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Gestion des notes de frais : il est urgent de dématérialiser !

Ah les notes de frais ! Véritable corvée pour vos collaborateurs et casse-tête pour votre service comptable. Petite ou grosse note, ce malheureux justificatif est un cauchemar pour les entreprises !

Et ces notes de frais gagnent du terrain : selon le cabinet d’expertise-comptable Wity, 88% des salariés français sont concernés par les notes de frais. L’éditeur Expensya estime que ces dépenses représentent en moyenne 2322€ par salarié chaque année. Le plus gros poste concerne les frais de transport (622€) puis les notes de restaurations (598€), l’hébergement (403€), puis le carburant et les dépenses diverses (respectivement 185€ et 148€).

Pour les salariés l’enjeu est de se faire rembourser correctement les dépenses engagées, rapidement si possible. Du point de vue des entreprises, il s’agit de vérifier les montants dépensés, d’en évaluer la justification professionnelle et de les intégrer dans leurs écritures via leur logiciel comptable. Vous avez dit simple?

La note de frais : bête noire des employeurs

Pourquoi le simple enregistrement comptable d’une dépense professionnelle puis le remboursement d’une note de frais est il si compliqué? Frais professionnels, frais de déplacements… sont des dépenses strictement encadrées par l’Etat, et répondent à des définitions précises !

En matière de notes de frais, les points de crispations sont nombreux ! Sans vouloir souffler sur les braises, nous avons listé pour vous les principales difficultés de la gestion des notes de frais :

Les justificatifs et factures manquants

C’est le problème n°1 dans la gestion des notes de frais : les documents sont égarés et ne peuvent être produits au service comptable. 71% des femmes avouent perdre régulièrement les justificatifs de leurs frais professionnels, contre 43% pour les hommes, ce qui pose de sérieux problèmes.

D’un côté l’entreprise peste et peine à rembourser, de l’autre le salarié considère ne pas avoir à supporter cette dépense professionnelle. Si dans certaines entreprises certains justificatifs n’ont pas à être produits, dans la majorité des cas le problème se règle avec une déclaration sur l’honneur du salarié qui affirme qu’une facture de ce montant a bien été émise et reconnaît l’avoir perdue. Encore faut-il que le salarié se souvienne précisément du montant de la note…

Les erreurs de saisie

Celles-ci sont démultipliées lorsque l’entreprise n’impose pas un formulaire de remboursement standardisé. Et même avec celui-ci, les erreurs sont fréquentes autant que la saisie est chronophage.

Les retards de traitement

Si on prend l’exemple des notes de frais kilométriques les chiffres sont éloquents : seulement 16% des salariés disent pouvoir transmettre une note de frais dans les 24 heures qui suivent le déplacement. En moyenne, la demande de remboursement se fait dans la semaine qui suit pour 73% d’entre eux. Restent les 11% qui n’ont toujours pas envoyé leur note de frais une semaine après le déplacement…

Nombreuses sont les entreprises tentant d’accélérer le traitement des notes de frais en imposant à leur salariés de transmettre celles-ci sous un mois maximum sous peine de ne pas être remboursés. L’objectif est évidemment d’enregistrer ces dépenses dans les comptes de l’entreprise le plus rapidement possible, avant la clôture de ceux-ci. 

En 2009, la Cour de Cassation a été saisie sur cette question et a tranché en considérant que les frais professionnels relèvent de la prescription quinquennale et donc devaient être remboursés jusqu’à 5 ans plus tard.

→ Sauf que quelques mois plus tard cette même Cour est revenue en arrière et a autorisé les chefs d’entreprise à refuser le remboursement des notes de frais si celles-ci sont produites au delà du délai fixé par une note de service (1 mois par exemple).

Vous êtes perdu? Vous n’êtes pas le seul…

En un mot si vous avez fixé un délai d’enregistrement des notes de frais dans votre entreprise, vous n’êtes plus légalement tenu de les rembourser une fois ce délai passé. Sauf que dans les faits, peu de chefs d’entreprise refusent de rembourser par crainte d’instaurer une ambiance de travail délétère.

Le respect de la politique de remboursement de l’entreprise

Souvent mal comprise voire ignorée totalement, la politique de dépense ou politique de remboursement de l’entreprise fixe un ensemble de règles à respecter lors de l’engagement de frais professionnels. Plafonds de dépenses, liste d’hôtels agréés, les salariés ne sont pas libres de choisir ce qu’ils veulent !

