surtout que la tendance Zéro papier n’est pas une finalité à prendre en bloc ! En effet, la dématérialisation ne consiste pas en la suppression pure et simple du papier, pour d’évidentes raisons de pratiques de travail, de coût, et de sécurisation des données. L’argument écologique souvent mis en avant en matière de dématérialisation est lui aussi à nuancer.

En bref, la dématérialisation n’enterre pas le papier ! Le support numérique doit co-exister avec le format papier, chacun possédant ses atouts et ses limites. En matière de transition digitale, clairvoyance et mesure doivent guider vos choix.

Chez Print Value nous sommes persuadés qu’une entreprise peut s’appuyer sur la dématérialisation des documents sans renoncer au format papier. Notre double compétence en la matière permet de prendre en charge la gestion documentaire d’une entreprise dans sa globalité. Nous sommes à votre disposition pour écouter vos besoins, discuter avec vous de vos besoins print ou démat’ et vous conduire vers le meilleur équilibre possible !

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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