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Gestion des impressions : 3 étapes à suivre pour devenir éco-responsable !

C’est une idée largement répandue : impressions en entreprise et écologie ne feraient pas bon ménage.

A cet égard, les chiffres de l’ADEME (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) sont édifiants : un salarié français consomme chaque année entre 70 et 85 kg de papier ce qui correspond à 2 arbres abattus.

2 arbres pour produire 1 an de papier? C’est énorme !

Evidemment ce chiffre donne le tournis, mais attaquons nous à un premier cliché : les feuilles de papier qui remplissent nos classeurs de bureaux sont responsables de la déforestation voire contribuent à la destruction d’écosystèmes. C’est faux !
En France, et plus largement en Europe, la production de papier s’organise à partir de coupes d’arbres spécialement plantés à cet effet. La pâte à papier vient de forêt gérées durablement en Norvège, Suède ou Finlande. L’essentiel du papier consommé en France est labellisé donc responsable !

Même si imprimer un document implique la consommation de ressources naturelles, il est tout à fait possible de maîtriser et de limiter les impressions papier ! Ainsi, nombreuses sont les entreprises ayant compris que la question des impressions constituait un 1e défi pour limiter l’impact écologique de leur organisation.

Ainsi, la gestion écoresponsable des impressions correspond souvent à la 1e étape concrète de la démarche globale RSE que choisissent de relever les entreprises.

 

La RSE c’est quoi?
Soucieuses de leur impact environnemental, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à souhaiter limiter celui-ci. S’engager dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) est donc une évidence pour certains dirigeants, d’autant plus que certaines initiatives peuvent permettre d’augmenter la productivité des équipes, de réduire certains coûts, de mobiliser les collaborateurs, tout en travaillant l’image de sa marque.

**Si après la lecture de cet encart vous vous interrogez sur les mesures concrètes à prendre dans le cadre de la RSE et sur les bénéfices pouvant être attendus de cette démarche, nous vous conseillons de visionner cette excellente vidéo réalisée par la BPI-France à ce sujet.**

 

Pourquoi commencer par la gestion des impressions ?

  • Parce que c’est un défi écologique capital vu les effets désastreux du gaspillage papier sur l’environnement
  • Parce que c’est un défi écologique collectif : toutes les équipes de collaborateurs sont concernées
  • Parce que c’est un défi écologique concret, facile à relever en mettant en place les bonnes pratiques

Vous l’aurez compris : imprimer tout en respectant l’environnement c’est possible ! L’impression écologique n’est pas une usine à gaz, et nous allons vous le prouver.

Prêt à changer d’avis sur l’impression écologique? Lisez notre article et préparez votre démarche d’impression éco-responsable !

Avant tout : arrêtons d’imprimer pour rien !

Notre conseil ultime (et celui à retenir si vous ne deviez en retenir qu’un!) est…

—roulement de tambour—

N’imprimez que si cela est nécessaire !

C’est un conseil de bon sens mais s’il était appliqué à la lettre par tous cet article n’aurait pas lieu d’être.

Nous imprimons beaucoup trop. 28 feuilles par jour.

Même si les entreprises françaises choisissaient des encres écologiques, déposaient leur cartouches pour être collectées, ou interdisaient les copies couleur à leur salariés, le problème principal resterait la surimpression !

En matière d’impression écologique rien ne vaut… le fichier numérique.
Bien que décrié par certains car nécessitant le fonctionnement de serveurs lointains et gourmands en énergie, un fichier ne consomme que très peu de ressources naturelles par rapport aux documents imprimés.

Alors, sans vouloir avoir l’air de nous répéter : n’imprimez un document que s’il vous est indispensable d’en avoir une version papier.

Prenons par exemple l’article que vous êtes en train de lire : aussi captivant soit-il il est fort probable que vous soyez interrompu pendant votre lecture. Nul besoin d’imprimer ces pages pour les relire plus tard, il existe aujourd’hui mille et un moyens d’enregistrer et de planifier la lecture de documents numériques.

Toujours selon l’ADEM, 25% des documents imprimés sont jetés 5 minutes à peine après leur sortie de l’imprimante, et 16% ne seront jamais lus.

-> 4 documents imprimés sur 10 ne devraient donc pas être imprimés.

Évidemment, certains documents doivent être imprimés ne seraient-ce que pour des raisons légales ! Il est donc nécessaire d’organiser la gestion des impressions en entreprise afin qu’elle soit éco-responsable.

De l’achat au recyclage : repensons le cycle d’impression !

Quand on pense à l’impression éco-responsable on imagine souvent un recueil de bonnes pratiques et de conseils destinés à rationaliser et limiter le volume des impressions papier. 

La mise en place de bonnes pratiques est en effet une grande étape de la démarche vers l’impression éco-responsable. Sans doute la partie la plus complexe à mettre en oeuvre !

