Contrats commerciaux, documents administratifs reçus par courrier, justificatifs de frais professionnels, factures fournisseurs… chaque jour vos collaborateurs scannent de nombreux documents qu’ils traitent ensuite sous format électronique.
Pourquoi scanne-t-on autant dans les entreprises?
En générant un fichier en lieu et place d’un document papier, la numérisation permet d’accélérer la diffusion des documents, simplifie le travail en mobilité et favorise le travail collaboratif. En ce sens elle est une clef de la transformation digitale des entreprises.
Malgré l’importance de ces opérations de numérisation, scanner des documents est souvent synonyme de galère.
En moyenne scanner un document prend 3 minutes à vos salariés :
- Démarrez votre ordinateur et allumez le scanner ou MFP
- Si votre document comporte plusieurs pages, veuillez retirer les agrafes et placez les feuilles une par une, en répétant la procédure autant de fois que nécessaire
- Placez le document dans le bon sens
- Choisissez le bon format de document, définissez les paramètres (Noir & blanc/ couleurs…)
- Demandez un aperçu à l’appareil et ajustez les réglages si besoin
- Numérisez et envoyez le document vers votre email (en renseignant votre adresse électronique) ou bien vers votre serveur local
- Retournez à votre poste de travail
- Enregistrez le fichier reçu par email en le renommant; ou bien partez en quête de votre document (nom de code SCANBEJ63 ou bien MF27UIX) puis renommez-le.
- Classez votre document numérisé dans le dossier adéquat
Si ces étapes vous semblent familières et que scanner un malheureux document provoque en vous des bouffées d’angoisse, rassurez-vous, vous n’êtes pas seul.
La majorité des collaborateurs ne savent pas utiliser correctement un scanner et se limitent à l’envoi du document vers un mail ou vers un dossier. Une méthode simple mais chronophage, source de stress et contraire à toutes les exigences de productivité.
Pourtant il existe de nombreux moyens de simplifier la numérisation de vos documents !
Apprenez à scanner 5 fois plus rapidement vos documents en utilisant correctement votre scanner ou multifonction grâce à nos 3 astuces.
Astuce 1. Créer des raccourcis
Astuce 1. Créer des raccourcis
Appliquer cette astuce ne vous prendra que quelques minutes de paramétrage mais vous fera gagner du temps sur chaque scan.
Identifiez les opérations de numérisations que vous effectuez le plus souvent possible et simplifiez leur commande au moyen de raccourcis.
Vous pouvez créer un raccourci :
- vers les paramètres de numérisation les plus souvent utilisés (noir et blanc/ recto-verso etc.)
- vers votre adresse email si vous souhaitez récupérer vos documents par ce biais
- vers le dossier dans lequel vont la plupart de vos scans
Ainsi en une seule touche vous lancez une numérisation, évitez les erreurs de réglage et de saisie, et limitez le temps passé à rechercher vos documents.
N’importe quel scanner ou imprimante multifonction (MFP) propose ces fonctions de raccourcis, la notice d’utilisation vous aidera à les configurer simplement. Rapprochez-vous au besoin de votre fournisseur.
Astuce 2. Automatiser le nom du fichier produit et son classement
Astuce 2. Automatiser le nom du fichier produit et son classement
A partir de votre MFP, il est aussi possible d’automatiser à la fois le classement du document numérisé, mais aussi de lui générer un nom automatiquement selon une règle définie.
Évidemment, le document ne sera pas nommé “Facture du fournisseur X datée du….” !
Concernant le classement automatique, celui-ci se configure via des scénarii qui permettront d’envoyer le document directement vers le bon dossier.
La règle de nommage retenue peut cependant être la suivante : nom du photocopieur + date; ce qui permet de retrouver facilement le document.
Correctement paramétrés et activés manuellement, ces scénarii permettent de gagner énormément de temps sur les tâches de numérisation de documents.
Afin de gagner du temps sur la numérisation des documents en lots, il est aussi possible d’insérer une page avec un code barre ou un QR code entre les différents documents : le scanner détectera ainsi la séparation et enregistrera les documents en autant de fichiers distincts.
Astuce 3. Installer une GED et laisser faire
Astuce 3. Installer une GED et laisser faire
Ultime niveau de la numérisation, la Gestion Électronique de Documents (ou GED) est une solution qui permet non seulement de gagner du temps sur ces opérations fastidieuses de numérisation, mais aussi plus généralement d’améliorer la productivité de chaque collaborateur sur l’ensemble de ces missions.
Conçue comme une armoire documentaire, la GED remplace le serveur local des entreprises dont la construction en silos (dossier 3 dans dossier 2 dans dossier 1) nuit au travail collaboratif, ralentit le partage des informations et entrave la productivité des salariés.
La GED au contraire présente une architecture de classement dynamique : chaque dossier peut être retrouvé en renseignant une des données qui le structure (ex : nom de client, date, type de document etc.).
Du point de vue de la numérisation de documents, le MFP doit être vu comme une porte d’entrée vers ce système documentaire, et bénéficie des mêmes caractéristiques d’automatisation.
Pour scanner un document papier, il vous suffit de le placer dans votre périphérique. La solution de GED et le scanner travaillent ensemble : le scanner numérise, puis la GED lit, indexe et classe le document. Vous n’avez plus rien à faire.
Grâce à ses fonctions de capture LAD (Lecture Automatique des Documents) et RAD (Reconnaissance Automatique des Documents), la GED est capable de reconnaître un format de document, ainsi que ses métadonnées (provenance, date, email…) pour peu qu’on lui ait déjà présenté des documents ayant le même format.
La solution va donc reconnaître que le document scanné est une facture, le classe ensuite dans le classeur adéquat (facture client par exemple), puis s’appuie sur chaque métadonnée identifiée pour créer un chemin d’accès vers le document.
Chaque collaborateur peut ainsi retrouver le document en renseignant simplement une des métadonnées, selon l’information qu’il dispose (ex : le SIRET, la date d’envoi, l’identité de l’expéditeur etc.).
Non seulement la solution de GED simplifie la numérisation des documents, mais elle l’intègre dans une organisation documentaire intelligente et collaborative. Tous les documents ainsi numérisés peuvent alors être exportés vers le logiciel comptable. On parle alors de Scan to Process car la numérisation est utilisée car une porte directe vers les process métiers. Pour mieux comprendre la différence entre le Scan to Process vs Scan to Archive, nous vous conseillons la lecture de cet article : solution de numérisation de documents, finie la corvée des scans !
En moyenne, on estime que déployer une solution de GED permet de diviser par 10 le temps passé à la numérisation des documents. Certains logiciels de GED, couplés avec un scanner performants, permettent de numériser jusqu’à 120 pages à la minute !
Les nouvelles solutions de GED simplifient aussi la numérisation de documents en lots : plus besoin d’insérer une page avec un code-barre ou un QR code entre chaque document, avec Zeendoc un simple trait de stabilo sur chaque 1e page de document suffit pour que le logiciel crée un nouveau fichier électronique.
Conclusion
Grâce à ces quelques astuces, scanner ses documents n’a jamais été aussi rapide et simple.
Si les astuces 1 et 2 sont accessibles via quelques paramétrages (n’hésitez pas à solliciter votre prestataire pour cela), la GED reste la meilleure solution pour simplifier votre écosystème documentaire, accélérer la numérisation des documents et fluidifier le partage des documents en interne.
Plusieurs solutions accessibles en mode SAAS (sous forme d’un abonnement) peuvent être testées avant de s’engager, pensez à questionner votre fournisseur de solutions d’impression !