L’absence de suivi précis

Le problème avec les notes de frais, c’est que les entreprises les traitent de manière ré-active, au coup par coup. Or il est impératif de prendre de la hauteur sur celles-ci afin d’analyser les coûts et optimiser les dépenses. Par exemple il peut être important de vérifier que les billets de transport sont achetés longtemps à l’avance pour éviter les surcoûts liés aux réservations de dernière minute, ou bien de rapprocher deux notes de restaurant d’un même établissement pour vérifier la cohérence des montants indiqués. Pour maîtriser ces coûts prenez du recul !

Des salariés peu informés, ignorants des procédures

Pour la majorité des salariés français, l’ignorance et l’approximation sont la loi. Toujours selon l’étude du cabinet Wity, 7% des salariés interrogés connaissent précisément le champ des dépenses que leur entreprise accepte de rembourser. Autant pensent que les frais d’habillement peuvent être à la charge de l’employeur et 1 salarié sur 8 considèrent certaines dépenses de santé comme frais professionnels !

Du point de vue des procédures c’est encore pire : 8% des salariés ignorent qu’ils ont l’obligation de produire un justificatif pour obtenir le remboursement d’une note de restaurant.  57% des salariés n’ont pas connaissance de l’obligation de mentionner le nom des personnes invitées, et 81% que le repas professionnel doit être justifié par un motif explicitement détaillé.

A l’inverse, du point de vue de leurs droits, les salariés ne savent par exemple pas :

  • Que certains frais de télétravail peuvent être assumés par leur entreprise
  • Qu’ils ont le droit de demander à leur employeur une avance sur les frais professionnels qu’ils vont engager

Et ce n’est sans doute qu’une partie des incertitudes des salariés…

Face à ces lacunes, un peu de pédagogie s’impose. Reprenons depuis le début !

Frais professionnels, ce que dit la loi

Contrairement à ce que peuvent imaginer certains salariés, ce n’est pas l’entreprise qui décide ou non de rembourser telle ou telle dépense. En effet, lorsque l’employeur rembourse celle-ci à son salarié, l’Urssaf ne prélève aucune cotisation sociale, à la différence des éléments de salaires. Les frais professionnels sont donc strictement encadrés afin d’éviter que des entreprises et salariés peu scrupuleux déguisent sous cette appellation des compléments de salaires. En ce sens, l’Urssaf peut tout à fait décider de contrôler les notes de frais d’une entreprise.

Les frais professionnels relèvent donc d’une catégorie de dépenses encadrée, juridiquement définie devant répondre à 2 conditions :

Les frais doivent avoir été engagés pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié ET dans l’intérêt de l’entreprise.

Si ces deux conditions sont remplies, le salarié peut demander à son employeur de le rembourser, et les sommes perçues ne s’apparenteront pas un complément de salaire dissimulé.

Certains frais font aussi l’objet d’une réglementation plus spécifique : pour que l’Urssaf exonère de cotisation des frais d’hébergement par exemple, cet hébergement doit être payant et situé à 50km minimum du domicile de l’employé, ainsi qu’à une distance d’1h30 au moins.

Rien n’est simple !

L’employeur a ensuite le choix entre rembourser les notes de frais au réel ou au forfait, du moment que cette décision est signifiée dans le contrat de travail de l’employé.

Afin d’éviter tout soupçon ou malentendu, l’Urssaf recommande aux entreprises de demander à leur salarié de faire figurer le maximum d’information sur les notes de frais traitées. La date du déplacement, le montant des frais (HT et TTC), la description des frais, les participants (dans le cas d’un repas professionnel par exemple), l’objet de la réunion ou du déplacement etc.

** Si la lecture de ce dernier paragraphe vous plonge dans un profond malaise, c’est probablement parce que vous vous rendez compte de certaines erreurs commises dans vos déclaration à l’URSSAF. Pas de panique, il est toujours temps de se former et d’adopter les bonnes pratiques ! Pour vous aider à identifier vos erreurs de déclaration, nous vous conseillons la lecture de cet excellent article sur les erreurs à ne pas commettre dans la déclaration des notes de frais.

Et la fraude dans tout ça?

Souvent pointée du doigt mais difficile à repérer en interne, la fraude aux notes de frais semble souvent pratiquée sur de faibles montants, mais s’apparente aussi à un véritable sport pour certains salariés peu scrupuleux.