Mais cette étape prise seule ne suffit pas. Elle correspond simplement à un moment stratégique dans le cycle entier que constitue la gestion des impressions. L’objectif de cet article est de vous aider à entrer dans une démarche globale de gestion écoresponsable des impressions. Pour cela 1 seul mot d’ordre : gérer les impressions dans un cycle complet.

Schématiquement nous pouvons diviser le cycle d’impression en 3 moments afin de le repenser “éco-responsable” à chacune de ces étapes.

  1. L’achat des matériels et consommables
  2. La maîtrise des impressions
  3. L’organisation du recyclage de vos consommables et matériels

Vous nous suivez toujours? Place au guide complet de l’impression éco-responsable, en 3 étapes !

Etape 1. L’achat des matériels et consommables

Le choix des matériels et consommables achetés est un moment stratégique dans votre démarche écoresponsable car contrairement à l’étape 2 qui dépend fortement du bon vouloir de vos collaborateurs, en matière d’achat vous êtes seul maître à bord !

Photocopieur, copieur, imprimante… quels équipements sont éco-responsables?

Du point de vue du matériel, signalons que l’ADEME préconise l’utilisation de systèmes d’impression laser car l’encre utilisée dans les imprimantes à jet d’encre est une encre à eau qui marque plus profondément le papier et rend son recyclage plus complexe.

Les constructeurs ont aussi fait des progrès : nombreux sont ceux utilisant des plastiques recyclés lors de la construction de leurs appareils, notamment pour les parties externes (bacs de sortie, poignées etc.).

Enfin, pourquoi ne pas s’engager encore plus en contribuant à la plantation de nouveaux arbres? Nombreux sont les fournisseurs ayant des partenariats avec ces sociétés vertes (EcoTree par exemple) : lors de la signature du contrat vous contribuez financièrement à la préservation des forêts. On appelle ça un projet offset ou “de compensation”.

Enfin n’oubliez pas qu’en matière d’écologie mieux vaut réparer que remplacer à tout va ! Choisir un contrat de maintenance de qualité, auprès d’un fournisseur de confiance, c’est la garantie de ne pas se retrouver en panne de matériel, mais c’est aussi refuser un mode de consommation effréné rythmé par une frénésie de remplacement. Sachez aussi qu’un matériel d’impression de qualité n’a pas besoin d’être remplacé tous les 3 ans, organiser son changement au bout de 5 ans est suffisant.

Et du point de vue des consommables?

Evidemment, le 1e réflexe en matière d’impression écologique est d’utiliser du papier recyclé car un papier recyclé peut être utilisé à 5 reprises ! Et l’époque où le papier recyclé encrassait les têtes d’impression des photocopieurs est bel et bien révolue…

Vous pouvez aussi choisir du papier portant les certificats PEFC et/ ou FSC. Ces labels indiquent que le papier consommé est produit par des organismes engagés pour une gestion durable des forêts (pour chaque arbre coupé un arbre est replanté, la faune et la flore des forêts sont préservées etc.), et qu’il n’a pas été blanchi au chlore.

Hors cas exceptionnel il est aussi préférable d’acheter des papiers au grammage allégé car celui-ci est moins gourmand en matière premières, réduit la dépense d’énergie nécessaire à son transport et limite le poids de vos envois.

Concernant les encres, l’Union Européenne impose depuis 2006 que les nouvelles cartouches d’encres produites soient rechargeables ou bien que les constructeur contribuent financièrement à leur recyclage. Sachez qu’une cartouche jet d’encre peut être rechargée 5 à 10 fois !

Choisir des encres végétales est un autre choix éco-responsable : en étant constituées d’huiles végétales (huile de lin, de colza, de noix de coco) en lieu et place d’huiles minérales, elles contribuent à réduire les COV (Composés Organiques Volatils) polluants.

Etape 2. La maîtrise des impressions

Ce qui est pratique en matière d’impression responsable, c’est que dans la majorité des cas les bonnes pratiques adoptées permettront à votre entreprise de faire de substantielles économies sur vos coûts d’impression.

Vous savez, les coûts d’impression qui engloutissent en moyenne entre 1 à 3% du chiffre d’affaire des entreprises en France !

(Si vous restez interloqué par la phrase précédente nous vous invitons à lire de toute urgence cet article : 3 étapes pour réduire mes coûts d’impression)

Une grande partie des recommandations faites pour limiter les coûts d’impression recoupent celles destinées à rendre vos impressions éco-responsables.

Malgré tout, voici quelques recommandations pratiques utiles pour votre démarche d’impression éco-responsable.


Rendre votre parc d’impression intelligent :

  • Paramétrer votre appareil pour qu’il imprime par défaut en recto/verso, noir&blanc, en mode brouillon.
  • Paramétrer les pilotes d’impressions pour qu’un aperçu avant impression s’affiche systématiquement.
  • Organiser la mise en veille des appareils lors de période d’inactivité prolongée.