30% des salariés interrogés reconnaissent augmenter leur frais professionnels, notamment sur les postes de l’hébergement et des repas. Une pratique plutôt masculine car elle concerne 1 homme sur 3 contre 1 femme sur 4.

L’anecdote :

L’éditeur américain Chrome River Technologies a entrepris de dresser le portrait-robot du salarié qui triche sur ses notes de frais. Il en ressort que ce sont les salariés les plus jeunes et ayant le moins de responsabilités qui sont les plus enclins à gonfler leurs notes de frais. Les hommes auraient moins de scrupules à frauder, et oseraient réclamer de plus gros montants (le montant des fraudes à la notes de frais des salariés hommes atteindrait 4 fois plus souvent le millier de dollars). Enfin, les salariés qui transmettent leurs notes de frais en format papier (page ou tableau) frauderaient deux fois plus souvent que ceux devant enregistrer leurs frais professionnels dans un système informatisé.

Avec la dématérialisation des notes de frais : simplifiez-vous la vie !

Aujourd’hui des solutions logiciels existent pour aider les entreprises à mieux maîtriser les coûts que représentent leurs notes de frais.
Ces outils permettant la dématérialisation des notes de frais répondent à 3 objectifs :

  • Gagner du temps sur le traitement de ces demandes fastidieuses et répétitives
  • Augmenter la productivité des équipes en libérant le collaborateur de ce souci tout en permettant au service comptable de traiter puis de classer simplement la demande
  • Contrôler les dépenses par postes et suivre les frais en temps réel

A l’instar de Zeendoc notre logiciel permettant l’automatisation des notes de frais, la plupart des outils simplifient cette gestion en s’appuyant sur 3 piliers :

  • Des documents dématérialisés :
    Cela évite les documents papier donc les erreurs de saisie, mais aussi les documents égarés, corrigés à la main, qui sont difficiles à traiter car peu fiables.
  • Une plateforme unique accessible à tous :
    Celle-ci fluidifie les échanges, automatise la validation par les responsables hiérarchiques, offre une certaine transparence dans le processus de remboursement.
  • La centralisation :
    Elle permet de suivre précisément les dépenses en frais de déplacement, de rapprocher des montants afin de traquer les erreurs et la fraude, ainsi que de faire un reporting rigoureux et par poste des montants affectés.

Zeendoc propose donc de transmettre, traiter et rembourser une note de frais sur une plateforme unique, en seulement 4 étapes :

  1. Le collaborateur prend une photo de son justificatif et l’envoie sur une plateforme sécurisée. 
  2. Le reçu est lu automatiquement : la date, les sommes et le nom du prestataire sont scannés.
  3. Le responsable en charge de la validation des notes de frais consulte une plateforme unique pour contrôler l’ensemble des reçus à travers des tableaux de bord. 
  4. Le logiciel génère les écritures comptables. 

Découvrez dans cette vidéo les étapes et l’interface Zeendoc !

Notre conseil :

L’installation d’un outil permettant la centralisation des notes de frais doit être accompagné par une double formation des équipes de collaborateurs :

  • À la prise en main de l’outil (certains peuvent être testés et adoptés en quelques minutes !)
  • A la réglementation autour des notes de frais : il s’agira alors de ré-expliquer à vos salariés ce qui peut ou non être considéré comme des frais professionnels, ainsi que la politique de votre entreprise sur ce sujet (procédures à respecter, mentions à faire figurer, délais, liste de fournisseurs autorisés etc.).

Conclusion

La gestion des notes de frais constitue un véritable casse-tête pour les entreprises et leurs salariés : retards, mauvaise compréhension des règles, voire fraudes, nuisent à la productivité de votre entreprise et vous empêchent de suivre précisément l’évolution de vos charges.

Tout comme le traitement des factures, il est tout à fait possible de dématérialiser la gestion des notes de frais, afin d’augmenter la productivité de vos équipes, supprimer les tensions parfois liées à ce sujet, et monitorer précisément vos coûts. De nombreuses solutions existent. Afin de choisir celle la plus adaptée à l’activité de votre entreprise et à l’ensemble de vos process (qu’ils soient déjà dématérialisés ou non!) prenez conseil auprès d’un expert.

Pour aller plus loin:

    Impression, dématérialisation, archivage et destruction, chez Print Value nous envisageons vos documents dans leur ensemble.

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