Sensibiliser vos collaborateurs aux bonnes pratiques :

  • S’interdire d’imprimer des mails, préférer faire un fichier numérique synthétisant les échanges: c’est plus facile à lire et en général une fois fait on a toutes les informations en tête.
  • Envoyer au maximum les documents par mail plutôt qu’au format papier.
  • Choisir une police de caractère économe en encre
    (* si vous êtes passionné par ce sujet nous vous racontons une petite histoire en fin d’article).
  • Ne pas imprimer de pages web car elles comportent une multitude d’images et leur mise en page est désastreuse.


Evidemment, cette étape de sensibilisation de vos équipes aux pratiques d’impression écoresponsables doit être rigoureusement préparée et accompagnée.

Il est important d’interroger vos collaborateurs sur leurs pratiques actuelles, leurs problématiques. Une fois ce recueil d’information effectué, vous pourrez identifier les pratiques écologiques pouvant être déployées dans votre entreprise. Nous ne saurions trop vous conseiller de préciser ces usages vertueux sous la forme d’un guide des bonnes pratiques !

Une fois ce guide établi vient l’étape la plus complexe : faire adopter ces nouvelles directives par vos collaborateurs. Soyez pédagogue, sachez écouter et respecter les manières de travailler de vos salariés, prenez patience… Rome ne s’est pas faite en un jour !

Etape 3. L’organisation du recyclage de vos consommables et matériels

Savez vous que l’ensemble de vos périphériques d’impression (photocopieurs, imprimantes, copieurs…) sont catégorisés comme EEE ? Pour Equipements électriques et électroniques. Par conséquent le recyclage de ces appareils en fin de vie (dits alors Déchets EEE) doit être organisé par votre fournisseur si votre appareil n’est pas trop ancien.

Cela vous paraît symbolique?

Et bien pas du tout ! Sachez que certains modèles de photocopieurs et d’imprimantes peuvent être recylés à 91% (les pièces détachées sont alors récupérées, reconditionnées et recyclées).

Attention, depuis quelques mois les cartouches d’encre sont aussi concernées par la REP (Responsabilité Elargie du Producteur) et doivent donc être recyclées par vos fournisseurs. Renseignez-vous ! (Pour devenir incollable sur ce sujet, nous vous conseillons de lire notre article : Cartouches d’encre : organisez le recyclage!).  

Enfin concernant le papier : depuis le 1e janvier 2018 toutes les entreprises (de plus de 20 salariés) sont obligées d’organiser le tri et le recyclage de leurs déchets papier. 2 options sont possibles :

  • L’entreprise organise elle même la collecte et le recyclage des papiers triés
  • L’entreprise délègue cette gestion à un exploitant d’un centre de recyclage qui l’organisera à sa place.

Conclusion

Impression et écologie ne sont donc pas incompatibles ! Il est tout à fait possible de concilier ces exigences a priori opposées, de manière pratique et appliquée.

Evidemment l’impression consomme des ressources naturelles, mais si les matériels et consommables sont judicieusement choisis puis recyclés, et que les impressions sont maîtrisées, on peut considérer à juste titre que l’impression est éco-responsable.

En la matière il faut opter pour une approche globale :

  • Questionnez-vous sur vos équipements et consommations, puis faites les bons choix
  • Modifiez vos pratiques d’impressions en sensibilisant vos collaborateurs à cet enjeu
  • Veillez au traitement et au recyclage de vos déchets d’impression

Que votre projet d’une gestion écoresponsable de vos impressions soit ou non intégré à une dynamique RSE, nous vous conseillons de faire appel aux conseils d’un professionnel ou tout simplement de votre fournisseur? En étant extérieur à votre entreprise et avec son profil d’expert il saura vous conseiller et mobiliser vos équipes pour avancer dans la direction souhaitée, tout en encourageant leurs efforts par la production de résultats.

Gardez aussi en tête que ces changements sont longs à mettre en place, même avec la meilleure volonté du monde ! Mais le jeu en vaut la chandelle.

 

Et parce que nous tenons toujours nos promesses voici la petite histoire des polices d’écriture économes.

En 2014, à l’âge de 14 ans, le collégien américain Suvir Mirchandani s’est penché sur l’impact des polices d’écriture sur la consommation d’encre. Partant du constat affolant que l’encre coûte deux fois plus cher au litre qu’un flacon de parfum luxueux, le collégien a comparé la consommation d’encre des principales polices d’écriture grâce à un logiciel afin de les classer. Ayant constaté que la police Garamond était peu consommatrice, il a conseillé à son collège de modifier la police utilisée sur ses documents, avec à la clef… 21 000 dollars d’économie !

Encouragé par la fondatrice d’une revue dans laquelle il avait publié ses recherches, Suvir Mirchandani a calculé les coûts qu’engendreraient un changement de police d’écriture au niveau de l’Etat fédéral : selon lui sur les 467 millions de dollars que dépense l’Etat américain en cartouche, choisir la police Garamond permettrait de réaliser 30% d’économie soit 136 millions de dollars par an !

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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